單位文書檔案管理制度規(guī)范為進(jìn)一步規(guī)范單位文書檔案管理工作，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮檔案在單位管理、決策及業(yè)務(wù)開展中的憑證與參考作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，制定本文書檔案管理制度規(guī)范。一、總則1.適用范圍：本制度適用于本單位各部門（含下屬機(jī)構(gòu)）在日常工作中形成的各類文書檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定及銷毀等管理活動(dòng)。2.檔案定義：文書檔案是指單位在黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)開展、外事活動(dòng)等過程中形成的，具有查考利用價(jià)值的紙質(zhì)、電子及其他載體形式的文件材料，包括但不限于公文、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研資料等。3.管理原則：文書檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用”的原則，確保檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步驗(yàn)收。二、管理職責(zé)（一）各部門職責(zé)各部門需指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累與初步整理，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和有效性，按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交歸檔；部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門擬歸檔文件的內(nèi)容合規(guī)性、格式規(guī)范性進(jìn)行審核，確保歸檔文件符合單位制度及相關(guān)法規(guī)要求。（二）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門（如綜合辦公室、檔案室）負(fù)責(zé)制定檔案管理細(xì)則，統(tǒng)籌單位文書檔案的收集、整理、保管、利用等工作，指導(dǎo)各部門開展文件歸檔業(yè)務(wù)；配備專職（或兼職）檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力；負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保障檔案保管環(huán)境安全，定期檢查檔案實(shí)體及電子檔案的完好情況，及時(shí)處理破損、霉變、數(shù)字化失效等問題。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)活動(dòng)、思想政治工作等形成的文件，如請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、學(xué)習(xí)材料、表彰決定等。2.行政管理類：?jiǎn)挝徽鲁?、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事管理、規(guī)章制度、工作計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、信訪處理等文件。3.業(yè)務(wù)工作類：業(yè)務(wù)規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、調(diào)研分析、客戶資料、合作往來等與單位核心業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。4.外事工作類：對(duì)外交流、合作洽談、出訪考察、國(guó)際會(huì)議等形成的文件材料，包括邀請(qǐng)函、備忘錄、外文文件及譯文等。5.其他類：重要活動(dòng)影像資料、榮譽(yù)證書、審計(jì)報(bào)告、法律文書等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.載體要求：紙質(zhì)文件需字跡清晰、紙張完好，禁用鉛筆、圓珠筆書寫；電子文件需確保格式規(guī)范（如PDF、DOC、JPG等）、元數(shù)據(jù)完整，存儲(chǔ)介質(zhì)無病毒、無損壞。2.完整性要求：歸檔文件需為辦理完畢的正式文件，正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文需配套齊全，不得遺漏關(guān)鍵材料。3.時(shí)效性要求：年度形成的文書檔案，各部門應(yīng)在次年第一季度完成整理并移交；專項(xiàng)工作（如項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)整改）形成的檔案，需在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）整理流程1.分類：按照“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”的方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，確保同類文件集中管理，便于檢索利用。2.組卷：將分類后的文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷，案卷內(nèi)文件需按時(shí)間或重要程度排序，編寫頁號(hào)并填寫卷內(nèi)文件目錄。3.編目：編制案卷目錄，注明案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件數(shù)、保管期限等信息；電子檔案需建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案的關(guān)聯(lián)管理。（二）移交歸檔各部門移交檔案時(shí)，需填寫《檔案移交清單》，注明文件數(shù)量、載體類型、保管期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與檔案管理人員雙方簽字確認(rèn)后，完成檔案移交；檔案管理部門接收檔案后，需對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核查，不符合要求的應(yīng)退回部門重新整理，直至符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案保管與利用（一）保管要求1.庫房管理：檔案庫房需具備防火、防潮、防蟲、防光、防盜等條件，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%，定期檢查庫房設(shè)施及檔案狀況。2.實(shí)體保護(hù)：紙質(zhì)檔案需使用無酸紙檔案盒、卷皮，定期進(jìn)行除塵、修復(fù)；電子檔案需定期備份（至少雙份，異地存儲(chǔ)一份），并檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)的有效性，防止數(shù)據(jù)丟失。3.保密管理：涉密檔案需單獨(dú)保管，借閱、復(fù)制需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁在非涉密網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲(chǔ)涉密檔案信息。（二）利用制度1.借閱流程：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱；借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，如需續(xù)借需重新辦理手續(xù)。2.復(fù)制與摘錄：因工作需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理人員審核，復(fù)制件需注明用途并加蓋檔案管理部門公章；摘錄檔案內(nèi)容需如實(shí)記錄，不得篡改、偽造。3.利用登記：檔案管理部門需建立《檔案利用登記薄》，記錄借閱人、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還情況等，定期分析檔案利用效果，優(yōu)化檔案管理工作。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定小組：成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等人員組成的檔案鑒定小組，每5年對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定其存毀價(jià)值。2.鑒定程序：鑒定小組需逐卷（件）審核檔案，提出“保存”或“銷毀”意見，形成《檔案鑒定意見書》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.銷毀流程：對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、形成時(shí)間、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩