檔案調(diào)借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的調(diào)借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案調(diào)借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案調(diào)借閱工作合法合規(guī)。2.檔案調(diào)借閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意調(diào)閱、借閱檔案。3.調(diào)借閱檔案必須履行規(guī)定的手續(xù)，明確調(diào)借閱雙方的責(zé)任，確保檔案的及時(shí)歸還和妥善保管。二、檔案調(diào)閱（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.因工作需要調(diào)閱檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱、類別、調(diào)閱目的、調(diào)閱時(shí)間等信息。2.《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》需經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并提交至檔案管理部門。（二）調(diào)閱審批1.檔案管理部門收到《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)調(diào)閱的必要性、調(diào)閱范圍是否合理、調(diào)閱時(shí)間是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案調(diào)閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)調(diào)閱申請(qǐng)。如批準(zhǔn)，應(yīng)向申請(qǐng)部門或個(gè)人出具《檔案調(diào)閱批準(zhǔn)書》。（三）調(diào)閱實(shí)施1.申請(qǐng)部門或個(gè)人憑《檔案調(diào)閱批準(zhǔn)書》到檔案管理部門辦理調(diào)閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的調(diào)閱范圍和數(shù)量，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案調(diào)閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人等信息。2.調(diào)閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保調(diào)閱過程符合規(guī)定要求。調(diào)閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門的印章。（四）調(diào)閱歸還1.調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱時(shí)間內(nèi)歸還檔案。如需延長(zhǎng)調(diào)閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究調(diào)閱人的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在《檔案調(diào)閱登記簿》上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位妥善保管。三、檔案借閱（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、類別、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并提交至檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)借閱的必要性、借閱范圍是否合理、借閱時(shí)間是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。如批準(zhǔn)，應(yīng)向申請(qǐng)部門或個(gè)人出具《檔案借閱批準(zhǔn)書》。（三）借閱實(shí)施1.申請(qǐng)部門或個(gè)人憑《檔案借閱批準(zhǔn)書》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的借閱范圍和數(shù)量，提供相應(yīng)的檔案，并將檔案裝入專門的檔案袋或檔案盒中，交借閱人帶走。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。如需攜帶檔案外出，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行保密，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，可以采取直接送達(dá)檔案管理部門或通過機(jī)要通信、專人送取等方式進(jìn)行。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位妥善保管。四、檔案調(diào)借閱的保密規(guī)定（一）調(diào)借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)及公司的保密制度，對(duì)調(diào)借閱的檔案內(nèi)容予以保密。（二）未經(jīng)檔案管理部門同意，調(diào)借閱人員不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（三）調(diào)借閱人員在調(diào)閱、借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息，應(yīng)立即停止調(diào)閱、借閱，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案調(diào)借閱的監(jiān)督與檢查（一）檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案調(diào)借閱情況進(jìn)行檢查，確保調(diào)借閱手續(xù)完備、檔案安全完整。（二）公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案調(diào)借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（三）對(duì)于違反檔案調(diào)借閱制度的行為，公司將視情節(jié)輕