采購檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購檔案管理，規(guī)范采購活動(dòng)記錄，確保采購檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等各類采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：采購檔案應(yīng)如實(shí)記錄采購活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋采購活動(dòng)從需求提出、采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂到采購驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)文件資料，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管和查閱應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和使用。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商信息等敏感內(nèi)容的采購檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購檔案的內(nèi)容及分類（一）采購前期文件1.采購需求文件包括采購申請(qǐng)單、需求調(diào)研報(bào)告、技術(shù)規(guī)格書等，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。采購申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)記錄申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、采購項(xiàng)目描述、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.采購計(jì)劃文件根據(jù)采購需求和公司資源狀況，制定的采購計(jì)劃安排，包括采購批次、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、采購方式選擇等。采購計(jì)劃應(yīng)與公司年度預(yù)算和生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃相匹配，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商管理文件1.供應(yīng)商信息資料供應(yīng)商基本情況登記表，涵蓋供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力等基本信息。供應(yīng)商的業(yè)績記錄，包括以往合作項(xiàng)目的評(píng)價(jià)、交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。2.供應(yīng)商評(píng)估文件定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的報(bào)告，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等指標(biāo)。評(píng)估過程中形成的相關(guān)資料，如實(shí)地考察記錄、樣品檢驗(yàn)報(bào)告、供應(yīng)商自評(píng)表等。（三）采購過程文件1.采購招標(biāo)（詢價(jià)）文件招標(biāo)（詢價(jià)）公告、招標(biāo)文件（詢價(jià)文件）、投標(biāo)（報(bào)價(jià)）文件等。招標(biāo)文件應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容；投標(biāo)文件應(yīng)包含供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。2.采購合同文件采購合同文本，詳細(xì)規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、采購標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交貨地點(diǎn)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審批表及相關(guān)審批文件，記錄合同簽訂前的審批流程和意見。3.采購談判文件談判記錄，包括談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)等。談判過程中涉及的往來函件、報(bào)價(jià)單、方案調(diào)整記錄等。（四）采購驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件根據(jù)采購合同和技術(shù)規(guī)格書制定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收的項(xiàng)目、方法、指標(biāo)、合格判定準(zhǔn)則等。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告采購項(xiàng)目驗(yàn)收完成后形成的報(bào)告，記錄驗(yàn)收的過程、結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并附上相關(guān)的檢驗(yàn)檢測報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。（五）采購付款文件1.付款申請(qǐng)單詳細(xì)記錄采購項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款依據(jù)、申請(qǐng)日期等信息，并經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。2.付款憑證包括發(fā)票、銀行付款記錄、付款審批單等，作為采購付款的證明文件。（六）其他相關(guān)文件1.采購活動(dòng)中的會(huì)議紀(jì)要記錄采購項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議的主要內(nèi)容、決策事項(xiàng)、工作安排等。2.與采購活動(dòng)有關(guān)的往來函件與供應(yīng)商、內(nèi)部部門、上級(jí)主管單位等之間的溝通函件，包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、催貨函、變更通知函等。三、采購檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.采購檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同一類別的文件集中存放。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)文件進(jìn)行排序，按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度排列，確保邏輯清晰。（二）歸檔流程1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)及時(shí)收集、整理該項(xiàng)目的相關(guān)文件資料，并進(jìn)行初步審核，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.審核通過的文件資料移交至公司檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案管理制度進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)和登記。3.檔案管理部門根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并裝入檔案盒或檔案袋，注明檔案類別、項(xiàng)目名稱及編號(hào)等信息。4.將整理好的采購檔案上架存放，建立檔案索引目錄，便于快速查找和調(diào)閱。四、采購檔案的保管（一）保管期限1.采購檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和法律法規(guī)要求確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為13年，主要包括一般性的采購文件，如采購申請(qǐng)單、詢價(jià)文件等。中期保管期限為310年，如采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。長期保管期限為10年以上，涉及公司重大采購項(xiàng)目、長期合作供應(yīng)商檔案等關(guān)鍵資料。2.對(duì)于涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的采購檔案，應(yīng)永久保管。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，保證檔案的安全存放。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的保管工作，并明確其職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)采購檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、采購檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司重大采購項(xiàng)目、商業(yè)機(jī)密等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱采購檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人提交《采購檔案查閱申請(qǐng)表》，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的采購檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進(jìn)行涂改標(biāo)記等行為。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的采購檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）歸還與注銷1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還采購檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無損壞、遺失等情況后，辦理借閱注銷手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)借閱檔案有問題，借閱人員應(yīng)及時(shí)說明情況并配合檔案管理部門進(jìn)行處理。六、采購檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商信息、采購價(jià)格等敏感內(nèi)容的采購檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理部門和查閱、借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等過程中，采取必要的保密技術(shù)措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。2.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保檔案安全。3.對(duì)電子檔案要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，防止數(shù)據(jù)泄露或被篡改。七、采購檔案的銷毀（一）銷毀條件1.采購檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以申請(qǐng)銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些采購檔案不再具有使用價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。3.涉及公司商業(yè)機(jī)密等敏感信息的采購檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)方可銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的采購檔案進(jìn)行清理核對(duì)，編制《采購檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《采購檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通