檔案室六項制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本六項制度。本制度旨在規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的客觀性和準(zhǔn)確性。2.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全和完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。3.財務(wù)管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算與決算資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、市場調(diào)研報告、客戶資料等。5.項目管理類：項目立項文件、可行性研究報告、項目進度記錄、驗收文件等。6.技術(shù)研發(fā)類：科研項目資料、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，定期移交檔案室。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時通知檔案室進行登記和保管。（三）收集流程1.部門收集：各部門收集人員按照收集范圍和要求，對本部門產(chǎn)生的檔案進行初步整理，填寫檔案移交清單。2.移交檔案室：各部門收集人員將整理好的檔案及移交清單一并移交至檔案室。檔案室接收人員對檔案進行核對、清點，確認無誤后簽字接收。3.登記入庫：檔案室對接收的檔案進行詳細登記，包括檔案名稱、來源、日期、保管期限等信息，并按照檔案分類存放至相應(yīng)的檔案柜中。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律：按照檔案的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進行整理，保持檔案之間的歷史連貫性。2.便于管理和利用：整理后的檔案應(yīng)便于查找、調(diào)閱和統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，將同一年度的檔案集中在一起。2.組織機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類等。3.問題分類法：按照檔案反映的問題進行分類，如合同管理、項目管理、財務(wù)管理等。（三）整理方法1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。2.編頁號：在檔案的每一頁右上角或左上角編寫頁號，便于統(tǒng)計和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分類存放至相應(yīng)的檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時采取措施進行處理。3.溫濕度控制：保持檔案室的溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間，確保檔案的安全保管。4.防火防盜：檔案室應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、報警器等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）保管期限1.永久保管：對于反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價值，確定保管期限，一般分為30年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用流程1.申請：公司/組織內(nèi)部員工如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、檔號等信息，提交所在部門負責(zé)人審批。外單位查閱檔案，需提交查閱申請函，注明查閱單位、查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批：部門負責(zé)人或公司/組織領(lǐng)導(dǎo)對檔案利用申請表或查閱申請函進行審批，簽署意見。3.查閱：經(jīng)審批同意后，利用者憑有效證件到檔案室查閱檔案。檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對利用者的查閱行為進行監(jiān)督。4.借閱：如需借閱檔案，利用者應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案名稱、檔號、借閱期限等信息，經(jīng)檔案室工作人員審核后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：利用者應(yīng)在借閱期限屆滿后及時歸還檔案。檔案室工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進行復(fù)制。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。2.考慮檔案的現(xiàn)實利用價值：對檔案的現(xiàn)實利用價值進行評估，對于仍有利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于已失去利用價值的檔案，可考慮銷毀。（三）鑒定流程1.初步篩選：檔案室工作人員按照檔案保管期限表，對到期檔案進行初步篩選，確定需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定：檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.編制銷毀清冊：對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、檔號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。4.審批：檔案銷毀清冊報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.監(jiān)銷：經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員和相關(guān)部門人員共同對銷毀檔案進行監(jiān)銷。2.銷毀方式：采用焚燒、粉碎等方式對檔案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.記錄：銷毀完畢后，