檔案交接管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案交接行為，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部機(jī)構(gòu)之間的檔案交接工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接應(yīng)確保所交接檔案內(nèi)容真實可靠，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性，包括文件材料的齊全、配套以及相關(guān)手續(xù)的完備。3.及時性原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，避免延誤影響檔案的正常使用和管理。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接過程中出現(xiàn)問題能夠及時追溯和處理。二、檔案交接的范圍（一）文書檔案包括公司/組織在各項工作中形成的各類文件、通知、報告、決議、合同等。（二）人事檔案員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資福利等檔案材料。（三）財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。（四）業(yè)務(wù)檔案如銷售合同、采購訂單、項目文檔、技術(shù)資料等與公司/組織業(yè)務(wù)活動緊密相關(guān)的檔案。（五）其他檔案包括聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實物檔案（證書、獎杯、印章等）以及其他具有保存價值的檔案。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.交接申請檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)提前填寫《檔案交接申請表》，詳細(xì)說明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接原因、預(yù)計交接時間等信息，并提交至檔案管理部門審核。檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核，審核通過后予以批準(zhǔn)，并通知交接雙方做好交接準(zhǔn)備工作。2.整理檔案轉(zhuǎn)出部門：在交接前，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)按照檔案管理的要求對擬交接的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類清晰、編號準(zhǔn)確、裝訂整齊，并編制《檔案交接清單》，詳細(xì)列出每一份檔案的名稱、編號、日期、頁數(shù)等信息。檔案管理部門：對轉(zhuǎn)出部門提交的《檔案交接清單》進(jìn)行核對，如有疑問及時與轉(zhuǎn)出部門溝通確認(rèn)。同時，檔案管理部門應(yīng)準(zhǔn)備好接收檔案所需的存儲設(shè)備、場地等。（二）現(xiàn)場交接1.交接時間和地點(diǎn)交接雙方應(yīng)按照批準(zhǔn)的交接時間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場交接。如遇特殊情況需要變更交接時間或地點(diǎn)，應(yīng)提前[X]個工作日通知對方，并協(xié)商確定新的交接安排。2.交接程序核對清單：交接雙方首先應(yīng)核對《檔案交接清單》，確保清單上的檔案信息與實際交接的檔案一致。清點(diǎn)檔案：按照清單逐一清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況。對于重要檔案或存在疑問的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢查。簽字確認(rèn)：交接雙方在核對無誤后，在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。簽字應(yīng)包括交接日期、雙方交接人姓名、部門負(fù)責(zé)人姓名等信息。移交存儲設(shè)備：如涉及檔案存儲設(shè)備的交接，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)向檔案管理部門移交存儲設(shè)備，并確保設(shè)備能夠正常使用，存儲設(shè)備上的檔案數(shù)據(jù)完整無損壞。同時，雙方應(yīng)對存儲設(shè)備的編號、容量、使用情況等進(jìn)行記錄并簽字確認(rèn)。（三）交接后的處理1.檔案管理部門檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時將檔案按照規(guī)定的分類和編號體系進(jìn)行重新整理和存儲，確保檔案能夠方便查閱和管理。對新接收的檔案進(jìn)行登記，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，包括檔案名稱、編號、交接時間、交接雙方等內(nèi)容，以便于日后查詢和統(tǒng)計。2.轉(zhuǎn)出部門轉(zhuǎn)出部門在完成檔案交接后，應(yīng)將與該檔案相關(guān)的工作資料進(jìn)行清理，不再留存與已交接檔案重復(fù)或無關(guān)的信息。對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行總結(jié)和分析，如有需要，對相關(guān)工作流程或檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)，避免類似問題再次發(fā)生。四、檔案交接的責(zé)任劃分（一）轉(zhuǎn)出部門責(zé)任1.確保擬交接檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，對檔案內(nèi)容負(fù)責(zé)。2.按照規(guī)定的時間和要求完成檔案的整理和準(zhǔn)備工作，及時提交《檔案交接申請表》和《檔案交接清單》。3.在現(xiàn)場交接過程中如實向接收方說明檔案的相關(guān)情況，解答接收方的疑問。4.對交接后的檔案使用情況進(jìn)行跟蹤，如發(fā)現(xiàn)檔案在使用過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)積極協(xié)助接收方進(jìn)行處理。（二）接收部門責(zé)任1.認(rèn)真核對交接檔案的數(shù)量、內(nèi)容和質(zhì)量，對接收的檔案負(fù)責(zé)保管和使用。2.在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案的接收和登記工作，及時將檔案納入本部門的檔案管理體系。3.對接收的檔案進(jìn)行妥善存儲和保護(hù)，確保檔案的安全和完整。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)定和審批程序使用檔案，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借、外傳或用于其他非規(guī)定用途。（三）檔案管理部門責(zé)任1.審核與監(jiān)督負(fù)責(zé)審核《檔案交接申請表》，對交接檔案的必要性和合規(guī)性進(jìn)行把關(guān)。監(jiān)督檔案交接過程，確保交接雙方按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作。2.協(xié)調(diào)與指導(dǎo)協(xié)調(diào)解決檔案交接過程中出現(xiàn)的問題，為交接雙方提供必要的指導(dǎo)和支持。定期對檔案交接工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議，不斷完善檔案交接管理制度。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案交接工作進(jìn)行審計，檢查檔案交接流程是否合規(guī)、責(zé)任劃分是否明確、檔案管理是否規(guī)范等。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案交接情況進(jìn)行抽查，檢查交接檔案的質(zhì)量、整理情況以及相關(guān)記錄的完整性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案交接相關(guān)資料和信息，配合外部單位的工作。2.對于涉及重要檔案或敏感信息的交接工作，必要時可邀請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估和監(jiān)督，確保檔案交接的安全性和可靠性。（三）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的檔案交接問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題進(jìn)行深入分析，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)將整改情況報告提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案交接的保密要求（一）保密范圍交接檔案中涉及的公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息均屬于保密范圍。（二）保密措施1.交接雙方在檔案交接過程中，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案中的保密信息。對涉及保密信息的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施進(jìn)行傳遞和交接，如使用加密存儲設(shè)備、密封包裝等。2.檔案管理部門檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，并對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。對存儲保密檔案的場所和設(shè)備進(jìn)行安全管理，設(shè)置必要的門禁、監(jiān)控等設(shè)施，防止保密信息泄露。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)交接雙方或檔案管理人員違反保密規(guī)定，泄露檔案中的保密信息，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.對于因違反保密規(guī)定給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。七、檔案交接的信息化管理（一）建立檔案交接信息系統(tǒng)1.公司/組織應(yīng)建立專門的檔案交接信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案交接流程的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，交接雙方可以在線提交交接申請、審核交接清單、記錄交接過程等，提高交接工作的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案交接信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息查詢、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能，方便檔案管理部門對檔案交接情況進(jìn)行全面監(jiān)控和管理。（二）電子檔案交接1.對于電子檔案的交接，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。交接雙方應(yīng)確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并通過信息系統(tǒng)進(jìn)行安全傳輸和交接。2.在電子檔案交接過程中，應(yīng)對電子檔案的真實性、完整性和可讀性進(jìn)行驗證，交接雙方應(yīng)在信息系統(tǒng)中對電子檔案的交接情況進(jìn)行電子簽名確認(rèn)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案交接信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢