查閱財務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，規(guī)范財務(wù)檔案查閱行為，保證財務(wù)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)在財務(wù)管理活動中形成的各類財務(wù)檔案的查閱管理。（三）定義本制度所稱財務(wù)檔案，是指公司在各項財務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，以及其他與財務(wù)活動相關(guān)的文件、合同、報表等資料。二、財務(wù)檔案的分類與歸檔（一）分類1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)相關(guān)合同協(xié)議等。（二）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類標準進行整理、裝訂，確保資料齊全、完整、有序。2.憑證應(yīng)按月裝訂成冊，標明月份、憑證種類、起訖號碼、附件張數(shù)，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.賬簿應(yīng)在年度終了后及時整理歸檔，封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息。4.財務(wù)報告應(yīng)按年度裝訂成冊，加蓋單位公章，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。5.其他類財務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和保管期限進行分類歸檔，確保便于查閱和管理。三、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)報告中，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年，年度財務(wù)報告永久保管。4.其他類財務(wù)檔案中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為永久或長期保管；財務(wù)相關(guān)合同協(xié)議等根據(jù)其重要性和涉及的財務(wù)事項確定保管期限，重要合同協(xié)議應(yīng)永久保管，一般性合同協(xié)議保管期限為10年或30年。（二）保管地點1.公司設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保財務(wù)檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等，并定期進行維護和檢查。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)指定專人負責保管，保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉財務(wù)檔案的分類、歸檔和保管要求。2.財務(wù)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于查找和使用。對于超過保管期限的財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.財務(wù)檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案保管人員的職責和權(quán)限，定期對財務(wù)檔案進行清查和盤點，確保財務(wù)檔案的賬實相符。4.財務(wù)檔案保管人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露財務(wù)檔案中的機密信息。未經(jīng)公司批準，不得將財務(wù)檔案帶出財務(wù)檔案室。四、財務(wù)檔案的查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的財務(wù)檔案資料。2.外部單位因?qū)徲?、稅?wù)檢查、司法調(diào)查等工作需要查閱公司財務(wù)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱申請1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.外部單位查閱公司財務(wù)檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人員有效身份證件等相關(guān)證明文件，并填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負責人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。（三）查閱審批流程1.《財務(wù)檔案查閱申請表》經(jīng)批準后，由財務(wù)檔案保管人員根據(jù)查閱內(nèi)容提供相應(yīng)的財務(wù)檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，不得擅自將財務(wù)檔案帶出財務(wù)檔案室。如需復(fù)印或拍照財務(wù)檔案資料，應(yīng)經(jīng)財務(wù)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱人員查閱財務(wù)檔案后，應(yīng)在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況，包括查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。（四）查閱限制與保密要求1.查閱人員應(yīng)嚴格遵守財務(wù)檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失財務(wù)檔案資料。2.查閱人員查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在財務(wù)檔案室內(nèi)吸煙、飲食或進行其他與查閱無關(guān)的活動。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等敏感信息的財務(wù)檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露。未經(jīng)公司批準，不得將查閱的財務(wù)檔案資料用于其他用途。五、財務(wù)檔案的借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案的，可按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。外部單位原則上不得借閱公司財務(wù)檔案，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司董事會批準，并按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱申請1.公司內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.外部單位借閱公司財務(wù)檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人員有效身份證件等相關(guān)證明文件，并填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負責人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，報公司董事會批準后辦理借閱手續(xù)。（三）借閱審批流程1.《財務(wù)檔案借閱申請表》經(jīng)批準后，由財務(wù)檔案保管人員根據(jù)借閱內(nèi)容提供相應(yīng)的財務(wù)檔案資料，并與借閱人員辦理交接手續(xù)，填寫《財務(wù)檔案借閱登記表》，注明借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人員、歸還時間等信息。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還財務(wù)檔案資料，如需延長借閱時間，應(yīng)提前向財務(wù)檔案保管人員提出申請，并經(jīng)批準后方可延長。3.借閱人員歸還財務(wù)檔案資料時，財務(wù)檔案保管人員應(yīng)認真核對財務(wù)檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)有涂改、損毀、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責任。（四）借閱限制與保密要求1.借閱人員應(yīng)嚴格遵守財務(wù)檔案管理制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓財務(wù)檔案資料。2.借閱人員借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)妥善保管，不得在借閱期間將財務(wù)檔案資料用于其他用途。如需復(fù)印或拍照財務(wù)檔案資料，應(yīng)經(jīng)財務(wù)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等敏感信息的財務(wù)檔案，借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露。未經(jīng)公司批準，不得將借閱的財務(wù)檔案資料用于其他用途。六、財務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進行鑒定，由財務(wù)部門會同檔案管理部門組成鑒定小組，對財務(wù)檔案的保管期限、價值等進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)財務(wù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素，確定是否可以銷毀。對于仍有保存價值的財務(wù)檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的財務(wù)檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定小組鑒定可以銷毀的財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案銷毀申請表》，注明銷毀財務(wù)檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并經(jīng)財務(wù)部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。2.對于涉及重大財務(wù)事項、重要經(jīng)濟合同等財務(wù)檔案的銷毀，應(yīng)報公司董事會批準。（三）銷毀實施1.《財務(wù)檔案銷毀申請表》經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀的財務(wù)檔案進行清點、核對，確保銷毀的財務(wù)檔案與《財務(wù)檔案銷毀申請表》上注明的數(shù)據(jù)一致。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀登記表》上簽字