采購檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司采購檔案管理，確保采購檔案的完整性、準確性和安全性，便于采購工作的查詢、追溯和監(jiān)督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動中形成的各類檔案資料的歸檔管理，包括但不限于采購申請、采購合同、招投標文件、驗收報告、付款憑證等。（三）基本原則1.真實性原則：采購檔案應如實反映采購活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集采購活動中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定的要求，做到格式規(guī)范、標識統(tǒng)一。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密的采購檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、采購檔案的分類與編號（一）分類1.采購申請類：包括采購申請表、需求部門提交的采購需求說明等。2.采購合同類：涵蓋各類采購合同、協(xié)議及其補充文件。3.招投標文件類：如招標文件、投標文件、評標報告等。4.供應商管理類：供應商資質(zhì)文件、評估記錄、合作協(xié)議等。5.驗收報告類：驗收單、檢驗報告、質(zhì)量證明文件等。6.付款憑證類：發(fā)票、付款審批單、付款記錄等。7.其他類：如采購過程中的往來信函、會議紀要、緊急采購申請及相關(guān)審批文件等。（二）編號采購檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和可擴展性原則。編號格式如下：[采購年份][采購類別代碼][流水號]其中，采購年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；采購類別代碼根據(jù)上述分類設(shè)置，例如：“CGSQ”表示采購申請類“CGHT”表示采購合同類“ZBWD”表示招投標文件類“GYSGL”表示供應商管理類“YSBG”表示驗收報告類“FKPZ”表示付款憑證類“QT”表示其他類流水號為該類別下檔案的順序編號，從001開始依次遞增。例如，2023年第5號采購合同的編號為：23CGHT005三、采購檔案的收集與整理（一）收集要求1.采購業(yè)務經(jīng)辦人員應在采購活動完成后及時收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的齊全、完整。2.對于涉及多個部門的采購項目，牽頭部門負責組織協(xié)調(diào)各相關(guān)部門及時提交各自產(chǎn)生的檔案資料。3.采購過程中形成的電子文件應同時進行收集，并確保其與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，存儲格式應便于長期保存和查閱。（二）整理要求1.采購檔案應按照分類標準進行整理，同一類別的檔案應按照時間順序或重要程度進行排序。2.每份檔案應編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、頁數(shù)等，確保目錄清晰、準確，便于查找。3.對于紙張破損、字跡模糊或易褪色的檔案，應進行修復或復制，保證檔案的可讀性。4.電子文件應按照存儲路徑和文件名進行分類整理，并建立相應的索引目錄，以便快速檢索。四、采購檔案的歸檔（一）歸檔時間1.采購申請類檔案應在采購申請批準后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.采購合同類檔案應在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)歸檔，如有補充協(xié)議，應在補充協(xié)議簽訂后及時歸檔。3.招投標文件類檔案應在招標活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.供應商管理類檔案應定期更新歸檔，每[X]個月或每半年進行一次集中歸檔。5.驗收報告類檔案應在驗收合格后[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.付款憑證類檔案應在付款完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。7.其他類檔案應在相關(guān)采購活動完成或文件形成后及時歸檔。（二）歸檔流程1.采購業(yè)務經(jīng)辦人員對整理好的采購檔案進行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、準確、格式規(guī)范。2.將審核通過的檔案移交至公司檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案編號順序進行編號、登記，并將檔案存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。3.檔案管理部門應建立采購檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的編號、名稱、歸檔日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、采購檔案的保管（一）保管期限1.采購申請類檔案保管期限為[X]年。2.采購合同類檔案保管期限為[合同履行完畢后X]年，但涉及重要資產(chǎn)采購、重大項目合作等合同的保管期限應適當延長，具體由公司根據(jù)實際情況確定。3.招投標文件類檔案保管期限為[X]年。4.供應商管理類檔案保管期限為[X]年。5.驗收報告類檔案保管期限為[X]年。6.付款憑證類檔案保管期限為[X]年。7.其他類檔案保管期限根據(jù)其性質(zhì)和重要程度參照上述標準確定。（二）保管要求1.檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。檔案柜應標明類別、年份、編號范圍等信息。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應定期對采購檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施進行處理。六、采購檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大采購項目、商業(yè)機密或敏感信息的檔案，查閱申請需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱采購檔案的，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員如需借閱采購檔案，應填寫《采購檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。4.外部單位或個人原則上不得借閱采購檔案，如有特殊情況確需借閱的，應按照公司對外提供資料的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并嚴格履行借閱登記和歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應建立采購檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱日期、檔案名稱及編號、查閱或借閱目的、審批情況、歸還日期等信息。查閱與借閱登記臺賬應長期保存，以備查詢。七、采購檔案的銷毀（一）銷毀條件采購檔案保管期滿，經(jīng)檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務部門審核，確無繼續(xù)保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出采購檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.相關(guān)業(yè)務部門對銷毀清單進行審核，確認檔案已無保存價值，并簽署審核意見。3.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.銷毀采購檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。對于紙質(zhì)檔案，應采用焚燒或粉碎