檔案回頭看制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案回頭看制度。通過定期對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和梳理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理過程中存在的問題，規(guī)范檔案管理工作流程，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件檔案、合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對(duì)公司各類檔案進(jìn)行全面審查，涵蓋檔案形成、收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.問題導(dǎo)向原則：以發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中的問題為出發(fā)點(diǎn)，注重實(shí)效，不斷完善檔案管理工作。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案回頭看工作中的職責(zé)，確保工作落實(shí)到位。二、檔案回頭看的組織與實(shí)施（一）組織架構(gòu)成立檔案回頭看工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案回頭看工作，制定工作方案，審議工作成果，解決工作中遇到的重大問題。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在公司綜合管理部，負(fù)責(zé)檔案回頭看工作的具體組織實(shí)施。辦公室成員由綜合管理部相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，組織開展檔案清查、問題整改等工作，并定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作進(jìn)展情況。（二）實(shí)施周期檔案回頭看工作原則上每年開展一次，具體時(shí)間由領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司實(shí)際情況確定。如遇特殊情況或根據(jù)工作需要，可適時(shí)增加回頭看的頻次。（三）工作流程1.準(zhǔn)備階段制定工作方案：明確回頭看的范圍、內(nèi)容、方法、步驟以及時(shí)間安排等。組建工作小組：根據(jù)工作需要，從各部門抽調(diào)熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員組成工作小組，負(fù)責(zé)具體的檔案清查工作。培訓(xùn)動(dòng)員：組織工作小組成員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉檔案回頭看的工作要求和方法；召開動(dòng)員會(huì)議，傳達(dá)檔案回頭看工作的目的、意義和工作要求，提高全體員工對(duì)檔案回頭看工作的認(rèn)識(shí)。2.清查階段全面梳理檔案：工作小組按照工作方案要求，對(duì)各類檔案進(jìn)行逐卷、逐件清查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及保管狀況等。詳細(xì)記錄問題：對(duì)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題描述、所在檔案類別、形成時(shí)間、責(zé)任人等信息。分類匯總問題：將記錄的問題進(jìn)行分類匯總，分析問題產(chǎn)生的原因，評(píng)估問題對(duì)檔案管理和公司業(yè)務(wù)的影響程度。3.整改階段制定整改措施：針對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，由責(zé)任部門制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。實(shí)施整改工作：責(zé)任部門按照整改措施認(rèn)真組織整改，確保問題得到有效解決。整改過程中，工作小組要加強(qiáng)跟蹤檢查，及時(shí)掌握整改進(jìn)度和效果。復(fù)查整改結(jié)果：整改完成后，工作小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題整改到位。對(duì)整改不力的部門和個(gè)人，要進(jìn)行督促和問責(zé)。4.總結(jié)階段撰寫工作總結(jié)：工作小組對(duì)檔案回頭看工作進(jìn)行全面總結(jié)，包括工作開展情況、取得的成效、存在的問題以及改進(jìn)建議等。形成工作報(bào)告：將工作總結(jié)形成工作報(bào)告，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議。領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)工作報(bào)告，對(duì)檔案回頭看工作進(jìn)行評(píng)估和決策，提出進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的意見和要求。完善檔案管理制度：根據(jù)檔案回頭看工作中發(fā)現(xiàn)的問題和總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)公司檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的科學(xué)性、合理性和有效性。三、檔案清查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）文件檔案1.完整性檢查文件是否齊全，有無(wú)缺失頁(yè)、漏印、破損等情況。核實(shí)文件的正件與附件是否配套，批復(fù)與請(qǐng)示是否對(duì)應(yīng)。2.準(zhǔn)確性審查文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。檢查文件的文號(hào)、標(biāo)題、日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等信息是否正確無(wú)誤。3.規(guī)范性查看文件格式是否符合公司規(guī)定，字體、字號(hào)、排版等是否規(guī)范統(tǒng)一。檢查文件的簽署、蓋章是否齊全、清晰，手續(xù)是否完備。4.保管狀況檢查文件的裝訂是否牢固，有無(wú)散頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。查看文件的存放位置是否合理，是否便于查找和利用，有無(wú)受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。（二）合同檔案1.完整性核對(duì)合同文本是否完整無(wú)缺，包括合同正文、附件、補(bǔ)充協(xié)議等。檢查合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、談判記錄等是否齊全。2.準(zhǔn)確性審查合同條款是否明確、具體，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否清晰。核實(shí)合同中的金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.規(guī)范性查看合同格式是否符合公司合同范本要求，條款表述是否規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。檢查合同的簽署、蓋章是否符合法律規(guī)定和公司內(nèi)部流程，簽字蓋章是否清晰、有效。4.履行情況了解合同的履行進(jìn)度，是否存在逾期履行、部分履行或未履行等情況。檢查合同履行過程中的相關(guān)記錄，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、付款憑證等是否齊全、真實(shí)。（三）人事檔案1.完整性檢查人事檔案材料是否齊全，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。核實(shí)檔案中各項(xiàng)材料的份數(shù)是否符合規(guī)定要求，有無(wú)缺頁(yè)、漏裝現(xiàn)象。2.準(zhǔn)確性審查檔案材料中的個(gè)人信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確一致，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、參加工作時(shí)間等。檢查檔案中各類材料的內(nèi)容是否客觀、公正，有無(wú)虛假記載或涂改現(xiàn)象。3.規(guī)范性查看檔案材料的整理是否規(guī)范，分類是否合理，編號(hào)是否準(zhǔn)確。檢查檔案的裝訂是否整齊、牢固，目錄填寫是否清晰、準(zhǔn)確。4.保管狀況檢查人事檔案的存放環(huán)境是否安全、整潔，有無(wú)防火、防潮、防蟲、防盜等措施。查看檔案的保管期限是否符合規(guī)定，有無(wú)超過保管期限仍未處理的檔案材料。（四）財(cái)務(wù)檔案1.完整性核對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料是否齊全，有無(wú)遺漏。檢查財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)附件，如發(fā)票、收據(jù)、銀行對(duì)賬單、審計(jì)報(bào)告等是否完整。2.準(zhǔn)確性審查財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤，賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符。檢查財(cái)務(wù)報(bào)表的編制是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度要求，數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確。3.規(guī)范性查看財(cái)務(wù)檔案的整理是否規(guī)范，憑證裝訂是否整齊、牢固，賬簿登記是否清晰、規(guī)范。檢查財(cái)務(wù)檔案的保管期限是否符合規(guī)定，檔案的編號(hào)、目錄是否完整、準(zhǔn)確。4.保管狀況檢查財(cái)務(wù)檔案的存放地點(diǎn)是否安全，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否齊全。查看財(cái)務(wù)檔案的借閱、歸還登記手續(xù)是否完備，有無(wú)違規(guī)借閱情況。（五）業(yè)務(wù)檔案1.完整性根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，檢查業(yè)務(wù)檔案是否涵蓋業(yè)務(wù)開展過程中的各類文件、記錄、報(bào)表等資料。核實(shí)業(yè)務(wù)檔案的相關(guān)審批文件、合同協(xié)議、客戶資料等是否齊全。2.準(zhǔn)確性審查業(yè)務(wù)檔案中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)流程記錄是否清晰、完整。檢查業(yè)務(wù)檔案中涉及的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.規(guī)范性查看業(yè)務(wù)檔案的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)是否符合業(yè)務(wù)管理要求和公司規(guī)定。檢查業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)、分類、標(biāo)識(shí)是否規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和管理。4.保管狀況檢查業(yè)務(wù)檔案的保管條件是否符合要求，有無(wú)受潮、發(fā)霉、損壞等情況。查看業(yè)務(wù)檔案的保管期限是否合理，是否按照規(guī)定進(jìn)行定期清理和銷毀。四、問題整改與責(zé)任追究（一）問題整改1.對(duì)于檔案清查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門要制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施、整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。整改計(jì)劃要報(bào)檔案回頭看工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室備案。2.整改責(zé)任人要按照整改計(jì)劃認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保問題得到有效解決。在整改過程中，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室匯報(bào)整改進(jìn)度和遇到的問題。3.領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室要加強(qiáng)對(duì)整改工作的跟蹤檢查，定期對(duì)整改情況進(jìn)行通報(bào)。對(duì)整改不力的部門和個(gè)人，要進(jìn)行督促和問責(zé)。4.整改完成后，責(zé)任部門要提交整改報(bào)告，說明問題整改情況、整改效果以及采取的長(zhǎng)效防范措施等。整改報(bào)告經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室審核后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審定。（二）責(zé)任追究1.在檔案回頭看工作中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案管理違規(guī)行為和問題，要按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、責(zé)令檢查、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、降職、撤職等。2.對(duì)于因檔案管理不善導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的，要依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。3.對(duì)在檔案回頭看工作中積極主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)整改并提出有效改進(jìn)措施的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。五、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)逐步建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。通過信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、編目、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，能夠滿足公司檔案管理的實(shí)際需求。同時(shí)，要確保信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)公司重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。數(shù)字化處理過程要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，要建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制對(duì)檔案信息的訪問。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息，要采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)却胧_保信息安全。