換屆檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織換屆期間檔案移交工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，維護(hù)公司/組織歷史資料的真實(shí)性和可靠性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各級(jí)機(jī)構(gòu)在換屆過(guò)程中的檔案移交工作，包括但不限于領(lǐng)導(dǎo)班子換屆、部門(mén)負(fù)責(zé)人換屆等涉及人員變動(dòng)和工作交接的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)全面、完整地反映公司/組織在換屆期間的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，材料真實(shí)可靠。3.及時(shí)有序原則：換屆工作啟動(dòng)后，相關(guān)檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和程序有序進(jìn)行，確保不延誤換屆工作的整體推進(jìn)。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過(guò)程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保檔案移交工作責(zé)任落實(shí)到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、檔案范圍及分類(lèi)（一）檔案范圍1.換屆工作中形成的各類(lèi)文件、通知、會(huì)議記錄、決議等，包括換屆工作方案、選舉辦法、候選人資料、投票統(tǒng)計(jì)結(jié)果等。2.涉及換屆人員的個(gè)人檔案材料，如任職文件、考核評(píng)價(jià)材料、獎(jiǎng)懲記錄等。3.與換屆相關(guān)的財(cái)務(wù)資料，如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、開(kāi)支明細(xì)等。4.其他與換屆工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料，如照片、音像資料等。（二）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件等。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)涉及換屆人員的檔案進(jìn)行分類(lèi)，如履歷類(lèi)、考核類(lèi)、培訓(xùn)類(lèi)等。3.財(cái)務(wù)檔案：按照財(cái)務(wù)檔案管理要求，對(duì)換屆期間的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分類(lèi)，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.聲像檔案：按照照片、音像資料的內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，確保能夠清晰反映換屆工作的全過(guò)程。三、檔案移交流程（一）準(zhǔn)備階段1.成立檔案移交工作小組由公司/組織的綜合管理部門(mén)牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和人員參與，負(fù)責(zé)檔案移交工作的組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。工作小組應(yīng)明確分工，確保各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到人。2.制定檔案移交清單根據(jù)檔案范圍和分類(lèi)，詳細(xì)制定檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.開(kāi)展檔案清查整理各相關(guān)部門(mén)和人員按照檔案移交清單，對(duì)本部門(mén)保管的涉及換屆工作的檔案進(jìn)行全面清查整理。核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修正或完善。（二）移交階段1.填寫(xiě)檔案移交登記表檔案移交人員按照檔案移交清單，逐份填寫(xiě)檔案移交登記表。登記表應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.辦理檔案移交手續(xù)移交人員將整理好的檔案及檔案移交登記表一并移交給接收人。接收人對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案移交登記表上簽字，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括檔案的清點(diǎn)、核對(duì)、簽收等環(huán)節(jié)，確保檔案移交過(guò)程規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。3.進(jìn)行電子檔案移交對(duì)于電子檔案，移交人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，并將電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)及相關(guān)目錄清單移交給接收人。接收人應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并檢查電子檔案的可讀性和完整性。（三）審核階段1.檔案管理部門(mén)審核檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及移交手續(xù)是否齊全。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通知移交人員進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)監(jiān)督紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案移交過(guò)程公正、透明，防止出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）歸檔階段1.檔案整理歸檔審核通過(guò)后的檔案，由檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔。歸檔后的檔案應(yīng)按照保管期限和類(lèi)別進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.建立檔案索引為了方便檔案的查詢和利用，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案索引。索引應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、存放位置、保管期限等信息，確保能夠快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。四、檔案移交責(zé)任（一）移交部門(mén)責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及換屆工作檔案的清查整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，將檔案移交給接收部門(mén)，并辦理好移交手續(xù)。3.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因移交檔案存在問(wèn)題給公司/組織造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）接收部門(mén)責(zé)任1.負(fù)責(zé)接收移交的檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查。2.及時(shí)將接收的檔案進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的安全保管和有效利用。3.對(duì)接收檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（三）檔案管理部門(mén)責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定檔案移交制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案移交工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和審核，確保檔案移交工作規(guī)范有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案的整理歸檔和保管利用，建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平。（四）相關(guān)人員責(zé)任1.檔案移交人員和接收人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案移交過(guò)程的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)在檔案移交工作中存在違規(guī)行為的人員，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管的規(guī)定，為移交的檔案提供安全、適宜的保管環(huán)境。確保檔案不受損壞、丟失、霉變等情況的影響。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的保管情況。3.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。（二）檔案利用1.建立檔案查閱利用制度，明確檔案查閱的范圍、程序和審批權(quán)限。公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并進(jìn)行登記。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，確保檔案信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案移交工作監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、檔案管理部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案移交工作是否符合制度規(guī)定、移交手續(xù)是否齊全、檔案質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案移交制度的執(zhí)行情況、檔案保管和利用情況等。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議。公司/組織應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，及時(shí)進(jìn)行整改，完善