檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案查閱利用方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱利用過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.服務(wù)高效原則以方便公司各項(xiàng)工作開(kāi)展為出發(fā)點(diǎn)，在確保安全保密的前提下，提高檔案查閱利用的效率，為查閱利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等幾大類。1.行政管理檔案包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、證照印章管理等方面的文件資料。2.人事檔案涵蓋員工入職、離職、薪資福利、培訓(xùn)考核、晉升調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等人事管理過(guò)程中形成的各類材料。3.財(cái)務(wù)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)核算與管理相關(guān)的檔案。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售合同、采購(gòu)訂單、客戶關(guān)系管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案。5.技術(shù)檔案涉及公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利知識(shí)產(chǎn)權(quán)等技術(shù)領(lǐng)域的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的識(shí)別與管理，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年份+檔案類別代碼+流水號(hào)”的形式。例如，2023年行政管理檔案的編號(hào)為2023X001，其中“X”為行政管理檔案類別代碼，001為流水號(hào)。各檔案類別代碼具體如下：1.行政管理檔案：X2.人事檔案：R3.財(cái)務(wù)檔案：C4.業(yè)務(wù)檔案：Y5.技術(shù)檔案：J三、檔案查閱利用的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.查閱利用者需填寫(xiě)《檔案查閱利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱利用的目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱利用時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。（二）審批權(quán)限1.查閱一般性檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.查閱涉及公司重要機(jī)密、敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等特定類別檔案，除上述審批外，還需按照相關(guān)財(cái)務(wù)、人事管理規(guī)定履行相應(yīng)審批手續(xù)。（三）審批時(shí)間審批部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給查閱利用者。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向查閱利用者說(shuō)明原因。四、檔案查閱利用的方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱利用者可到公司檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行檔案查閱。檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備，并確保查閱環(huán)境適宜。2.復(fù)制對(duì)于確需復(fù)制的檔案內(nèi)容，查閱利用者應(yīng)在申請(qǐng)表中注明，并經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（二）查閱場(chǎng)所公司設(shè)立專門(mén)的檔案查閱室，為查閱利用者提供安全、舒適的查閱環(huán)境。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備、電腦等設(shè)施，方便查閱利用者進(jìn)行查閱工作。同時(shí)，查閱室內(nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案查閱過(guò)程的安全與可追溯。五、檔案查閱利用的安全與保密要求（一）安全要求1.查閱利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案原件。2.查閱室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，不得攜帶易燃、易爆、腐蝕性物品進(jìn)入查閱室。3.查閱結(jié)束后，查閱利用者應(yīng)將檔案歸還原位，并協(xié)助檔案管理人員整理好查閱現(xiàn)場(chǎng)。（二）保密要求1.查閱利用者應(yīng)對(duì)所查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，查閱利用者不得擅自將檔案帶出查閱室，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需特殊情況需帶出查閱室或進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等操作，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行操作。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行記錄，包括查閱利用者姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息，記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案查閱利用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（一）收費(fèi)原則檔案查閱利用收費(fèi)應(yīng)遵循合理、公正、透明的原則，主要用于彌補(bǔ)檔案管理工作中的成本支出。（二）收費(fèi)項(xiàng)目與標(biāo)準(zhǔn)1.查閱費(fèi)對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案，根據(jù)查閱檔案的數(shù)量和查閱時(shí)間，按照每[X]頁(yè)/小時(shí)[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取查閱費(fèi)。2.復(fù)制費(fèi)復(fù)制檔案的收費(fèi)根據(jù)復(fù)制方式和紙張規(guī)格而定。普通A4紙黑白打印每頁(yè)收費(fèi)[X]元，彩色打印每頁(yè)收費(fèi)[X]元；復(fù)印每頁(yè)收費(fèi)[X]元；掃描電子文檔每份收費(fèi)[X]元。如需加急復(fù)制，按照正常收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的[X]倍收取加急費(fèi)。（三）收費(fèi)方式查閱利用者在完成檔案查閱利用后，應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向檔案管理部門(mén)繳納費(fèi)用。費(fèi)用繳納方式可采用現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬等方式，檔案管理部門(mén)應(yīng)出具相應(yīng)的收費(fèi)憑證。七、檔案查閱利用記錄與統(tǒng)計(jì)（一）查閱利用記錄檔案管理人員應(yīng)建立詳細(xì)的檔案查閱利用記錄臺(tái)賬，對(duì)每一次查閱利用活動(dòng)的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，包括查閱利用申請(qǐng)表編號(hào)、查閱利用者姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的、審批情況、查閱方式、復(fù)制內(nèi)容及數(shù)量、收費(fèi)情況等。查閱利用記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案查閱利用的數(shù)量、頻率、類別分布、查閱利用目的分析等內(nèi)容。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解公司各部門(mén)對(duì)檔案的需求情況，為檔案管理工作的優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，對(duì)檔案查閱利用過(guò)程中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，提高檔案管理與服務(wù)水平。八、檔案利用效果跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制建立檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤機(jī)制，對(duì)重要檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤。在檔案提供利用后，定期與查閱利用者溝通，了解檔案在其工作中所發(fā)揮的作用，以及對(duì)檔案內(nèi)容和管理工作的意見(jiàn)和建議。（二）反饋信息收集與處理查閱利用者應(yīng)積極配合檔案利用效果跟蹤工作，及時(shí)反饋檔案利用過(guò)程中的相關(guān)信息。檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的反饋信息進(jìn)行整理和分析，對(duì)于合理的意見(jiàn)和建議，應(yīng)及時(shí)采納并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)；對(duì)于查閱利用者提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)給予解答和處理，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案的完整與安全。2.按照檔案分類與編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，建立健全檔案目錄體系，方便檔案的查找與利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)工作，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）查閱利用服務(wù)職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待查閱利用者，解答查閱利用過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題，為查閱利用者提供必要的指導(dǎo)和幫助。2.根據(jù)查閱利用申請(qǐng)，審核查閱利用者的身份和審批手續(xù)，按照規(guī)定的程序和方式提供檔案查閱利用服務(wù)。3.對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)更新檔案查閱利用記錄臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）安全保密職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。2.對(duì)檔案查閱利用場(chǎng)所進(jìn)行安全管理，確保查閱環(huán)境符合安全要求，對(duì)查閱室內(nèi)的設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，提高安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，確保