檔案保密保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、人員以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露給無關(guān)人員。2.完整性原則：確保檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息，保證檔案的原始性和真實(shí)性。3.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，保護(hù)檔案的物理安全和信息安全，防止檔案受到損壞、丟失或被非法獲取。4.合規(guī)性原則：檔案管理工作必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案管理活動合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密保管制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全與完整。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平和保密意識。5.負(fù)責(zé)與外部單位和個人進(jìn)行檔案交接時的保密管理工作，確保檔案信息的安全傳遞。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密保管制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.對涉及保密的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得擅自泄露給無關(guān)人員。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的銷毀工作，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的保管和保密工作，防止檔案信息泄露。3.配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.在工作中需要查閱、借閱檔案時，按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等過程中形成的各類文件、資料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司/組織的各類業(yè)務(wù)文件，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財務(wù)報表、營銷策劃、技術(shù)資料等。3.公司/組織內(nèi)部管理文件,如規(guī)章制度、人事檔案、行政公文、會議紀(jì)要等。4.公司/組織的各類證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。5.公司/組織與外部單位和個人往來的文件、信函、傳真、電子郵件等。6.其他與公司/組織相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，全面收集各類文件、資料，不得遺漏重要信息。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對文件、資料的原始性和真實(shí)性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.對每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.檔案整理過程中，應(yīng)去除不必要的附件和重復(fù)文件，確保檔案的簡潔明了。5.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。四、檔案保管（一）檔案保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型、不同保管期限的檔案，便于管理和查找。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案信息的備份和安全。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，上架排列整齊，并建立檔案存放索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放。4.對于重要的檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，加強(qiáng)安全防護(hù)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況確定。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分如下：永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.檔案清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.在清查和盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、篡改等問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.對于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序。五、檔案利用（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.檔案查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)印日期和用途。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理檔案借閱手續(xù)，收取借閱押金，并將檔案交給借閱人員。3.檔案借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用。4.檔案借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）檔案外借1.因工作需要將檔案外借給外部單位和個人時，應(yīng)填寫《檔案外借申請表》，注明外借檔案的名稱、編號、外借期限、外借用途、接收單位等信息，并經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案外借申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合外借條件的，與外部單位和個人簽訂《檔案外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照規(guī)定的程序辦理檔案外借手續(xù)。3.檔案外借期間，檔案管理部門應(yīng)定期跟蹤外借檔案的使用情況，確保檔案按時歸還。外借期滿后，外部單位和個人應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。4.外部單位和個人在使用外借檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密保管制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。如因特殊原因需要復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。六、檔案保密措施（一）人員保密管理1.對涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司/組織檔案保密制度等。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核，將保密工作納入考核內(nèi)容。對違反保密制度的人員，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）物理安全防護(hù)1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。門禁系統(tǒng)應(yīng)采用密碼、指紋、刷卡等多種認(rèn)證方式，確保人員身份的真實(shí)性。2.檔案庫房的門窗應(yīng)堅固耐用，具備防盜功能。窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄，門應(yīng)安裝防盜門和防盜鎖。3.檔案庫房應(yīng)配備消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備的正常運(yùn)行。4.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，保持庫房內(nèi)的溫度和濕度符合要求。溫度一般應(yīng)控制在14℃24℃之間，濕度一般應(yīng)控制在45%60%之間。（三）信息安全防護(hù)1.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置訪問密碼和權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。3.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。4.嚴(yán)格控制檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。（四）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括人員保密管理、物理安全防護(hù)、信息安全防護(hù)等方面。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。對造成檔案信息泄露等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.鼓勵公司/組織內(nèi)部人員對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實(shí)的，給予舉報人一定的獎勵。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無繼續(xù)保存價值的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)不需要繼續(xù)保存的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的《檔案銷毀申請表》，組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀