監(jiān)理信息檔案制度一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)理信息檔案管理，確保監(jiān)理工作中產(chǎn)生的各類信息檔案真實、完整、有效，便于查詢、利用和追溯，提高監(jiān)理工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的各類建設(shè)工程項目監(jiān)理過程中形成的信息檔案管理。包括但不限于監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量驗收資料、工程進(jìn)度資料、工程計量與支付資料、工程變更資料、安全監(jiān)理資料等。（三）管理原則1.真實性原則：信息檔案應(yīng)如實反映監(jiān)理工作實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程的各類信息資料，保證檔案資料齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：信息記錄準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等符合規(guī)范要求。4.及時性原則：及時收集、整理、歸檔各類信息資料，確保檔案資料的時效性。5.保密性原則：對涉及工程建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息嚴(yán)格保密。二、信息檔案管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批監(jiān)理信息檔案管理制度及相關(guān)工作流程。2.監(jiān)督檢查公司監(jiān)理信息檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決監(jiān)理信息檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）項目總監(jiān)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)項目監(jiān)理部信息檔案管理工作的組織與實施。2.審核項目監(jiān)理部各類信息檔案資料，確保其符合要求。3.督促項目監(jiān)理部人員及時整理、歸檔信息檔案資料。4.定期檢查項目監(jiān)理部信息檔案管理工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本專業(yè)范圍內(nèi)監(jiān)理工作的相關(guān)信息資料。2.按照規(guī)范要求填寫監(jiān)理日志、監(jiān)理月報等資料，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.協(xié)助項目總監(jiān)做好信息檔案資料的審核、歸檔工作。（四）監(jiān)理員職責(zé)1.如實記錄施工現(xiàn)場的實際情況，及時向?qū)I(yè)監(jiān)理工程師匯報。2.配合專業(yè)監(jiān)理工程師做好相關(guān)信息資料的收集、整理工作。3.按照要求填寫監(jiān)理工作中的各類原始記錄。（五）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司監(jiān)理信息檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。2.建立健全監(jiān)理信息檔案管理臺賬，記錄檔案的出入庫情況。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、信息檔案的分類與編號（一）分類1.監(jiān)理管理類：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結(jié)等。2.工程質(zhì)量類：工程質(zhì)量驗收記錄、檢驗批資料、分項分部工程質(zhì)量驗收資料、質(zhì)量問題處理記錄等。3.工程進(jìn)度類：工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度月報、進(jìn)度調(diào)整記錄等。4.工程計量與支付類：工程計量報表、工程款支付證書、費用索賠資料等。5.工程變更類：工程變更申請、變更審批文件、變更實施記錄等。6.安全監(jiān)理類：安全監(jiān)理規(guī)劃、安全檢查記錄、安全隱患整改通知、安全事故處理資料等。7.其他類：與監(jiān)理工作相關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、影像資料等。（二）編號監(jiān)理信息檔案編號采用“項目名稱+分類代碼+流水號”的方式。其中，項目名稱為具體工程項目名稱；分類代碼按照上述分類分別用大寫字母表示，如“JLGL”表示監(jiān)理管理類，“GCZL”表示工程質(zhì)量類等；流水號為每類檔案的順序編號。例如，某項目監(jiān)理規(guī)劃的編號為“[項目名稱]JLGL001”。四、信息檔案的收集與整理（一）收集要求1.項目監(jiān)理部各成員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的信息資料。2.信息資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對于外來文件，如建設(shè)單位、施工單位等提供的文件，應(yīng)及時簽收、登記，并妥善保管。（二）整理要求1.收集到的信息資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.同一類信息資料應(yīng)按照時間順序排列，確保資料的連貫性。3.對紙張大小不一致、破損或褪色的資料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，保證檔案的整齊美觀。4.每份資料應(yīng)編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息，便于查找。五、信息檔案的歸檔與存儲（一）歸檔1.項目監(jiān)理部應(yīng)定期（每月或每季度）將整理好的信息檔案資料移交公司檔案管理人員。2.檔案管理人員接收檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料齊全、完整、符合要求。3.對歸檔的信息檔案資料，應(yīng)按照編號順序進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的檔案索引。（二）存儲1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。2.檔案存儲應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。六、信息檔案的借閱與利用（一）借閱1.因工作需要借閱監(jiān)理信息檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)項目總監(jiān)或公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照審批后的申請表提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或損壞。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)另行辦理申請手續(xù)。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。（二）利用1.公司內(nèi)部人員利用監(jiān)理信息檔案進(jìn)行工作查閱時，應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案資料。2.利用檔案資料進(jìn)行工作匯報、編制文件等時，應(yīng)確保引用的信息準(zhǔn)確無誤，并注明檔案資料來源。3.涉及對外提供監(jiān)理信息檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保公司利益不受損害。七、信息檔案的保密與銷毀（一）保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對監(jiān)理信息檔案中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將監(jiān)理信息檔案資料帶出公司或泄露給無關(guān)人員。3.在檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止檔案信息泄露。（二）銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價值的監(jiān)理信息檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理臺賬中予以注銷。八、信息檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)定期對監(jiān)理信息檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案存儲與保管情況等。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年不少于一次，不定期抽查根據(jù)實際情況適時開展。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解