檔案歸檔查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案的歸檔與查閱流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的歸檔與查閱活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的檔案必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.及時(shí)完整原則各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案整理歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。檔案管理人員要認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保檔案質(zhì)量。4.安全保密原則檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴(yán)格限制檔案查閱范圍，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密。二、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。公司/組織的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等。公司/組織的會(huì)議記錄、大事記、年鑒等。公司/組織的印章使用記錄、介紹信存根等。公司/組織的行政事務(wù)處理文件，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目申報(bào)材料等。2.人事管理類員工的入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等人事變動(dòng)文件。員工的勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件等。員工的人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、獎(jiǎng)懲記錄等。公司/組織的人力資源規(guī)劃、人才招聘計(jì)劃等文件。3.財(cái)務(wù)管理類公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。公司/組織的資金管理文件，如資金申請(qǐng)、審批、使用記錄等。公司/組織的稅務(wù)申報(bào)文件、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類公司/組織的市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、銷售合同等文件。公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制等文件。公司/組織的客戶信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、售后服務(wù)文件等。公司/組織的項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.其他類公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)、專利等文件。公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等文件。公司/組織的其他重要文件和資料，如宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿、定稿等應(yīng)一并歸檔。2.文件格式規(guī)范歸檔的文件應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，如A4紙型、宋體、四號(hào)字等。文件內(nèi)容應(yīng)清晰可讀，簽字蓋章齊全。3.分類準(zhǔn)確合理檔案管理人員應(yīng)按照檔案的類別和性質(zhì)，對(duì)歸檔的文件進(jìn)行分類整理，確保分類準(zhǔn)確合理，便于查找和利用。4.編號(hào)清晰有序?qū)w檔的檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰有序，便于識(shí)別和管理。編號(hào)方法應(yīng)保持一致，不得隨意更改。（三）歸檔流程1.收集整理各部門指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理工作，按照歸檔范圍和要求，對(duì)本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料齊全完整、格式規(guī)范、分類準(zhǔn)確。2.部門初審各部門負(fù)責(zé)人對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行初審，審核文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，確保符合歸檔要求。初審合格后，在文件材料上簽字確認(rèn)，并填寫《檔案歸檔清單》。3.移交歸檔各部門將初審合格的文件材料移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后，辦理交接手續(xù)，并將文件材料按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔。三、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱因工作需要，外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案的，應(yīng)事先與公司/組織相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請(qǐng)查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并注明查閱期限。3.查閱查閱人憑《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.登記檔案管理人員對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.查閱范圍限制查閱人只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱方式限制查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘抄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。四、檔案保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）保管要求1.庫(kù)房設(shè)施檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.溫濕度控制庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取必要的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.檔案整理檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。4.安全管理檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理制度，確保庫(kù)房安全。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性和完整性檢查檔案內(nèi)容是否真實(shí)可靠，是否完整無(wú)缺，有無(wú)涂改、偽造、丟失等情況。2.檔案的保管期限根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、重要程度等因素，確定檔案的保管期限是否合理。3.檔案的利用價(jià)值評(píng)估檔案對(duì)公司/組織當(dāng)前和未來(lái)工作的利用價(jià)值，判斷檔案是否還有繼續(xù)保存的必要。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄檔案管理部