檔案建立制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案建立制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理業(yè)務(wù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定和完善檔案建立、保管、利用等各項管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本公司/組織各部門及員工在工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管建立檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、存放，確保檔案的安全保管。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，定期分析檔案管理工作狀況，為公司/組織決策提供依據(jù)。6.檔案查閱與利用服務(wù)建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的合理利用。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類本公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案，具體包括業(yè)務(wù)合同、項目文件、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)資料、質(zhì)量記錄等。3.項目檔案類針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.財務(wù)檔案類包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。5.聲像檔案類記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案類以電子數(shù)據(jù)形式存在于計算機系統(tǒng)中的各類文件，包括辦公自動化文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用分類編號法，即按照檔案分類體系，為每一類檔案編制固定的編號。編號由類別代碼、年度代碼、流水號組成，具體格式如下：[類別代碼][年度代碼][流水號]例如：XZGL2023001，表示行政管理類檔案中2023年度的第1份文件。2.類別代碼根據(jù)檔案分類，為每一類檔案設(shè)定相應(yīng)的類別代碼，具體如下：行政管理類：XZGL業(yè)務(wù)管理類：YWGL項目檔案類：XMDA財務(wù)檔案類：CWDA聲像檔案類：SXDA電子檔案類：DZDA3.年度代碼采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。4.流水號按檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。四、檔案收集（一）收集范圍1.本公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.本公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作文件等。3.本公司/組織員工個人在工作中形成的重要文件、報告、成果等。4.本公司/組織舉辦的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的文件、記錄、照片、錄像等。5.本公司/組織在工程建設(shè)、設(shè)備采購、技術(shù)研發(fā)等項目實施過程中形成的各類文件、資料。6.其他與本公司/組織工作相關(guān)的具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.及時收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。2.齊全完整收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、定稿、附件等，確保檔案內(nèi)容齊全完整。3.真實準(zhǔn)確檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映工作實際情況，不得虛假、偽造。4.規(guī)范整理收集的檔案應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類和編號要求進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的集中管理。（三）收集流程1.部門收集各部門檔案收集人員按照收集范圍和要求，定期收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理，填寫《檔案收集登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量來源、形成時間等信息。2.移交檔案管理部門各部門檔案收集人員將初步整理好的檔案定期移交至檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照本制度規(guī)定的檔案分類體系，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.組卷將同一類別的檔案按照文件的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行合理組卷，每卷厚度一般不超過2厘米。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、文號、責(zé)任者、日期、頁號等項目；同時編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊、牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、案卷號等信息。（三）整理流程1.接收檔案檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。2.初步整理對接收的檔案進(jìn)行初步分類、編號，確定檔案的保管期限和密級。3.詳細(xì)整理按照整理方法，對檔案進(jìn)行分類、組卷、編目、裝訂、裝盒等詳細(xì)整理工作。4.質(zhì)量檢查整理完成后，對檔案整理質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保檔案整理符合要求。5.上架存放將整理好的檔案上架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.分類存放檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識清晰在檔案架、檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、案卷號等信息，便于快速定位檔案。3.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.安全防護(hù)加強庫房安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，定期檢查消防設(shè)施，確保檔案安全。5.定期盤點定期對檔案進(jìn)行盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，確保檔案賬實相符。（三）電子檔案保管1.存儲介質(zhì)電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲環(huán)境存儲電子檔案的設(shè)備應(yīng)放置在適宜的環(huán)境中，避免高溫、潮濕、強磁等因素的影響。3.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，確保電子檔案的安全存儲。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。2.密級根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的國家秘密、商業(yè)秘密等情況，確定檔案的密級，分為絕密、機密、秘密。3.價值評估綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，對檔案的價值進(jìn)行評估，確定是否具有保存價值。（三）鑒定流程1.初步篩選檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，根據(jù)檔案的保管期限和密級，初步篩選出需要鑒定的檔案。2.組織鑒定檔案鑒定小組對初步篩選出的檔案進(jìn)行逐卷鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.形成鑒定報告檔案鑒定小組對鑒定結(jié)果進(jìn)行匯總，形成檔案鑒定報告，明確鑒定的檔案數(shù)量、存毀意見等。4.審批檔案鑒定報告報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、案卷號等信息。2.實施銷毀由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中，永久保存。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況包括檔案的數(shù)量、來源、形成時間等。2.檔案整理情況包括整理的檔案數(shù)量、類別、保管期限等。3.檔案保管情況包括檔案的存放位置、庫房溫濕度等。4.檔案利用情況包括查閱、借閱檔案的數(shù)量、人次、利用目的等。5.檔案銷毀情況包括銷毀檔案的數(shù)量、原因、時間等。（二）統(tǒng)計方法1.建立統(tǒng)計臺賬檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對各項統(tǒng)計內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計，每月或每季度形成統(tǒng)計報表。3.數(shù)據(jù)分析對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。查閱時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、案卷號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱目的、檔案名稱、案卷號等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱場所。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借