檔案四項制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)公司各項工作，特制定本檔案四項制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，避免重要檔案的遺漏。4.安全性原則采取必要的安全防護措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理類公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件；公司規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告；各類行政公文、通知、通報等。2.人事管理類員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件；員工檔案、勞動合同、薪酬福利資料；人事統(tǒng)計報表等。3.財務(wù)管理類財務(wù)預(yù)算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務(wù)資料；資金管理文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、合同協(xié)議、訂單、銷售統(tǒng)計報表等；產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等相關(guān)文件。5.項目管理類項目立項、可行性研究報告；項目計劃、進度報告、驗收報告；項目文檔、技術(shù)資料等。6.其他類公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明；對外宣傳資料、新聞報道；與公司相關(guān)的法律事務(wù)文件等。（二）收集要求1.明確責(zé)任各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保本部門形成的文件材料及時、完整地收集齊全。2.定期收集各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期將本部門的文件材料移交至綜合管理部門。一般情況下，每月末進行一次集中收集，重要文件應(yīng)隨時收集。3.確保質(zhì)量收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并做好備份。4.特殊情況處理對于涉及多個部門的聯(lián)合項目或跨部門工作形成的文件材料，由牽頭部門負責(zé)收集整理后移交綜合管理部門；對于臨時機構(gòu)或?qū)ｍ椆ぷ鹘Y(jié)束后形成的文件材料，由相關(guān)負責(zé)人及時收集歸檔。（三）收集流程1.部門整理各部門收集人員對本部門的文件材料進行初步整理，按照文件類別、時間順序等進行分類，剔除重復(fù)、無效的文件，并填寫《檔案收集清單》，詳細記錄文件的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。2.部門審核各部門負責(zé)人對本部門收集的文件材料進行審核，確保文件的完整性和準確性，審核無誤后簽字確認。3.移交綜合管理部門各部門收集人員將審核后的文件材料及《檔案收集清單》一并移交至綜合管理部門檔案管理人員。檔案管理人員對移交的文件材料進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等自然規(guī)律進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用以提高檔案檢索效率和利用效果為出發(fā)點，采用科學(xué)合理的分類方法和編號體系，便于檔案的保管和查找。（二）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.機構(gòu)分類法結(jié)合公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，按照部門進行分類，將同一部門形成的文件歸為一類。3.問題分類法根據(jù)文件的內(nèi)容所反映的問題進行分類，如行政管理、人事管理、財務(wù)管理等。在實際整理過程中，可根據(jù)公司檔案的具體情況，靈活運用上述分類方法，或采用年度機構(gòu)問題等復(fù)合分類法。（三）編號規(guī)則1.全宗號全宗號是公司檔案的唯一標(biāo)識，由綜合管理部門統(tǒng)一編制，一般采用公司代碼或特定編號。2.年度號采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構(gòu)號按照公司內(nèi)部機構(gòu)代碼進行編號，如“01”表示綜合管理部，“02”表示財務(wù)部等。4.保管期限號根據(jù)檔案的保管期限進行編號，“1”表示永久保管，“2”表示長期保管（1650年），“3”表示短期保管（115年）。5.件號在每一類檔案中，按照文件排列順序從“1”開始依次編號。例如，一份綜合管理部2023年形成的永久保管的文件，其編號為：全宗號202301100X，其中“00X”為該類文件的件號。（四）整理步驟1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和裝訂，保持文件的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意不要壓住文件字跡，裝訂線應(yīng)距左側(cè)20mm，上下兩端各留20mm。2.分類按照確定的分類方法，將文件材料進行分類，同一類別的文件集中在一起。3.編號根據(jù)編號規(guī)則，對每一份文件進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。4.編目編制檔案目錄，包括檔案號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放。5.裝盒將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、起止件號等信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案庫房公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具檔案庫房應(yīng)配備符合標(biāo)準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。對于重要檔案和利用率較高的檔案，可采取多套備份保管的方式。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如紙張老化、字跡褪色等。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類編號體系進行命名和存儲，確保電子檔案的檢索和利用方便快捷。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護，保證電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案清點與檢查1.定期清點綜合管理部門應(yīng)每年對檔案進行一次全面清點，核對檔案的數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的賬實相符。清點過程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并進行處理。2.不定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行巡查，檢查庫房的環(huán)境條件、檔案裝具的狀況等，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施加以解決。同時，不定期對檔案的保管情況進行抽查，重點檢查重要檔案和易損檔案的保管狀況。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。鑒定小組負責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準和工作計劃，對檔案進行定期鑒定。3.鑒定標(biāo)準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準。一般情況下，保管期限已滿且確無保存價值的檔案可予以銷毀；重要檔案應(yīng)延長保管期限；對于涉及公司重大權(quán)益、歷史沿革等具有長遠保存價值的檔案，應(yīng)永久保管。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息?！稒n案銷毀清單》經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)印本部門及相關(guān)部門的檔案資料，用于工作參考、決策支持、項目論證等。2.外部利用因法律法規(guī)要求、司法訴訟、合作交流等原因，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，外部單位或個人可查閱、借閱公司相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門檔案閱覽室查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性。3.復(fù)印公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍和數(shù)量進行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱期限、歸還時間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。（四）保密規(guī)定1.嚴格保密檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案信息予以保密。未經(jīng)公司主