檔案制度建設(shè)總結(jié)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在工作活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、機(jī)密信息等重要檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理科（室），配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編號(hào)公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.檔案保管與維護(hù)建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案管理工作的成效和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)材料、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容，進(jìn)一步細(xì)分業(yè)務(wù)檔案類別，如市場(chǎng)營銷業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，制定具體的業(yè)務(wù)檔案分類細(xì)則。3.項(xiàng)目檔案類包括公司/組織承擔(dān)的各類工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、專項(xiàng)活動(dòng)等項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過程形成的檔案，如項(xiàng)目申報(bào)材料、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收材料等。4.客戶檔案類主要是公司/組織與客戶往來過程中形成的檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、合同協(xié)議、客戶反饋等方面的檔案。5.財(cái)務(wù)檔案類涵蓋公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的檔案。6.聲像檔案類包括公司/組織在工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料檔案。7.電子檔案類存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子檔案，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別號(hào)順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)本公司/組織的全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]，由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織在檔案管理系統(tǒng)中的唯一標(biāo)識(shí)。3.年度填寫檔案形成的年度，采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為“永久”、“長期（[具體年限]年）”、“短期（[具體年限]年）”。在編號(hào)中，分別用“Y”、“C”、“D”表示。5.類別號(hào)按照檔案分類方案，為每一類檔案編制類別號(hào)。類別號(hào)采用大寫字母或數(shù)字組合表示，如行政管理類用“XZ”表示，市場(chǎng)營銷業(yè)務(wù)檔案用“SC”表示等。6.順序號(hào)每一類檔案按形成時(shí)間先后順序從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2020年形成的行政管理類永久檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]2020YXZ001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：行政管理類：公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免文件、員工培訓(xùn)記錄、考勤記錄、印章使用記錄、證照辦理及變更記錄等。業(yè)務(wù)管理類：各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)開展過程中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)流程文檔等。項(xiàng)目檔案類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算書、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等?？蛻魴n案類：客戶基本信息登記表、客戶需求調(diào)研記錄、業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要、客戶合同、客戶反饋意見等。財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。聲像檔案類：公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)等現(xiàn)場(chǎng)照片、錄音、錄像資料，以及反映公司/組織發(fā)展歷程、企業(yè)文化等方面的聲像資料。電子檔案類：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的各類文件、電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。2.收集要求及時(shí)收集：各部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)整理并移交檔案管理部門，不得積壓。完整齊全：確保收集到的檔案資料完整無缺，能夠全面反映工作活動(dòng)的真實(shí)情況。真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，不得篡改、偽造檔案信息。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法紙質(zhì)檔案整理：按照檔案分類方案，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。每卷（冊(cè)）檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等。卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)，單面書寫的文件在右下角編寫頁號(hào)，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號(hào)。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。電子檔案整理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)電子文件進(jìn)行命名。同時(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，記錄電子檔案的文件名、存儲(chǔ)位置、形成時(shí)間、保管期限等信息，便于檢索和利用。聲像檔案整理：對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類整理，按照形成時(shí)間順序編號(hào)，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要、拍攝（錄制）人等信息。照片應(yīng)沖洗或掃描成高質(zhì)量的圖像文件，錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)換成電子格式保存，并刻錄成光盤備份。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地點(diǎn)，避免建在地下室或低洼地帶。2.庫房面積根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求，合理確定檔案庫房面積。庫房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放、整理、查閱等工作的需要。3.庫房布局檔案庫房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。檔案存放區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架或檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放檔案；整理區(qū)配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、裝訂設(shè)備等，用于檔案的整理和編目工作；查閱區(qū)設(shè)置查閱桌椅，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案；辦公區(qū)用于檔案管理人員辦公，配備辦公家具、通訊設(shè)備、檔案管理軟件等。（二）檔案保管設(shè)備1.密集架選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的密集架，用于存放紙質(zhì)檔案。密集架應(yīng)具備良好的承重能力、防火性能、防潮性能和防蟲性能，能夠有效保護(hù)檔案安全。2.檔案柜根據(jù)檔案存放需要，配備不同規(guī)格的檔案柜，如鐵皮柜、木質(zhì)柜等，用于存放特殊檔案或少量檔案。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠防止檔案受潮、變形、損壞。3.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，將檔案庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間，確保檔案處于適宜的保管環(huán)境。4.防火設(shè)備在檔案庫房內(nèi)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等，如滅火器、消火栓等，確保檔案庫房的消防安全。同時(shí)，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練。5.防蟲防鼠設(shè)備安裝防蟲網(wǎng)、擋鼠板等設(shè)備，防止昆蟲和老鼠進(jìn)入檔案庫房。定期在檔案庫房內(nèi)投放防蟲、防鼠藥物，確保檔案不受蟲害和鼠害。6.存儲(chǔ)介質(zhì)配備足夠的光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，用于備份電子檔案。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保管措施1.上架存放檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列整齊，便于查找和管理。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.電子檔案保管對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問和使用，防止電子檔案信息泄露。六、檔案檢索與利用（一）檔案檢索1.檢索工具建設(shè)建立完善的檔案檢索工具，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案索引等。檔案目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、存放位置等信息，便于快速查找檔案。2.檢索方法檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案檢索方法，能夠根據(jù)檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期等關(guān)鍵詞進(jìn)行快速檢索。同時(shí)，利用檔案管理軟件的檢索功能，提高檢索效率。（二）檔案利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。涉及公司/組織商業(yè)秘密、機(jī)密信息等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批。2.利用手續(xù)查閱檔案：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。借閱檔案：借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.利用限制查閱限制：涉及公司/組織商業(yè)秘密、機(jī)密信息等重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。借閱限制：借閱檔案的期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需長期借閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的重要性、保存價(jià)值、利用頻率等因素，確定檔案的保管期限。3.鑒定程序初步審查：檔案管理部門對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，清理出需要鑒定的檔案清單。詳細(xì)審查：檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和處置意見。形成鑒定報(bào)告：檔案鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等。（二）檔案銷毀1.銷毀審批檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀方式對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀。銷毀