檔案存取管理制度一、總則1.1目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案存取流程，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、查閱、借閱、歸還等檔案存取相關(guān)活動中的管理。1.3基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的流程和方法進行操作。二、檔案管理職責(zé)分工2.1檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓(xùn)。4.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。6.定期對檔案進行安全檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.2各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按照規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.明確專人負責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。4.對本部門形成的檔案進行分類管理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.3檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責(zé)。3.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、保管、統(tǒng)計等。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與編號3.1檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷檔案、項目管理檔案、生產(chǎn)管理檔案等。3.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.人事檔案：包含員工個人基本信息、勞動合同、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價等。5.其他檔案：如聲像檔案、實物檔案等。3.2編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如2023永久001。3.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型制定特定的編號規(guī)則，確保編號能夠清晰反映業(yè)務(wù)內(nèi)容和順序。例如，市場營銷檔案編號為SY2023001，其中SY代表市場營銷業(yè)務(wù)，2023為年份，001為流水號。4.財務(wù)檔案編號：按照會計年度和檔案類別進行編號，如2023會計憑證第1冊。5.人事檔案編號：以員工工號為基礎(chǔ)進行編號，方便查詢和管理。6.其他檔案編號：根據(jù)檔案特點制定相應(yīng)編號規(guī)則，確保編號的科學(xué)性和實用性。四、檔案的收集與整理4.1收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表等，確保檔案的完整性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制或多套備份，以防止檔案丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.2整理方法1.文書檔案整理：按照文件形成時間順序進行排列，區(qū)分不同保管期限，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進行分類，建立檔案目錄，對每份檔案進行編號和編目。3.財務(wù)檔案整理：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類整理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.人事檔案整理：按照員工個人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等類別進行分類，建立人事檔案索引，方便查詢。5.其他檔案整理：根據(jù)檔案特點采用相應(yīng)的整理方法，如聲像檔案應(yīng)標(biāo)注錄制時間、地點、內(nèi)容等信息，實物檔案應(yīng)進行詳細登記。五、檔案的保管5.1保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年等不同期限，對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。5.2保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防鼠等安全防護設(shè)施。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。5.3檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果進行詳細記錄，形成檔案清查報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與借閱6.1查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。如需摘錄或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并注明出處。6.2借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如因特殊情況需要帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護措施。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的利用與統(tǒng)計7.1利用方式1.為公司內(nèi)部各項工作提供檔案信息支持，如為決策提供參考依據(jù)、為業(yè)務(wù)辦理提供證明材料等。2.開展檔案編研工作，編寫檔案資料匯編、大事記等，為公司文化建設(shè)和歷史研究服務(wù)。3.根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，為外部單位或個人提供檔案查閱服務(wù)，但必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。7.2統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案的查閱、借閱、利用效果等情況進行詳細記錄統(tǒng)計。2.定期對檔案利用情況進行分析總結(jié)，形成檔案利用統(tǒng)計報告，為公司檔案管理工作的改進提供參考依據(jù)。八、檔案的鑒定與銷毀8.1鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。8.2鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。8.3鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源和歷史背景進行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考檔案的利用情況，評估其在公司各項工作中的作用。3.結(jié)合國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確定檔案的保管期限是否合理。8.4銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。3