檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱和利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，定期檢查檔案管理情況。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進行鑒定和銷毀。5.負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，為公司各項工作提供檔案支持。6.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交檔案。2.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，及時提供檔案管理所需的信息和資料。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門及員工在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)作為檔案進行管理。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，做到內(nèi)容真實、格式規(guī)范、手續(xù)完備。（二）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負責(zé)收集，并在活動結(jié)束后及時移交綜合管理部門。3.公司員工在辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)將工作中形成的文件材料及時交本部門兼職檔案員歸檔。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息資源共享。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。3.人事檔案：按照干部檔案和工人檔案分別進行分類，每類檔案再按照履歷、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨團、獎勵、處分、工資、任免、出國（境）、勞動合同、其他等類別進行細分。4.財務(wù)檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等類別進行分類。5.聲像檔案：按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）和內(nèi)容主題進行分類。6.電子檔案：按照文件類型、年度、保管期限等進行分類。（三）整理要求1.文書檔案：對收集到的文件材料進行分類、排列、編號、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄和全宗卷。2.科技檔案：對項目文件材料進行分類、組卷、編號、編目、裝訂等工作，繪制竣工圖，編制項目檔案目錄和項目檔案總清單。3.人事檔案：對檔案材料進行鑒別、整理、分類、編號、裝訂等工作，建立檔案目錄和檔案信息化管理系統(tǒng)。4.財務(wù)檔案：對會計憑證、賬簿、報表等進行整理、裝訂、編號，編制財務(wù)檔案目錄。5.聲像檔案：對照片、錄音帶、錄像帶、光盤等進行整理、編號、編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。6.電子檔案：對電子文件進行分類、命名、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（四）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將整理好的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門對接收的檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知移交部門進行整改。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管要求1.按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號順序，將檔案排列上架，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對檔案庫房的溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等情況進行定期檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則與組織1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案的保管期限、鑒定方法和程序等內(nèi)容。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.檔案鑒定小組對銷毀清冊進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀要求1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點由專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。2.銷毀檔案時，應(yīng)將銷毀清冊作為檔案資料永久保存。3.對已銷毀的檔案應(yīng)進行登記，注明銷毀時間、地點、方式等信息。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司綜合管理部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的地點進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱場所的管理制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案時，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員對查閱的檔案內(nèi)容負有保密責(zé)任，不得泄露檔案信息。（三）利用服務(wù)1.綜合管理部門應(yīng)積極為公司各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對于重要檔案的利用，綜合管理部門應(yīng)安排專人協(xié)助查閱人員進行查閱，并做好相關(guān)記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理要求1.按照檔案信息化管理的要求，對檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、錄入、存儲等工作。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等進行管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子圖像文件，按照檔案整理要求進行分類、命名、存儲。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.信息檢索：通過檔案信息化管理系統(tǒng)，按照關(guān)鍵詞、分類號、年度等條件進行檔案信息