絕密檔案保管制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織絕密檔案的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范絕密檔案的保管流程，明確各部門(mén)及人員在檔案保管中的職責(zé)，保障公司/組織的核心利益和正常運(yùn)營(yíng)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及絕密級(jí)檔案的所有部門(mén)和人員。絕密檔案包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機(jī)密、高級(jí)管理人員信息、重要客戶(hù)資料等。（三）基本原則1.安全保密原則確保絕密檔案在保管過(guò)程中的安全性，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。采取必要的安全措施，包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、人員安全等方面的保障。2.集中管理原則絕密檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，避免分散保管帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)。3.規(guī)范操作原則明確檔案保管的各項(xiàng)操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、歸還等操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.定期審查原則定期對(duì)絕密檔案的保管情況進(jìn)行審查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的絕密檔案保管室，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)備。保管室應(yīng)具備良好的密封性和獨(dú)立性，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案保管人員職責(zé)1.檔案接收與登記負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的絕密檔案，對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、移交時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)登記。核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。2.檔案整理與分類(lèi)按照檔案的類(lèi)別、年份、保管期限等進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立清晰的檔案目錄索引。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并確保備份存儲(chǔ)在安全的位置。3.檔案存儲(chǔ)與保管將整理好的檔案妥善存儲(chǔ)在保管室內(nèi)，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和排列順序存放。定期檢查檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，確保溫度、濕度等條件符合要求。對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，核實(shí)檔案的數(shù)量和狀態(tài)。4.檔案借閱管理嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，審查借閱申請(qǐng)，確保借閱目的正當(dāng)、合理。對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)和登記，明確借閱期限和歸還要求。跟蹤借閱檔案的使用情況，督促借閱人員按時(shí)歸還。5.檔案安全維護(hù)負(fù)責(zé)保管室的日常安全管理，檢查安全設(shè)施的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。加強(qiáng)對(duì)保管室的巡查，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。對(duì)可能影響檔案安全的事件及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。6.檔案保密教育協(xié)助公司/組織開(kāi)展檔案保密教育工作，向員工宣傳檔案保密知識(shí)和重要性。對(duì)新入職員工進(jìn)行檔案保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任感。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的絕密檔案，應(yīng)及時(shí)整理并移交至檔案保管機(jī)構(gòu)。移交時(shí)，填寫(xiě)《絕密檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門(mén)等信息。2.對(duì)于外部接收的絕密檔案，如合作協(xié)議、重要函件等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)接收，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案保管機(jī)構(gòu)。接收時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性進(jìn)行審核。（二）檔案整理1.檔案保管人員按照檔案的性質(zhì)、類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單；對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子索引，確保檔案能夠快速準(zhǔn)確地檢索。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物和易褪色的紙張。對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行劃分，確定不同的保管方式和存儲(chǔ)位置。四、檔案存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)采用專(zhuān)用的檔案柜存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可進(jìn)行備份存儲(chǔ)在異地。2.電子檔案存儲(chǔ)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，分別存儲(chǔ)在不同的地理位置。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.保管室的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.保管室內(nèi)應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，避免陽(yáng)光直射檔案。3.定期對(duì)保管室的環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。（三）檔案保護(hù)措施1.防火措施保管室內(nèi)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。對(duì)檔案進(jìn)行防火包裝，如使用防火袋、防火箱等。制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案。2.防盜措施保管室安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控?cái)z像頭等安全設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入保管室。對(duì)進(jìn)入保管室的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記，記錄進(jìn)入時(shí)間和離開(kāi)時(shí)間。3.防潮防蟲(chóng)措施在檔案柜內(nèi)放置防潮劑、防蟲(chóng)藥等，防止檔案受潮、生蟲(chóng)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮或生蟲(chóng)的檔案及時(shí)采取處理措施。4.防磁措施對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的檔案，應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁柜、防磁袋等。避免將磁性介質(zhì)靠近強(qiáng)磁場(chǎng)源，防止檔案信息被磁化丟失。五、檔案借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱絕密檔案，應(yīng)填寫(xiě)《絕密檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字，確保借閱申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或敏感信息的借閱申請(qǐng)，還需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案保管機(jī)構(gòu)收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的、借閱期限、借閱人員的身份和權(quán)限等。2.對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，檔案保管人員在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量等信息。對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知借閱人員，并說(shuō)明原因。（三）借閱登記1.借閱人員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案保管室辦理借閱手續(xù)。檔案保管人員對(duì)借閱人員的身份進(jìn)行核實(shí)，登記借閱人員的姓名、部門(mén)、聯(lián)系方式、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人員應(yīng)在《絕密檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取借閱的檔案。檔案保管人員應(yīng)向借閱人員詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。（四）檔案使用1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)使用檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。如需在公司/組織外使用檔案，應(yīng)提前向檔案保管機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，并獲得批準(zhǔn)。2.在使用檔案過(guò)程中，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)事先向檔案保管機(jī)構(gòu)申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.借閱人員使用檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管室。檔案保管人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與借閱人員溝通解決。（五）借閱期限絕密檔案的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案保管機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。六、檔案保密與安全檢查（一）保密措施1.對(duì)接觸絕密檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案保管室和辦公區(qū)域設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒員工注意保密。3.限制檔案保管室的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入。對(duì)進(jìn)入保管室的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，采用加密技術(shù)，確保檔案信息的安全。對(duì)于重要的檔案?jìng)鬏敚瑧?yīng)進(jìn)行專(zhuān)人護(hù)送或采用安全的傳輸渠道。（二）安全檢查1.檔案保管機(jī)構(gòu)定期對(duì)保管室的安全設(shè)施進(jìn)行檢查，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)備的運(yùn)行情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修或更換，確保安全設(shè)施的正常運(yùn)行。2.每月對(duì)檔案進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、狀態(tài)和存儲(chǔ)位置。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或異常情況，應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)查，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.定期對(duì)檔案保管人員進(jìn)行安全意識(shí)教育和培訓(xùn)，提高其安全防范意識(shí)和應(yīng)急處理能力。制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠迅速有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。七、檔案銷(xiāo)毀與處置（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案超過(guò)保管期限，且已無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些檔案不再需要保存的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案在保管過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、無(wú)法修復(fù)，且已無(wú)使用價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀審批1.檔案保管機(jī)構(gòu)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《絕密檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)審核，包括檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，由檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。（三）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在專(zhuān)門(mén)的銷(xiāo)毀場(chǎng)地進(jìn)行，并有專(zhuān)人監(jiān)督，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。2.對(duì)于電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除或格式化的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。（四）銷(xiāo)毀記錄1.對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳