食品檔案制度一、總則（一）目的為加強公司食品管理，規(guī)范食品檔案建立與管理工作，確保食品從采購到銷售全過程可追溯，保障食品安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的所有部門及人員。（三）基本原則1.真實性原則：食品檔案應(yīng)如實記錄食品相關(guān)信息，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋食品從源頭到終端的各個環(huán)節(jié)信息，保證檔案完整無缺。3.可追溯性原則：通過檔案能夠快速準(zhǔn)確追溯食品的來源、流向及相關(guān)操作情況。4.規(guī)范性原則：檔案建立與管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保格式一致、內(nèi)容規(guī)范。二、食品檔案的建立（一）采購環(huán)節(jié)檔案1.供應(yīng)商檔案供應(yīng)商基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照注冊號、食品生產(chǎn)許可證編號（或食品經(jīng)營許可證編號）等。供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本、食品生產(chǎn)許可證（或食品經(jīng)營許可證）副本復(fù)印件等。供應(yīng)商實地考察報告，記錄考察時間、考察人員、考察內(nèi)容及結(jié)論等。供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告，定期收集其提供食品的質(zhì)量檢測合格證明。與供應(yīng)商簽訂的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、食品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。2.采購訂單檔案采購訂單編號、日期、采購食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等詳細(xì)信息。訂單對應(yīng)的供應(yīng)商信息及訂單執(zhí)行情況記錄，如到貨日期、驗收情況等。（二）儲存環(huán)節(jié)檔案1.食品入庫記錄入庫日期、食品名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫人員等信息。食品入庫時的質(zhì)量驗收記錄，包括外觀、感官指標(biāo)、包裝完整性等驗收情況，驗收人員簽字確認(rèn)。2.庫存盤點記錄定期（每月或每季度）進行庫存盤點，記錄盤點日期、食品名稱、規(guī)格、批次、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈盤虧情況及原因分析等。盤點人員簽字確認(rèn)，對盤盈盤虧情況提出處理意見及整改措施。3.倉庫溫濕度記錄每日記錄倉庫內(nèi)不同區(qū)域的溫度、濕度數(shù)據(jù)，確保儲存環(huán)境符合食品要求。記錄人員簽字，如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，及時采取調(diào)控措施并記錄處理情況。（三）加工環(huán)節(jié)檔案1.加工過程記錄食品加工日期、名稱、規(guī)格、批次、加工人員、加工設(shè)備等信息。詳細(xì)記錄加工工藝流程，包括各環(huán)節(jié)的操作步驟、參數(shù)控制（如溫度、時間、壓力等）、添加的輔料名稱及用量等。加工過程中的質(zhì)量檢驗記錄，如半成品檢驗結(jié)果、成品檢驗報告等，檢驗人員簽字確認(rèn)。2.食品添加劑使用記錄記錄食品添加劑的名稱、使用日期、使用量、使用食品名稱、規(guī)格、批次等信息。使用人員簽字，確保食品添加劑使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。（四）銷售環(huán)節(jié)檔案1.銷售記錄銷售日期、食品名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量、單價、總價、購買客戶名稱、聯(lián)系方式等信息。銷售發(fā)票或銷售憑證存根，記錄銷售交易明細(xì)。2.客戶反饋記錄收集客戶對食品質(zhì)量、口感、包裝等方面的反饋意見，記錄反饋日期、客戶名稱、聯(lián)系方式、反饋內(nèi)容等。對客戶反饋問題及時進行處理，記錄處理過程及結(jié)果，處理人員簽字確認(rèn)。三、食品檔案的管理（一）檔案分類與編號1.分類：按照采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)對食品檔案進行分類。2.編號：為每個檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息，便于查詢和管理。例如，采購環(huán)節(jié)供應(yīng)商檔案編號格式為：CG[年份][順序號]；采購訂單檔案編號格式為：CGD[年份][順序號]等。（二）檔案存儲1.存儲方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中，確保存放整齊、便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器的專用文件夾中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲環(huán)境：檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲，溫度和濕度適宜，確保檔案保存完好。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食品檔案的，應(yīng)填寫《食品檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱食品檔案的，應(yīng)填寫《食品檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。歸還時檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案更新與維護1.定期更新：各環(huán)節(jié)責(zé)任人應(yīng)定期對食品檔案進行更新，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。采購環(huán)節(jié)應(yīng)及時更新供應(yīng)商信息、采購訂單執(zhí)行情況等；儲存環(huán)節(jié)應(yīng)更新庫存盤點記錄、倉庫溫濕度記錄等；加工環(huán)節(jié)應(yīng)更新加工過程記錄、食品添加劑使用記錄等；銷售環(huán)節(jié)應(yīng)更新銷售記錄、客戶反饋記錄等。2.動態(tài)維護：在食品管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或有新的情況發(fā)生，應(yīng)及時進行修改和補充，確保檔案與實際情況相符。同時，對檔案中涉及的過期或不再使用的信息，應(yīng)進行妥善處理，避免干擾檔案管理工作。四、食品檔案的保存期限（一）采購環(huán)節(jié)檔案1.供應(yīng)商檔案：自與供應(yīng)商終止合作后保存[X]年。2.采購訂單檔案：自訂單執(zhí)行完畢后保存[X]年。（二）儲存環(huán)節(jié)檔案1.食品入庫記錄：保存至食品保質(zhì)期結(jié)束后[X]年。2.庫存盤點記錄：保存[X]年。3.倉庫溫濕度記錄：保存[X]年。（三）加工環(huán)節(jié)檔案1.加工過程記錄：保存至食品保質(zhì)期結(jié)束后[X]年。2.食品添加劑使用記錄：保存[X]年。（四）銷售環(huán)節(jié)檔案1.銷售記錄：保存[X]年。2.客戶反饋記錄：保存[X]年。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對食品檔案建立與管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及檔案存儲、查閱、借閱等管理情況。2.不定期抽查：公司管理層可根據(jù)工作需要，不定期對食品檔案進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（二）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達《整改通知書》，明確整改要求和整改期限。