檔案聽證制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本檔案聽證制度。本制度旨在通過建立公正、透明、有序的檔案聽證程序，對(duì)涉及檔案管理的重大事項(xiàng)進(jìn)行審查和決策，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，促進(jìn)公司檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)在檔案管理過程中涉及的各類聽證事項(xiàng)，包括但不限于檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。同時(shí)，對(duì)于與公司檔案管理相關(guān)的外部合作項(xiàng)目、法律糾紛等涉及檔案證據(jù)的情況，也適用本制度。（三）基本原則1.合法性原則：檔案聽證活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保聽證程序的合法性和公正性。2.公正性原則：聽證過程應(yīng)秉持公正、公平的態(tài)度，保障各方當(dāng)事人的合法權(quán)益，不偏袒任何一方。3.公開性原則：除涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息外，聽證活動(dòng)應(yīng)向相關(guān)利益方公開，接受社會(huì)監(jiān)督。4.及時(shí)性原則：檔案聽證活動(dòng)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，避免因聽證延誤導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。5.便民性原則：聽證程序應(yīng)盡可能簡(jiǎn)便、快捷，方便當(dāng)事人參與，降低當(dāng)事人的參與成本。二、聽證組織與人員（一）聽證委員會(huì)公司設(shè)立檔案聽證委員會(huì)，作為檔案聽證活動(dòng)的決策機(jī)構(gòu)。聽證委員會(huì)由公司高層管理人員、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。聽證委員會(huì)設(shè)主任一名，由公司分管檔案管理工作的副總經(jīng)理擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持聽證委員會(huì)會(huì)議，決定聽證事項(xiàng)的最終結(jié)果。（二）聽證主持人聽證主持人由聽證委員會(huì)指定，一般應(yīng)具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、法律知識(shí)和良好的溝通協(xié)調(diào)能力。聽證主持人負(fù)責(zé)組織聽證活動(dòng)，確保聽證程序的順利進(jìn)行，維護(hù)聽證秩序，保障各方當(dāng)事人的合法權(quán)益。（三）聽證記錄員聽證記錄員負(fù)責(zé)對(duì)聽證過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括聽證時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、聽證內(nèi)容、各方意見等。聽證記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，作為檔案保存，以備后續(xù)查閱和參考。（四）聽證參與人聽證參與人包括檔案管理部門工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員、檔案所有者或相關(guān)利益方、證人等。聽證參與人應(yīng)按照聽證主持人的要求，如實(shí)提供與聽證事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)、資料和信息，積極參與聽證活動(dòng)，維護(hù)自身合法權(quán)益。三、聽證范圍與事項(xiàng)（一）檔案收集環(huán)節(jié)1.涉及重大項(xiàng)目、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案收集范圍存在爭(zhēng)議時(shí)，相關(guān)部門或利益方可以申請(qǐng)聽證。例如，在公司開展一項(xiàng)大型投資項(xiàng)目時(shí)，對(duì)于項(xiàng)目前期調(diào)研、可行性研究、合同簽訂等過程中形成的檔案資料收集范圍，不同部門可能有不同意見，此時(shí)可通過聽證來確定合理的收集范圍。2.檔案所有者對(duì)檔案移交時(shí)間、方式等有異議，且可能影響公司檔案整體管理秩序時(shí)，可啟動(dòng)聽證程序。（二）檔案整理環(huán)節(jié)1.檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則等整理規(guī)范的制定和調(diào)整，涉及多個(gè)部門利益或?qū)n案管理效率有重大影響時(shí)，應(yīng)組織聽證。例如，公司因業(yè)務(wù)拓展需要調(diào)整檔案分類體系，可能會(huì)對(duì)各部門檔案整理工作產(chǎn)生較大影響，此時(shí)需通過聽證聽取各方意見。2.對(duì)于檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的疑難問題，如文件歸屬、分類錯(cuò)誤等，相關(guān)部門或人員對(duì)處理結(jié)果有異議時(shí)，可申請(qǐng)聽證。（三）檔案保管環(huán)節(jié)1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的選擇、變更，以及保管條件的確定和調(diào)整，可能影響檔案安全和完整性時(shí)，需進(jìn)行聽證。例如，公司計(jì)劃搬遷檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)，涉及新存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全性、環(huán)境條件等因素，需要通過聽證評(píng)估對(duì)檔案保管的影響。2.檔案保管期限的確定存在爭(zhēng)議，特別是對(duì)于一些重要且具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，相關(guān)部門或利益方認(rèn)為保管期限不合理時(shí)，可申請(qǐng)聽證。（四）檔案利用環(huán)節(jié)1.檔案查閱、借閱權(quán)限的設(shè)定和調(diào)整，涉及公司內(nèi)部不同部門或外部合作方的利益，引發(fā)爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)組織聽證。例如，公司為加強(qiáng)信息安全管理，擬調(diào)整部分檔案的查閱權(quán)限范圍，可能會(huì)引起相關(guān)部門或人員的不滿，此時(shí)需通過聽證來平衡各方利益。2.對(duì)于檔案利用過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為的認(rèn)定和處理，當(dāng)事人對(duì)處理結(jié)果不服時(shí)，可申請(qǐng)聽證。（五）檔案鑒定環(huán)節(jié)1.檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的制定和調(diào)整過程中，相關(guān)部門或?qū)＜覍?duì)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容存在分歧，影響檔案鑒定工作的準(zhǔn)確性和公正性時(shí)，需進(jìn)行聽證。例如，隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)變化，原有的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)可能不再適用，需要重新制定，此時(shí)通過聽證廣泛征求意見。2.對(duì)具體檔案的價(jià)值鑒定結(jié)果存在爭(zhēng)議，如某份檔案是否應(yīng)銷毀、是否具有重要保存價(jià)值等，相關(guān)部門或人員可申請(qǐng)聽證。（六）檔案銷毀環(huán)節(jié)1.檔案銷毀計(jì)劃的制定和實(shí)施，涉及多個(gè)部門的檔案資產(chǎn)，且可能對(duì)公司歷史記錄和業(yè)務(wù)連續(xù)性產(chǎn)生影響時(shí)，應(yīng)組織聽證。例如，公司擬集中銷毀一批過期檔案，可能會(huì)引起部分部門對(duì)檔案留存必要性的質(zhì)疑，此時(shí)需通過聽證來綜合評(píng)估。2.對(duì)于檔案銷毀過程中的監(jiān)督和管理措施的確定，相關(guān)部門或人員有不同意見，影響銷毀工作的順利進(jìn)行時(shí)，可申請(qǐng)聽證。四、聽證程序（一）聽證申請(qǐng)1.符合聽證范圍的事項(xiàng)，相關(guān)部門或利益方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以書面形式向檔案聽證委員會(huì)提出聽證申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)明確聽證事項(xiàng)的具體內(nèi)容、申請(qǐng)理由、相關(guān)證據(jù)材料等。2.檔案聽證委員會(huì)在收到聽證申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審查，判斷申請(qǐng)事項(xiàng)是否屬于聽證范圍，申請(qǐng)材料是否齊全、符合要求。如申請(qǐng)材料不符合要求，應(yīng)通知申請(qǐng)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充完善。（二）聽證通知1.經(jīng)審查，聽證申請(qǐng)符合要求的，檔案聽證委員會(huì)應(yīng)在決定聽證之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，向聽證參與人發(fā)出聽證通知。聽證通知應(yīng)包括聽證時(shí)間、地點(diǎn)、聽證事項(xiàng)、聽證主持人及記錄員信息、聽證參與人的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。2.聽證參與人應(yīng)在收到聽證通知后，按照通知要求準(zhǔn)時(shí)參加聽證。如因特殊原因不能參加聽證，應(yīng)提前向檔案聽證委員會(huì)請(qǐng)假，并說明理由。未經(jīng)許可無故缺席聽證的，視為放棄聽證權(quán)利。（三）聽證準(zhǔn)備1.聽證主持人應(yīng)在聽證前熟悉聽證事項(xiàng)的相關(guān)情況，組織聽證記錄員做好聽證準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備聽證所需的文件、資料、設(shè)備等。2.聽證主持人應(yīng)根據(jù)聽證事項(xiàng)的復(fù)雜程度和涉及范圍，合理確定聽證參與人的發(fā)言順序和時(shí)間限制，并提前告知聽證參與人。3.聽證參與人應(yīng)在聽證前充分準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)、資料和意見，以便在聽證過程中能夠準(zhǔn)確、全面地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。（四）聽證舉行1.聽證開始時(shí)，聽證主持人應(yīng)宣布聽證紀(jì)律和注意事項(xiàng)，介紹聽證參與人及聽證事項(xiàng)的基本情況。2.聽證過程中，聽證主持人應(yīng)引導(dǎo)各方當(dāng)事人圍繞聽證事項(xiàng)進(jìn)行陳述、舉證、質(zhì)證和辯論。各方當(dāng)事人應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)言順序和時(shí)間限制進(jìn)行發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言。如有需要，聽證主持人可以詢問當(dāng)事人、證人，要求其對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行解釋和說明。3.聽證記錄員應(yīng)如實(shí)記錄聽證過程，包括各方當(dāng)事人的發(fā)言內(nèi)容、出示的證據(jù)、質(zhì)證和辯論情況等。記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。（五）聽證終結(jié)1.各方當(dāng)事人陳述、舉證、質(zhì)證和辯論結(jié)束后，聽證主持人應(yīng)宣布聽證終結(jié)。聽證主持人可以根據(jù)聽證情況，對(duì)聽證事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)和歸納，詢問各方當(dāng)事人是否還有其他意見。2.聽證終結(jié)后，聽證參與人應(yīng)在聽證記錄上簽字確認(rèn)。聽證記錄員應(yīng)及時(shí)整理聽證記錄，形成聽證報(bào)告，提交給檔案聽證委員會(huì)。（六）聽證決定1.檔案聽證委員會(huì)應(yīng)根據(jù)聽證報(bào)告，對(duì)聽證事項(xiàng)進(jìn)行審議和決策。聽證委員會(huì)成員應(yīng)充分發(fā)表意見，對(duì)聽證事項(xiàng)進(jìn)行綜合評(píng)估，依據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況，做出公正、合理的決定。2.聽證委員會(huì)的決定應(yīng)以書面形式通知聽證參與人。決定內(nèi)容應(yīng)包括聽證事項(xiàng)的結(jié)論、理由和依據(jù)等。如聽證參與人對(duì)決定不服，可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級(jí)主管部門申請(qǐng)復(fù)議或向相關(guān)法律機(jī)構(gòu)提起訴訟。五、聽證記錄與檔案管理（一）聽證記錄的內(nèi)容聽證記錄應(yīng)詳細(xì)記錄聽證過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括：1.聽證的基本信息，如聽證時(shí)間、地點(diǎn)、聽證主持人、記錄員、聽證參與人等。2.各方當(dāng)事人的陳述內(nèi)容，包括對(duì)聽證事項(xiàng)的觀點(diǎn)、理由、證據(jù)等。3.舉證、質(zhì)證過程，各方當(dāng)事人出示的證據(jù)材料以及對(duì)證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性、合法性的辯論情況。4.辯論環(huán)節(jié)，各方當(dāng)事人圍繞聽證事項(xiàng)展開的辯論焦點(diǎn)、觀點(diǎn)及理由。5.聽證主持人與各方當(dāng)事人、證人之間的詢問與回答情況。6.其他與聽證事項(xiàng)有關(guān)的重要信息。（二）聽證記錄的保存聽證記錄作為公司檔案管理的重要組成部分，應(yīng)按照公司檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行妥善保存。一般情況下，聽證記錄應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查閱和參考。保存方式可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的形式，確保記錄的完整性和可追溯性。（三）聽證記錄的查閱與利用1.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱聽證記錄的，應(yīng)按照公司檔案查閱制度的規(guī)定，填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀聽證記錄。2.涉及公司外部合作項(xiàng)目、法律糾紛等特殊情況，需要查閱聽證記錄作為證據(jù)使用的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保查閱過程合法合規(guī)。未經(jīng)檔案管理部門同意，任何單位和個(gè)人不得擅自將聽證記錄提供給外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，提出合理的處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后