財(cái)務(wù)檔案制度管理一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱(chēng)財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等其他資料。（四）管理原則財(cái)務(wù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密的原則。公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理崗位，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、查閱、銷(xiāo)毀等工作。各部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)檔案管理工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整和安全。二、財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他類(lèi)：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)審批文件、財(cái)務(wù)印章使用記錄等。（二）編號(hào)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)方法如下：1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：按照年份和月份順序編號(hào)，如“20XX年X月第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別編號(hào)，如“總賬20XX”、“明細(xì)賬20XX科目名稱(chēng)”、“日記賬20XX”。固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號(hào)進(jìn)行編號(hào)。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：按照年份和報(bào)告期編號(hào)，如“20XX年度財(cái)務(wù)報(bào)告”、“20XX年第X季度財(cái)務(wù)報(bào)告”。4.其他類(lèi)：按照資料的性質(zhì)和時(shí)間順序編號(hào)，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月”、“經(jīng)濟(jì)合同合同名稱(chēng)簽訂日期”。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期收集各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后及時(shí)整理裝訂，記賬憑證應(yīng)連同所附原始憑證按照編號(hào)順序排列，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線封簽處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的方法進(jìn)行結(jié)賬、打印，并整理裝訂成冊(cè)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)編制完成，并及時(shí)報(bào)送有關(guān)部門(mén)和人員。同時(shí)，應(yīng)將財(cái)務(wù)報(bào)告的紙質(zhì)和電子文檔進(jìn)行歸檔保存。5.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間和性質(zhì)，及時(shí)收集歸檔。（二）整理1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)清晰。2.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于字跡模糊、難以辨認(rèn)的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行抄寫(xiě)或打印。3.整理后的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限財(cái)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案的保管期限如下：1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為15年。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為15年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為3年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為永久。4.其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為5年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年；審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告保管期限為永久；經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議保管期限為至合同履行完畢后10年；財(cái)務(wù)審批文件、財(cái)務(wù)印章使用記錄保管期限為15年。（二）保管地點(diǎn)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，不得隨意堆放或混淆。對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房的鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等工作，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或個(gè)人身份證件，并填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)借閱。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。六、財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷(xiāo)毀程序1.公司應(yīng)成立財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀鑒定小組，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、審計(jì)人員、檔案管理人員等組成。銷(xiāo)毀鑒定小組應(yīng)對(duì)擬銷(xiāo)毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.經(jīng)銷(xiāo)毀鑒定小組審查同意銷(xiāo)毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)編制《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息?！敦?cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人簽字批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》與銷(xiāo)毀檔案是否一致，確保銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司法定代表人或授權(quán)代表人。七、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）數(shù)據(jù)備份1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存放，并異地存儲(chǔ)。2.備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限應(yīng)與財(cái)務(wù)檔案的保管期限一致。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）數(shù)據(jù)安全1.公司應(yīng)建立健全財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)的人員不得訪問(wèn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成破壞。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)和殺毒處理，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)妥善保管個(gè)人的賬號(hào)和密碼，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)和密碼被盜用或泄露，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。（三）電子檔案管理1.公司應(yīng)建立電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、利用等管理。電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密、用戶權(quán)限管理等功能。2.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)和編號(hào)方法進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)，并在電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的索引。電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并