檔案溫度濕度制度一、總則（一）目的為確保公司檔案的安全與完整，延長檔案的使用壽命，特制定本檔案溫度濕度制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度管理，保障檔案信息的真實(shí)性、可讀性和可用性，為公司的各項(xiàng)工作提供可靠的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的各類檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。（三）基本原則1.遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.以保護(hù)檔案為核心，通過科學(xué)合理的溫濕度控制，減少檔案因環(huán)境因素受損的風(fēng)險(xiǎn)。3.堅(jiān)持預(yù)防為主、綜合治理的方針，建立健全溫濕度監(jiān)測與調(diào)控機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。4.注重成本效益，在滿足檔案保護(hù)要求的前提下，合理控制溫濕度管理成本。二、檔案存儲(chǔ)環(huán)境溫濕度標(biāo)準(zhǔn)（一）溫度標(biāo)準(zhǔn)1.一般情況下，檔案庫的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間。2.在夏季高溫時(shí)期，當(dāng)環(huán)境溫度超過24℃時(shí)，應(yīng)采取有效的降溫措施，確保檔案庫溫度不超過24℃。3.在冬季寒冷時(shí)期，當(dāng)環(huán)境溫度低于14℃時(shí)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋Ｅ胧箼n案庫溫度保持在14℃以上。（二）濕度標(biāo)準(zhǔn)1.檔案庫的相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.當(dāng)相對(duì)濕度超過60%時(shí)，應(yīng)采取除濕措施，如使用除濕機(jī)等設(shè)備，降低濕度。3.當(dāng)相對(duì)濕度低于45%時(shí)，應(yīng)采取加濕措施，如放置水盆、使用加濕器等方式，增加濕度。三、溫濕度監(jiān)測與記錄（一）監(jiān)測設(shè)備1.在檔案庫內(nèi)安裝溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案庫的溫濕度變化情況。溫濕度傳感器應(yīng)具備高精度、穩(wěn)定性好、可靠性強(qiáng)等特點(diǎn)，能夠準(zhǔn)確反映檔案庫內(nèi)的實(shí)際溫濕度數(shù)據(jù)。2.溫濕度傳感器應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。校準(zhǔn)周期為每年一次，由專業(yè)技術(shù)人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。（二）監(jiān)測頻率1.溫濕度傳感器應(yīng)實(shí)時(shí)采集數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸至檔案管理系統(tǒng)或?qū)ｉT的監(jiān)測軟件。2.檔案管理人員應(yīng)每天定時(shí)查看溫濕度監(jiān)測數(shù)據(jù)，記錄溫濕度的變化情況。查看時(shí)間為上午9:0010:00和下午14:0015:00，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)溫濕度異常情況。（三）記錄要求1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫溫濕度記錄表，記錄內(nèi)容包括日期、時(shí)間、溫度、濕度等信息。記錄表應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.溫濕度記錄表應(yīng)妥善保存，保存期限為檔案的保管期限。保存期滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。3.對(duì)于溫濕度異常的數(shù)據(jù)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，并及時(shí)采取相應(yīng)的處理措施。同時(shí)，應(yīng)分析溫濕度異常的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似情況再次發(fā)生。四、溫濕度調(diào)控措施（一）降溫措施1.當(dāng)檔案庫溫度超過24℃時(shí)，應(yīng)優(yōu)先采用自然通風(fēng)的方式進(jìn)行降溫。打開檔案庫的門窗，利用自然風(fēng)降低庫內(nèi)溫度。2.若自然通風(fēng)效果不佳，可啟動(dòng)空調(diào)設(shè)備進(jìn)行降溫?？照{(diào)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保制冷效果良好?？照{(diào)的設(shè)定溫度應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，以保持檔案庫溫度在14℃24℃之間。3.在空調(diào)設(shè)備運(yùn)行過程中，應(yīng)注意保持空氣流通，避免形成局部高溫或低溫區(qū)域?？赏ㄟ^調(diào)整空調(diào)出風(fēng)口的方向、增加通風(fēng)管道等方式，改善空氣循環(huán)效果。（二）保暖措施1.在冬季寒冷時(shí)期，當(dāng)檔案庫溫度低于14℃時(shí)，應(yīng)關(guān)閉檔案庫的門窗，防止冷空氣進(jìn)入。2.可在檔案庫內(nèi)安裝暖氣設(shè)備或使用電暖器等進(jìn)行保暖。暖氣設(shè)備應(yīng)定期檢查維護(hù)，確保供暖效果穩(wěn)定。電暖器應(yīng)放置在安全位置，避免引發(fā)火災(zāi)等安全事故。3.對(duì)于一些對(duì)溫度較為敏感的檔案，可采用密封包裝、放置保溫材料等方式進(jìn)行額外保護(hù)，減少溫度變化對(duì)檔案的影響。（三）除濕措施1.當(dāng)檔案庫相對(duì)濕度超過60%時(shí)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)除濕機(jī)進(jìn)行除濕。除濕機(jī)應(yīng)根據(jù)檔案庫的面積和濕度情況合理配置，確保除濕效果良好。2.在除濕過程中，應(yīng)注意定期清理除濕機(jī)的濾網(wǎng)，防止濾網(wǎng)堵塞影響除濕效果。同時(shí)，應(yīng)檢查排水管道是否暢通，避免積水。3.可在檔案庫內(nèi)放置適量的干燥劑，如氯化鈣、硅膠等，輔助除濕。干燥劑應(yīng)定期更換或進(jìn)行再生處理，確保其除濕效果。（四）加濕措施1.當(dāng)檔案庫相對(duì)濕度低于45%時(shí)，可通過放置水盆、使用加濕器等方式進(jìn)行加濕。水盆應(yīng)放置在檔案庫內(nèi)通風(fēng)良好的位置，定期加水保持濕度。2.加濕器應(yīng)選擇適合檔案庫環(huán)境的型號(hào)，確保加濕均勻、無水滴飛濺。在使用加濕器過程中，應(yīng)注意定期清潔，防止滋生細(xì)菌和霉菌。3.可通過在檔案庫內(nèi)種植一些對(duì)濕度要求較高的植物，如綠蘿、吊蘭等，增加空氣濕度。同時(shí)，應(yīng)注意植物的養(yǎng)護(hù)，避免植物生長不良或病蟲害影響檔案庫環(huán)境。五、檔案存儲(chǔ)設(shè)施與布局（一）檔案庫建設(shè)要求1.檔案庫應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置建設(shè)。避免建在地下室、低洼地帶或靠近水源的地方，防止地下水滲漏、雨水倒灌等情況對(duì)檔案造成損害。2.檔案庫的墻體應(yīng)采用防潮、防火、隔音性能良好的材料建造，如磚墻、加氣混凝土墻等。墻面應(yīng)進(jìn)行防潮處理，可涂刷防潮涂料或粘貼防潮壁紙。3.檔案庫的地面應(yīng)采用防滑、耐磨、防潮的材料鋪設(shè)，如地磚、防靜電地板等。地面應(yīng)設(shè)置排水坡度，確保排水暢通。（二）檔案架與存儲(chǔ)設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用質(zhì)量可靠、結(jié)構(gòu)堅(jiān)固、耐腐蝕的產(chǎn)品。檔案架的排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。2.檔案架應(yīng)與墻面保持一定的距離，一般為0.51米，以利于通風(fēng)和防潮。檔案架之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)耐ǖ缹挾?，便于檔案管理人員操作和搬運(yùn)檔案。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)配備專門的存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性、可靠性和數(shù)據(jù)安全性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。（三）通風(fēng)與采光1.檔案庫應(yīng)設(shè)置合理的通風(fēng)系統(tǒng)，確?？諝饬魍āＭL(fēng)口應(yīng)安裝防蟲、防塵、防潮的濾網(wǎng)，防止外界灰塵、害蟲等進(jìn)入檔案庫。2.檔案庫的采光應(yīng)采用自然采光與人工照明相結(jié)合的方式。自然采光應(yīng)通過窗戶或采光天窗實(shí)現(xiàn)，窗戶應(yīng)安裝遮陽設(shè)施，避免陽光直射檔案。人工照明應(yīng)采用節(jié)能、無紫外線的燈具，確保檔案不受光照損害。六、人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫溫濕度的日常監(jiān)測與記錄工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求查看溫濕度數(shù)據(jù)，如實(shí)填寫溫濕度記錄表。2.根據(jù)溫濕度監(jiān)測情況，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案庫溫濕度符合標(biāo)準(zhǔn)要求。當(dāng)溫濕度出現(xiàn)異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效的處理措施。3.定期對(duì)溫濕度監(jiān)測設(shè)備、調(diào)控設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。4.協(xié)助檔案管理部門制定和完善檔案溫濕度管理制度，參與檔案存儲(chǔ)環(huán)境的評(píng)估和改進(jìn)工作。（二）其他人員職責(zé)1.公司各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案溫濕度管理工作，不得擅自更改檔案庫的溫濕度調(diào)控設(shè)備或破壞檔案存儲(chǔ)環(huán)境。2.檔案使用人員在使用檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受溫濕度影響。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，保持檔案庫的整潔和有序。（三）培訓(xùn)要求1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加溫濕度管理培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和責(zé)任意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括溫濕度管理知識(shí)、監(jiān)測設(shè)備操作、調(diào)控設(shè)備維護(hù)等方面。2.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、現(xiàn)場實(shí)操等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，考核合格后方可繼續(xù)從事檔案溫濕度管理工作。3.公司應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員參加相關(guān)的行業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，及時(shí)了解國內(nèi)外先進(jìn)的檔案溫濕度管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，不斷提升公司檔案管理水平。七、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案溫濕度異常應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程、責(zé)任分工和保障措施。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批備案。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括溫濕度異常情況的預(yù)警、報(bào)告、處置措施等內(nèi)容。當(dāng)溫濕度出現(xiàn)異常時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，確保檔案安全。（二）應(yīng)急處置流程1.溫濕度監(jiān)測人員發(fā)現(xiàn)溫濕度異常情況后，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。報(bào)告內(nèi)容包括異常發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、溫濕度數(shù)據(jù)、可能影響的檔案范圍等信息。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)迅速組織相關(guān)人員進(jìn)行分析評(píng)估，制定應(yīng)急處置方案。應(yīng)急處置方案應(yīng)根據(jù)溫濕度異常的具體情況，明確采取的調(diào)控措施、檔案保護(hù)措施以及人員分工等內(nèi)容。3.按照應(yīng)急處置方案，相關(guān)人員迅速采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如啟動(dòng)降溫、除濕、加濕等設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行密封包裝、轉(zhuǎn)移等保護(hù)措施。在處理過程中，應(yīng)密切關(guān)注溫濕度變化情況，及時(shí)調(diào)整處置措施。4.應(yīng)急處置結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)溫濕度異常情況進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。同時(shí)，對(duì)應(yīng)急處置過程中涉及的檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案未受到損害。（三）應(yīng)急保障措施1.公司應(yīng)配備必要的應(yīng)急物資，如備用的溫濕度調(diào)控設(shè)備、防護(hù)用品、消防器材等。應(yīng)急物資應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好、數(shù)量充足。2.建立應(yīng)急救援隊(duì)伍，明確應(yīng)急救援人員的職責(zé)和分工。應(yīng)急救援隊(duì)伍應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)和演練，提高應(yīng)急處置能力。3.加強(qiáng)與外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，如氣象部門、設(shè)備維修廠家等，確保在溫濕度異常情況下能夠及時(shí)獲得技術(shù)支持和救援幫助。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫溫濕度管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括溫濕度監(jiān)測記錄、調(diào)控設(shè)備運(yùn)行情況、檔案存儲(chǔ)環(huán)境等方面。2.內(nèi)部檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查人員、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容和檢查標(biāo)準(zhǔn)。檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等開展的檔案溫濕度管理監(jiān)督檢查工作。對(duì)于檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，并及時(shí)反饋整改情況。2.定期邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)＜覍?duì)公司檔案溫濕度管理工作進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方法，不斷完善公司檔案溫濕度管理制度。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將檔案溫濕度管理工作納入公司檔案管理績效考核體系，對(duì)檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括溫濕度監(jiān)測記錄的準(zhǔn)確性、調(diào)控措施的及時(shí)性、檔案存儲(chǔ)環(huán)境的達(dá)標(biāo)率等方面。2.對(duì)在檔案溫濕度管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式可包括榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)金、晉升等。3.對(duì)違反檔案溫濕度管理制度，導(dǎo)致檔案受損或溫濕度管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重問題的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅