管理檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要調(diào)閱公司檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.嚴(yán)格審批原則：調(diào)閱檔案需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確調(diào)閱目的、范圍、期限等，確保調(diào)閱活動必要且合理。4.規(guī)范操作原則：調(diào)閱人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，不得擅自更改或損毀檔案內(nèi)容。二、檔案調(diào)閱申請與審批（一）申請主體1.公司內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)閱本部門或其他部門檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.分支機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)需求調(diào)閱公司總部檔案的，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人提交申請。3.外部單位因與公司開展業(yè)務(wù)合作、審計、法律事務(wù)等原因需要調(diào)閱公司檔案的，由相關(guān)業(yè)務(wù)對接人提出申請。（二）申請內(nèi)容調(diào)閱申請應(yīng)包含以下信息：1.申請調(diào)閱單位或部門名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。2.調(diào)閱目的及用途詳細(xì)說明。3.擬調(diào)閱檔案的具體名稱、類別、時間段等范圍界定。4.調(diào)閱期限，明確預(yù)計歸還日期。（三）審批流程1.公司內(nèi)部調(diào)閱申請：部門負(fù)責(zé)人提出申請后，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，即可進(jìn)行調(diào)閱。如涉及跨部門調(diào)閱，還需經(jīng)檔案所在部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分支機(jī)構(gòu)調(diào)閱申請：分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人提交申請后，先由公司總部對口業(yè)務(wù)部門審核，經(jīng)總部對口業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，報公司檔案管理部門審批。3.外部單位調(diào)閱申請：相關(guān)業(yè)務(wù)對接人提出申請后，需經(jīng)公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再提交公司檔案管理部門進(jìn)行最終審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案調(diào)閱，還需公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（四）審批權(quán)限1.一般檔案調(diào)閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案調(diào)閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司核心機(jī)密或重大利益的檔案調(diào)閱，必須由公司總經(jīng)理審批。三、檔案調(diào)閱方式與場所（一）調(diào)閱方式1.現(xiàn)場調(diào)閱：調(diào)閱人員可到公司檔案管理部門指定的場所，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行檔案查閱、摘抄或復(fù)印等操作。2.電子檔案調(diào)閱：對于已數(shù)字化的檔案，經(jīng)審批同意后，調(diào)閱人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行在線查閱，但不得擅自下載存儲。如需獲取電子檔案副本，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和操作。（二）調(diào)閱場所1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案調(diào)閱室，配備必要的桌椅、照明、通風(fēng)等設(shè)施，為調(diào)閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.調(diào)閱室內(nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對調(diào)閱過程進(jìn)行全程錄像，確保檔案安全和調(diào)閱行為規(guī)范。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)調(diào)閱室的日常管理，包括維護(hù)室內(nèi)秩序、監(jiān)督調(diào)閱人員操作等。四、檔案調(diào)閱操作規(guī)范（一）調(diào)閱登記1.調(diào)閱人員進(jìn)入調(diào)閱室前，需在檔案調(diào)閱登記簿上詳細(xì)登記調(diào)閱單位或部門、調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對調(diào)閱申請審批單與調(diào)閱登記簿信息是否一致，確認(rèn)無誤后，方可允許調(diào)閱人員進(jìn)入調(diào)閱室。（二）查閱限制1.調(diào)閱人員只能查閱經(jīng)審批同意的檔案范圍，不得擅自擴(kuò)大調(diào)閱內(nèi)容。2.嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、增減檔案材料。3.如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用統(tǒng)一的摘抄紙，并在摘抄紙上注明摘抄日期、調(diào)閱人姓名、檔案名稱等信息。摘抄內(nèi)容需經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章確認(rèn)。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門“與原件核對無誤”印章及日期章。（三）歸還要求1.調(diào)閱期限屆滿，調(diào)閱人員應(yīng)及時將所調(diào)閱檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或涂改等異常情況，調(diào)閱人員應(yīng)及時說明原因，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行處理。3.對于電子檔案調(diào)閱，調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)刪除所查閱的電子檔案信息，不得私自留存或傳播。五、檔案調(diào)閱期限與續(xù)期（一）調(diào)閱期限1.一般情況下，檔案調(diào)閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長調(diào)閱期限的，應(yīng)在原調(diào)閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)期申請。2.對于涉及重要項目、重大決策等關(guān)鍵檔案的調(diào)閱，調(diào)閱期限最長不得超過[X]個工作日，確需延長的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）續(xù)期申請與審批1.調(diào)閱人員如需續(xù)期，應(yīng)填寫檔案調(diào)閱續(xù)期申請表，詳細(xì)說明續(xù)期原因及預(yù)計還需調(diào)閱的時間。2.續(xù)期申請按照原調(diào)閱申請的審批流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可延長調(diào)閱期限。六、檔案調(diào)閱安全與保密措施（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)調(diào)閱室的安全防范措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案實體安全。2.調(diào)閱人員在調(diào)閱過程中應(yīng)妥善保管所調(diào)閱檔案，不得將檔案帶出調(diào)閱室。如因特殊情況確需帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)，明確歸還時間和要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對調(diào)閱室進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（二）保密要求1.調(diào)閱人員應(yīng)對所調(diào)閱檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.嚴(yán)禁將調(diào)閱的檔案用于與調(diào)閱目的無關(guān)的其他用途。3.檔案管理人員在調(diào)閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向調(diào)閱人員透露檔案中不宜公開的信息。4.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感檔案的調(diào)閱，調(diào)閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對檔案信息予以保密。如因調(diào)閱人員原因?qū)е聶n案信息泄露，調(diào)閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案調(diào)閱情況進(jìn)行自查，檢查調(diào)閱申請審批、調(diào)閱操作規(guī)范、調(diào)閱期限執(zhí)行、檔案歸還等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對檔案調(diào)閱制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.對于涉及外部單位調(diào)閱檔案的情況，公司檔案管理部門應(yīng)建立與外部單位的溝通機(jī)制，及時了解調(diào)閱過程中是否存在違規(guī)行為或其他問題。2.接受上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位對公司檔案調(diào)閱制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，積極配合并按照要求提供相關(guān)資料和信息。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的調(diào)閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對擅自擴(kuò)大調(diào)閱范圍、涂改檔案內(nèi)容、逾期不歸還檔案等違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)責(zé)令調(diào)閱人員限期整改，并給予警告處分。3.對于因調(diào)閱人員違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，應(yīng)依法追究調(diào)閱人員的責(zé)任，并要求其采取措施挽回?fù)p失。如造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，調(diào)閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.對在檔案調(diào)閱過程中存在違規(guī)審批、疏于管理等失職行為的檔案管