檔案歸檔制度模版一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門應(yīng)確保檔案的形成過程真實(shí)、內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確，反映公司/組織各項(xiàng)工作的全貌。3.便于利用原則：檔案的整理和分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司/組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。7.公司/組織行政公文，包括請示、報(bào)告、通知、函等文件。8.公司/組織印章管理文件，包括印章使用登記表、印章保管規(guī)定等文件。9.公司/組織辦公設(shè)備、辦公用品采購及管理文件，包括采購合同、領(lǐng)用登記表等文件。10.公司/組織安全、保衛(wèi)、消防等相關(guān)文件，包括安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案等文件。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場營銷業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息資料、銷售合同、營銷活動(dòng)策劃及執(zhí)行記錄等文件。2.生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等文件。3.研發(fā)管理業(yè)務(wù)檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)成果報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄等文件。4.質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案，包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量認(rèn)證證書、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等文件。5.物資采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購訂單、供應(yīng)商信息資料、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等文件。6.財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)檔案，除上述財(cái)務(wù)檔案外，還包括資金預(yù)算、成本核算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等文件。7.人力資源管理業(yè)務(wù)檔案，除上述人事檔案外，還包括員工培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬福利方案等文件。（三）項(xiàng)目管理類檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、圖紙、技術(shù)規(guī)范等文件。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等文件。4.項(xiàng)目合同文件，包括項(xiàng)目總承包合同、分包合同、采購合同等文件。5.項(xiàng)目施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄、工程簽證等文件。6.項(xiàng)目監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等文件。7.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工結(jié)算報(bào)告等文件。（四）客戶關(guān)系管理類檔案1.客戶基本信息資料，包括客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等文件。2.客戶溝通記錄，包括電話記錄、郵件記錄、拜訪記錄等文件。3.客戶投訴處理記錄，包括投訴原因、處理過程、處理結(jié)果等文件。4.客戶滿意度調(diào)查記錄，包括調(diào)查方案、調(diào)查問卷、調(diào)查結(jié)果分析報(bào)告等文件。（五）其他類檔案1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等文件。2.公司/組織對外宣傳資料，包括宣傳冊、海報(bào)、宣傳片等文件。3.公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目相關(guān)文件。4.公司/組織參加的行業(yè)會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)等活動(dòng)的相關(guān)文件。5.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。對于文件材料缺失或不完整的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或完善。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于虛假或錯(cuò)誤的文件材料，不得歸檔。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)采用規(guī)范的格式，如文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，文件編號(hào)應(yīng)統(tǒng)一、連續(xù)，文件日期應(yīng)完整、準(zhǔn)確等。對于格式不規(guī)范的文件材料，應(yīng)進(jìn)行整理或轉(zhuǎn)換，使其符合歸檔要求。（四）文件材料字跡清晰歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰，易于辨認(rèn)。對于字跡模糊、難以辨認(rèn)的文件材料，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或重印，確保歸檔文件的質(zhì)量。（五）文件材料簽署完備歸檔的文件材料應(yīng)簽署完備，包括文件的起草人、審核人、批準(zhǔn)人等簽名或蓋章。對于簽署不完備的文件材料，應(yīng)補(bǔ)充完善相關(guān)簽署。（六）文件材料分類合理歸檔的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，確保分類合理、便于查找。對于分類不合理的文件材料，應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。四、檔案歸檔流程（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，承辦人應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將文件材料整理好，移交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門收集的文件材料進(jìn)行檢查，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）文件整理1.各部門收集的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行初步整理，將文件材料分為不同的類別，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對于文件材料較多的部門，可以采用文件夾、檔案盒等方式進(jìn)行分類存放，并在文件夾或檔案盒上標(biāo)注文件類別、年度、月份等信息，便于查找和管理。3.對于電子文件，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子文件目錄，并將電子文件存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）文件審核1.各部門整理好的文件材料應(yīng)移交綜合管理部門進(jìn)行審核。2.綜合管理部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的歸檔要求，對文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等進(jìn)行審核，對于不符合要求的文件材料，應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.審核通過的文件材料，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目等處理，并填寫檔案移交清單。（四）文件歸檔1.審核通過的文件材料，綜合管理部門應(yīng)按照檔案保管期限的要求，將文件材料分別歸入不同的檔案類別，并按照檔案存放位置進(jìn)行存放。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將文件材料裝訂成冊，并在檔案封面標(biāo)注檔案名稱、年度、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)將電子文件存儲(chǔ)在檔案服務(wù)器上，并建立電子檔案索引，便于查找和利用。（五）檔案編目1.綜合管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對歸檔的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄、索引等檢索工具。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、年度、保管期限、存放位置等信息，便于查找和管理。3.檔案索引應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題等信息進(jìn)行編制，便于快速查找所需檔案。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司/組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。7.公司/組織行政公文，包括請示、報(bào)告、通知、函等文件。8.公司/組織印章管理文件，包括印章使用登記表、印章保管規(guī)定等文件。9.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等文件。10.其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長期利用價(jià)值的文件。（二）定期保管1.短期保管（15年）公司/組織辦公設(shè)備、辦公用品采購及管理文件，包括采購合同、領(lǐng)用登記表等文件。公司/組織安全、保衛(wèi)、消防等相關(guān)文件，包括安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案等文件。公司/組織市場營銷業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息資料、銷售合同、營銷活動(dòng)策劃及執(zhí)行記錄等文件，保管期限為3年。公司/組織生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等文件，保管期限為3年。公司/組織研發(fā)管理業(yè)務(wù)檔案中的一般性項(xiàng)目文件，保管期限為3年。公司/組織質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案中的一般性質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等文件，保管期限為3年。公司/組織物資采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購訂單、供應(yīng)商信息資料、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等文件，保管期限為3年。公司/組織財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)檔案中的一般性財(cái)務(wù)報(bào)表、資金預(yù)算等文件，保管期限為3年。公司/組織人力資源管理業(yè)務(wù)檔案中的一般性員工培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等文件，保管期限為3年。公司/組織客戶關(guān)系管理類檔案中的一般性客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄等文件，保管期限為3年。公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目相關(guān)文件，保管期限為協(xié)議履行完畢后3年。公司/組織參加的行業(yè)會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)等活動(dòng)的一般性文件，保管期限為3年。2.中期保管（510年）公司/組織研發(fā)管理業(yè)務(wù)檔案中的重要項(xiàng)目文件，保管期限為5年。公司/組織質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案中的重要質(zhì)量體系文件、質(zhì)量認(rèn)證證書等文件，保管期限為5年。公司/組織財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)檔案中的重要財(cái)務(wù)分析報(bào)告、成本核算資料等文件，保管期限為5年。公司/組織人力資源管理業(yè)務(wù)檔案中的重要薪酬福利方案、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等文件，保管期限為5年。公司/組織項(xiàng)目管理類檔案中的一般性項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件等文件，保管期限為5年。公司/組織客戶關(guān)系管理類檔案中的重要客戶滿意度調(diào)查記錄等文件，保管期限為5年。3.長期保管（1020年）公司/組織項(xiàng)目管理類檔案中的重要項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等文件，保管期限為10年。公司/組織對外宣傳資料，包括宣傳冊、海報(bào)、宣傳片等文件，保管期限為10年。六、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.公司/組織外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定的查閱范圍進(jìn)行查閱。3.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人應(yīng)到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.查閱人應(yīng)按照檔案查閱證上注明的查閱范圍和查閱期限進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或延長查閱期限。4.查閱人在查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，并辦理查閱注銷手續(xù)。（三）利用方式1.檔案的利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.復(fù)制檔案的，復(fù)制人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)制費(fèi)用。（四）保密規(guī)定1.查閱和利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱和利用，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.查閱和利用檔案的人員如有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究其責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的要求，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。4.鑒定小組對檔案存毀意見不一致的，應(yīng)提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息。3.