檔案管理制度機(jī)關(guān)[公司/組織名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案的完整性。4.安全性原則檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司/組織檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。5.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門檔案管理人員的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，并及時(shí)移交綜合管理部門。2.按照檔案管理的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行整理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管，確保檔案的安全。4.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如章程、決議、批復(fù)等。2.公司/組織的各類會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要等。3.公司/組織的各類合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等。4.公司/組織的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)報(bào)表等。5.公司/組織的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。6.公司/組織的各類工程圖紙、技術(shù)資料等。7.公司/組織的各類人事檔案，如員工履歷、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。8.公司/組織的各類聲像檔案，如照片、錄像、錄音等。9.公司/組織的其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的真實(shí)性和原始性。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。（四）整理方法1.分類檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行分類；保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.編號(hào)檔案按照分類方案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法如下：年度編號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）編號(hào)：按照公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行編號(hào)，如“01”表示綜合管理部門，“02”表示財(cái)務(wù)部門等。保管期限編號(hào)：永久為“Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期為“D”。流水號(hào)：按照檔案整理的順序依次編號(hào)，如“001”“002”等。完整編號(hào)示例：“20XX01Y001”表示20XX年度綜合管理部門形成的永久保管的第1份檔案。3.編目檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份供查閱使用。4.裝訂檔案應(yīng)按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。對(duì)于紙張規(guī)格不一致、破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再裝訂。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用盒裝或架裝的方式進(jìn)行保管，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別進(jìn)行保管，如照片應(yīng)沖洗或掃描后進(jìn)行分類存放，錄像帶、錄音帶應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止音像資料損壞。（三）保管期限1.永久保管的檔案公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件。公司/組織的年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表。公司/組織的重要合同、協(xié)議。公司/組織的重大決策、重要會(huì)議記錄。公司/組織的人事檔案。其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案公司/組織的一般合同、協(xié)議。公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。公司/組織的業(yè)務(wù)報(bào)表。公司/組織的工程圖紙、技術(shù)資料。其他在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案。保管期限為15年。3.短期保管的檔案公司/組織的一般性文件、資料。公司/組織的臨時(shí)性報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料。其他在較短時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案。保管期限為5年。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.檔案清查應(yīng)包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等方面的檢查，并做好記錄。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、補(bǔ)充缺失檔案、調(diào)整檔案保管位置等。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)公司/組織原則檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供支持和服務(wù)。3.保密原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向綜合管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)按照法律程序進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（四）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法通過(guò)對(duì)同類檔案的分析比較，判斷檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法從檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。4.對(duì)于已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明“已銷毀”字樣，并永久保存銷毀記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類編號(hào)方法進(jìn)行收集和整理，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.電子檔案的