認(rèn)證專門檔案制度一、總則（一）目的為加強公司認(rèn)證專門檔案的管理，確保認(rèn)證工作的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及各類認(rèn)證工作所形成的專門檔案，包括但不限于質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司認(rèn)證工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集認(rèn)證過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的認(rèn)證檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案管理職責(zé)（一）認(rèn)證管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定認(rèn)證工作計劃和方案，明確認(rèn)證工作流程和要求。2.組織協(xié)調(diào)公司各部門開展認(rèn)證準(zhǔn)備工作，指導(dǎo)相關(guān)人員填寫和收集認(rèn)證所需文件、記錄。3.對認(rèn)證過程中產(chǎn)生的文件、記錄進(jìn)行初步審核和整理，確保其符合認(rèn)證要求。4.負(fù)責(zé)與認(rèn)證機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，及時了解認(rèn)證進(jìn)展情況，解決認(rèn)證過程中出現(xiàn)的問題。5.對認(rèn)證專門檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等前期整理工作，并移交檔案管理部門。（二）各部門職責(zé)1.按照認(rèn)證管理部門的要求，負(fù)責(zé)本部門認(rèn)證相關(guān)文件、記錄的收集、整理和提交工作。2.確保本部門提供的認(rèn)證資料真實、準(zhǔn)確、完整，并對其內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)。3.配合認(rèn)證管理部門和檔案管理部門做好認(rèn)證專門檔案的管理工作。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)認(rèn)證專門檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對認(rèn)證管理部門移交的檔案進(jìn)行審核、接收，辦理檔案交接手續(xù)。3.按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對認(rèn)證專門檔案進(jìn)行分類、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)提供認(rèn)證專門檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱審批制度。5.定期對認(rèn)證專門檔案進(jìn)行清查、盤點，對破損、變質(zhì)等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理。6.負(fù)責(zé)認(rèn)證專門檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的形成與收集（一）認(rèn)證準(zhǔn)備階段1.認(rèn)證管理部門根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定認(rèn)證工作計劃，明確認(rèn)證類型、范圍、時間節(jié)點等要求。2.組織各部門學(xué)習(xí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)，開展內(nèi)部培訓(xùn)，提高員工對認(rèn)證工作的認(rèn)識和理解。3.各部門按照認(rèn)證要求，收集、整理本部門的文件資料，包括管理制度、操作規(guī)程、記錄表單等，并進(jìn)行初步自查。4.認(rèn)證管理部門對各部門提交的資料進(jìn)行審核，指導(dǎo)其補充完善不符合要求的文件和記錄。（二）認(rèn)證實施階段1.認(rèn)證機構(gòu)對公司進(jìn)行現(xiàn)場審核，審核過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄，如審核計劃、審核記錄、不符合項報告等，由認(rèn)證管理部門負(fù)責(zé)收集。2.公司針對審核提出的不符合項，制定整改措施并組織實施，整改過程中形成的文件、記錄，如整改計劃、整改報告等，也應(yīng)及時收集。3.認(rèn)證管理部門定期向公司管理層匯報認(rèn)證進(jìn)展情況，及時溝通解決認(rèn)證過程中出現(xiàn)的問題。（三）認(rèn)證后監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)階段1.認(rèn)證機構(gòu)對公司進(jìn)行定期監(jiān)督審核，監(jiān)督審核過程中產(chǎn)生的文件、記錄按照上述要求進(jìn)行收集。2.根據(jù)認(rèn)證機構(gòu)的監(jiān)督審核意見和公司內(nèi)部管理需求，持續(xù)改進(jìn)公司的管理體系，形成的相關(guān)文件、記錄同樣納入認(rèn)證專門檔案管理。3.認(rèn)證管理部門負(fù)責(zé)收集、整理公司在認(rèn)證有效期內(nèi)獲得的各類認(rèn)證證書、標(biāo)志使用記錄等文件資料。四、檔案的整理與歸檔（一）分類標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證專門檔案按照認(rèn)證類型、時間順序、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。具體分類如下：1.質(zhì)量管理體系認(rèn)證檔案：包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量記錄、內(nèi)部審核報告、管理評審報告、認(rèn)證證書等。2.環(huán)境管理體系認(rèn)證檔案：包括環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)、環(huán)境管理方案、環(huán)境監(jiān)測報告、合規(guī)性評價報告、認(rèn)證證書等。3.職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證檔案：包括職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、管理方案、風(fēng)險評價記錄、培訓(xùn)記錄、應(yīng)急演練記錄、認(rèn)證證書等。4.其他認(rèn)證檔案：如食品安全管理體系認(rèn)證、信息安全管理體系認(rèn)證等相關(guān)檔案，按照各自的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行分類整理。（二）編號規(guī)則1.認(rèn)證專門檔案編號采用“認(rèn)證類型代碼+年份+流水號”的形式。2.認(rèn)證類型代碼：質(zhì)量管理體系認(rèn)證（QM）、環(huán)境管理體系認(rèn)證（EM）、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證（OHS）、其他認(rèn)證（OT）。3.年份：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如2023年表示為“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，一份2023年質(zhì)量管理體系認(rèn)證的首次審核報告，其編號為“QM2023001”。（三）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4紙張大小。3.按照檔案分類順序，將文件資料依次排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。（四）歸檔流程1.認(rèn)證管理部門在完成認(rèn)證工作后，對收集到的文件、記錄進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進(jìn)行分類編號，并填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和編號的規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與認(rèn)證管理部門溝通，要求其補充完善。4.審核無誤后，檔案管理部門辦理檔案接收手續(xù)，將認(rèn)證專門檔案存入檔案庫房，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入和存儲。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限認(rèn)證專門檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般為長期保存。對于涉及公司重大利益、關(guān)鍵技術(shù)等重要檔案，應(yīng)永久保存。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案庫房進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案存放環(huán)境的整潔和安全。（三）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點、核對，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)等情況及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在多種存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全意識和責(zé)任意識，防止檔案信息泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱認(rèn)證專門檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人陪同查閱，并在指定的查閱地點進(jìn)行查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱認(rèn)證專門檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案借閱申請經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱的檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、單位、借閱日期、歸還日期等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對認(rèn)證專門檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值與公司的實際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、認(rèn)證管理部門負(fù)責(zé)人、公司內(nèi)部相關(guān)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價值；2.認(rèn)證工作已終止，相關(guān)檔案不再具有利用價值；3.檔案內(nèi)容涉及的事項已完全解決，且無后續(xù)利用需求；4.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無法修復(fù)且無利用價值。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的認(rèn)證專門檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行審查，提出