檔案保管清冊(cè)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范檔案保管清冊(cè)的編制、使用和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案保管清冊(cè)管理工作。（三）編制依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、檔案保管清冊(cè)的定義與作用（一）定義檔案保管清冊(cè)是記錄公司各類檔案的詳細(xì)信息，包括檔案名稱、編號(hào)、來源、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等內(nèi)容的清單，是檔案管理工作的重要工具。（二）作用1.全面反映公司檔案的構(gòu)成和分布情況，便于檔案的查找和利用。2.清晰記錄檔案的保管期限，為檔案的鑒定和銷毀提供依據(jù)。3.作為檔案管理工作的重要參考，有助于規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理效率。4.在檔案交接、盤點(diǎn)等工作中發(fā)揮重要作用，確保檔案的準(zhǔn)確交接和安全保管。三、檔案保管清冊(cè)的編制（一）編制原則1.真實(shí)性原則：如實(shí)記錄檔案的各項(xiàng)信息，確保清冊(cè)內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋公司所有應(yīng)歸檔的文件材料，不得遺漏重要檔案信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式和要求進(jìn)行編制，保證清冊(cè)的規(guī)范性和一致性。（二）編制內(nèi)容1.檔案基本信息檔案名稱：填寫檔案的具體名稱，應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主題內(nèi)容。檔案編號(hào)：按照公司檔案編號(hào)規(guī)則為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和管理。來源：注明檔案的形成部門或單位。形成時(shí)間：記錄檔案形成的具體日期。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期等。2.檔案內(nèi)容摘要簡(jiǎn)要概括檔案的主要內(nèi)容，以便快速了解檔案的核心信息。3.存放位置明確檔案在檔案庫房中的具體存放架位、箱柜等位置信息。（三）編制流程1.檔案收集與整理階段各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門形成的文件材料，并按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。在整理過程中，對(duì)每份檔案的基本信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，為編制保管清冊(cè)做好準(zhǔn)備。2.清冊(cè)編制階段檔案管理部門根據(jù)各部門提交的檔案整理情況，組織專人進(jìn)行檔案保管清冊(cè)的編制工作。編制人員按照編制原則和內(nèi)容要求，對(duì)每份檔案的信息進(jìn)行核對(duì)和錄入，確保清冊(cè)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。在編制過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息不完整或不準(zhǔn)確的情況，及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，并進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.審核與批準(zhǔn)階段檔案保管清冊(cè)編制完成后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核清冊(cè)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的檔案保管清冊(cè)作為正式文件存檔，并作為檔案管理工作的重要依據(jù)。四、檔案保管清冊(cè)的使用與管理（一）使用1.檔案查詢利用公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案保管清冊(cè)提供的信息，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。在提供檔案查閱服務(wù)時(shí)，嚴(yán)格按照公司檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全和合理利用。2.檔案交接在檔案交接過程中，如檔案轉(zhuǎn)出或接收，雙方應(yīng)依據(jù)檔案保管清冊(cè)進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量、名稱、編號(hào)等信息一致。在交接清單上詳細(xì)記錄交接情況，并由雙方簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。3.檔案盤點(diǎn)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，以檔案保管清冊(cè)為依據(jù)，逐一核對(duì)檔案的實(shí)際存放情況。如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、存放位置錯(cuò)誤等問題，及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理，同時(shí)對(duì)檔案保管清冊(cè)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（二）管理1.專人負(fù)責(zé)檔案保管清冊(cè)由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)管理，確保清冊(cè)的安全和完整。管理人員應(yīng)熟悉檔案保管清冊(cè)的內(nèi)容和使用方法，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作。2.定期更新隨著公司檔案的不斷形成和變化，檔案保管清冊(cè)應(yīng)定期進(jìn)行更新。一般每年對(duì)清冊(cè)進(jìn)行一次全面核對(duì)和更新，及時(shí)補(bǔ)充新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再保存的檔案記錄。3.保密措施檔案保管清冊(cè)涉及公司重要檔案信息，屬于保密范疇。管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管清冊(cè)，防止信息泄露。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將清冊(cè)內(nèi)容提供給無關(guān)人員。4.電子清冊(cè)管理除紙質(zhì)檔案保管清冊(cè)外，還應(yīng)建立電子清冊(cè)。電子清冊(cè)應(yīng)與紙質(zhì)清冊(cè)內(nèi)容保持一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)電子清冊(cè)的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。五、檔案保管清冊(cè)的安全與保密（一）安全保護(hù)1.檔案保管清冊(cè)應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，與其他檔案資料分開存放，確保其安全。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證清冊(cè)存放環(huán)境符合要求。3.在搬運(yùn)、使用檔案保管清冊(cè)過程中，應(yīng)注意輕拿輕放，避免損壞清冊(cè)。（二）保密管理1.嚴(yán)格限制檔案保管清冊(cè)的查閱范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱。2.查閱清冊(cè)時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將清冊(cè)帶出指定區(qū)域。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案信息，在清冊(cè)中應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注，并采取特殊的保密措施。4.如發(fā)現(xiàn)檔案保管清冊(cè)有丟失或被盜情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施防止信息進(jìn)一步泄露。同時(shí)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查和處理。六、檔案保管清冊(cè)的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和實(shí)際保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，避免誤判或漏判。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表以及檔案專家等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案保管清冊(cè)中的檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)公司當(dāng)前工作的參考作用和利用需求。2.歷史研究?jī)r(jià)值：考慮檔案對(duì)公司歷史發(fā)展、文化傳承等方面的價(jià)值。3.保管期限合理性：檢查檔案的保管期限是否符合相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況。4.檔案的完整性和準(zhǔn)確性：確保檔案內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確，無重要缺失或錯(cuò)誤。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，在檔案保管清冊(cè)中進(jìn)行標(biāo)注。2.編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信