印刷檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷檔案的管理，確保印刷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及印刷業(yè)務(wù)所形成的檔案，包括但不限于印刷合同、印刷樣稿、排版文件、印刷設(shè)備維護(hù)記錄、印刷成本核算資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司印刷檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.完整準(zhǔn)確原則確保印刷檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映印刷業(yè)務(wù)的全過程。3.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。4.安全保密原則采取有效措施，確保印刷檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)印刷檔案的具體管理工作。（二）主要職責(zé)1.制定和完善印刷檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)印刷檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.建立印刷檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索效率。4.負(fù)責(zé)印刷檔案的存儲(chǔ)保管，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.定期對(duì)印刷檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.開展檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高公司員工的檔案意識(shí)。三、檔案收集（一）收集范圍1.印刷業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料，包括但不限于合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等。2.印刷樣稿，包括初稿、修改稿、定稿等，以及與之相關(guān)的設(shè)計(jì)文件、排版文件等。3.印刷過程中的各項(xiàng)記錄，如印刷設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)進(jìn)度記錄等。4.與印刷業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。5.其他與印刷業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門印刷檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的文件和資料。3.對(duì)于重要的印刷檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。4.檔案收集人員應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和存儲(chǔ)。（二）整理方法1.分類根據(jù)印刷檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為合同類、樣稿類、生產(chǎn)記錄類、客戶資料類等類別。2.編號(hào)為每一份印刷檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放印刷檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列，存放在檔案架上，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)于重要的印刷檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.印刷檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司重要的印刷合同、涉及公司重大利益的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括一般的印刷合同、重要的印刷樣稿等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性的印刷文件、資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)印刷檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存或銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，根據(jù)檔案的價(jià)值和利用情況，提出鑒定意見。3.對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱印刷檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)的印刷檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)、用途等信息。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印刷檔案的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案的泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案的安全。（二）保密教育公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，使員工了解保密工作的重要性，掌握保密知識(shí)和技能。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的印刷檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)印刷檔案的電子文檔錄入，包括合同、樣稿、生產(chǎn)記錄等各類文件。2.檔案檢索功能支持按檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等多種條件進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，方便檔案管理部門對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)印刷檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)印刷檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上