街道檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在街道各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并對(duì)全街道的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集、整理街道工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為街道工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)街道設(shè)立檔案管理辦公室，作為街道檔案管理的專門(mén)機(jī)構(gòu)，掛靠在街道綜合辦公室。（二）職責(zé)1.檔案管理辦公室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定街道檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管街道機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。對(duì)街道各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為街道各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和決策依據(jù)，參與編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料和大事記等。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、借閱、歸還等工作，保證檔案的安全和完整。熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理工作水平，積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。積極配合檔案管理辦公室開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，向各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位提供檔案管理咨詢服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.街道機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的文件、資料、業(yè)務(wù)檔案等，包括但不限于組織人事、財(cái)務(wù)審計(jì)、民政事務(wù)、城市管理、社區(qū)建設(shè)、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等方面的文件材料。3.各社區(qū)在社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)黨建、社區(qū)文化等工作中形成的文件、資料、臺(tái)賬等。4.街道下屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、科研成果、業(yè)務(wù)檔案等。5.街道在開(kāi)展重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)等工作中形成的專項(xiàng)檔案，包括活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.街道與上級(jí)部門(mén)、其他單位及社會(huì)組織往來(lái)的文件、函件、協(xié)議等。7.反映街道歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件、資料、照片、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門(mén)、本社區(qū)及本單位的工作流程和文件材料形成情況，按照檔案收集范圍和要求，定期對(duì)工作中形成的文件材料進(jìn)行收集整理，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并向檔案管理辦公室移交，不得擅自留存或銷(xiāo)毀。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的內(nèi)容、數(shù)量、格式等，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，同一全宗內(nèi)的檔案應(yīng)保持分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的一致性。3.檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類(lèi)，將文件材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作。年度分類(lèi)以文件形成的自然年度為依據(jù)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的部門(mén)或問(wèn)題進(jìn)行劃分，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。編目時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，編制卷內(nèi)目錄和備考表。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的特點(diǎn)，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)、類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理。例如，組織人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，城市管理檔案按照項(xiàng)目類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)組卷。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄和索引，便于查閱和檢索。3.聲像檔案整理照片檔案應(yīng)按照照片的形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)整理，編寫(xiě)照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。錄音、錄像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息，并制作相應(yīng)的文字說(shuō)明材料。聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于長(zhǎng)期保存和利用。4.實(shí)物檔案整理實(shí)物檔案應(yīng)按照實(shí)物的種類(lèi)、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，對(duì)實(shí)物進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來(lái)源、時(shí)間、規(guī)格、保存狀況等信息。實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行陳列展示或單獨(dú)存放。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等，保證庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架存放檔案，檔案密集架應(yīng)排列整齊、牢固可靠，便于檔案的存放和查閱。2.檔案盒、卷皮等裝具應(yīng)選用質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，確保檔案的裝訂和存放質(zhì)量。3.對(duì)檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。2.具體保管期限劃分如下：永久保管的檔案：凡是反映街道主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)街道工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括街道黨工委、辦事處的重要文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；街道重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的專項(xiàng)檔案；街道機(jī)構(gòu)沿革、人員編制等方面的檔案；涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映街道一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)街道工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。主要包括街道機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位在日常工作中形成的一般性文件、資料、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)街道工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。主要包括街道臨時(shí)性工作形成的文件、資料等，保管期限為10年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除已失去保存價(jià)值的檔案，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還入庫(kù)。5.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，切斷電源，確保庫(kù)房安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞街道中心工作，為街道各項(xiàng)決策、管理和服務(wù)提供有力支持。3.方便利用原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.保密安全原則在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.街道機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位因工作需要查閱檔案的。2.上級(jí)部門(mén)、其他單位及社會(huì)組織因工作需要查閱街道檔案的。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱街道相關(guān)檔案的。（三）利用手續(xù)1.街道內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。2.上級(jí)部門(mén)、其他單位及社會(huì)組織查閱街道檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱街道相關(guān)檔案，需提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，說(shuō)明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)街道檔案管理辦公室審核同意后，辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)符合查閱條件的，提供必要的幫助和指導(dǎo)，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。（四）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理辦公室指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，協(xié)助利用者查閱檔案。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，需經(jīng)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理辦公室印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用工作中存在的問(wèn)題。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)利用者違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全和完整。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管狀況等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。2.實(shí)事求是原則根據(jù)檔案的實(shí)際情況，客觀公正地確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值，避免主觀隨意性。3.嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)原則嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行鑒定工作，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，直接確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.分析比較法對(duì)同類(lèi)檔案進(jìn)行分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和利用情況，判斷檔案的價(jià)值。3.專家咨詢法對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以確定的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽(tīng)取專家意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案的名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理辦公室和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告街道分管領(lǐng)導(dǎo)。5.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明銷(xiāo)毀情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的街道檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，為街道機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)及下屬事業(yè)單位提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)街道現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、掛接等工作，建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合街道檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限控制等功能。