集團檔案閱覽制度一、總則（一）目的為了加強集團檔案管理，規(guī)范檔案閱覽行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司的全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案閱覽工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案實體安全，防止檔案信息泄露，維護集團的商業(yè)秘密和合法權益。3.服務利用原則：在確保檔案安全的前提下，為集團各項工作提供便捷、高效的檔案閱覽服務，促進集團業(yè)務發(fā)展。二、檔案閱覽范圍（一）可供閱覽的檔案類型1.已歸檔的各類文件、報告、合同、協議、會議記錄、財務報表等紙質檔案。2.存儲在電子存儲設備中的電子檔案，包括但不限于文檔、表格、圖片、音頻、視頻等。（二）限制閱覽的檔案類型1.涉及集團核心商業(yè)秘密、技術秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃等高度敏感的檔案，未經授權不得閱覽。2.正在進行中的重要項目、尚未公開的信息等相關檔案，根據具體情況限制閱覽范圍和對象。三、閱覽申請與審批（一）申請流程1.員工因工作需要閱覽檔案，應填寫《檔案閱覽申請表》，詳細注明所需閱覽檔案的名稱、文號、日期、用途等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核。（二）審批權限1.普通檔案閱覽申請，由所在部門負責人審批。2.涉及重要事項、機密信息的檔案閱覽申請，需經部門負責人審核后，報分管領導審批。必要時，還需集團檔案管理部門負責人審批。（三）審批結果通知審批通過后，由檔案管理部門工作人員通知申請人到指定地點閱覽檔案。審批未通過的，應向申請人說明原因。四、閱覽場所與設備（一）閱覽場所1.集團設立專門的檔案閱覽室，為員工提供安靜、整潔、安全的檔案閱覽環(huán)境。2.閱覽室應配備必要的桌椅、照明設備、通風設備等，確保員工舒適閱覽。（二）閱覽設備1.提供電腦等電子設備，方便員工查閱電子檔案。電腦應安裝必要的辦公軟件和安全防護軟件，確保檔案信息安全。2.根據需要配備打印機、復印機等設備，但僅限于在檔案管理部門工作人員監(jiān)督下使用，且復印、打印的內容應符合相關規(guī)定。五、閱覽規(guī)范（一）遵守閱覽室秩序1.員工應在規(guī)定的閱覽時間內進入閱覽室，不得遲到早退。2.保持閱覽室安靜，不得大聲喧嘩、接聽手機等，以免影響他人閱覽。3.愛護閱覽室內的設施設備，不得隨意損壞或移動。（二）檔案查閱操作規(guī)范1.紙質檔案查閱時，應輕拿輕放，不得在檔案上涂改、標記、折疊、污損等。如需摘錄或復制部分內容，應經檔案管理部門工作人員同意，并使用規(guī)定的摘錄、復制工具。2.電子檔案查閱時，應按照檔案管理部門工作人員的指導進行操作，不得擅自更改檔案內容或傳播檔案信息。（三）歸還檔案要求1.閱覽完畢后，員工應及時將檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檢查檔案是否完整、有無損壞，如有問題應及時向檔案管理部門工作人員說明。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.員工在閱覽檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。2.對于涉及保密的檔案，應在規(guī)定的保密區(qū)域內閱覽，不得帶出閱覽室。如需帶出，必須經過嚴格的審批程序，并采取必要的保密措施。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強閱覽室的安全管理，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜設備等。2.定期對閱覽室進行安全檢查，消除安全隱患，確保檔案實體和信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.集團檔案管理部門負責對檔案閱覽制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.各部門負責人應加強對本部門員工檔案閱覽行為的監(jiān)督，確保員工遵守制度規(guī)定。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案閱覽制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)行為導致檔案信息泄露、檔案實體損壞等嚴重后果的，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。八、附則（一）解釋權本制度由集團檔案