落實(shí)業(yè)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、決策支持、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的安全性和保密性。4.方便利用原則優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查詢、利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、業(yè)務(wù)檔案的形成與收集（一）業(yè)務(wù)檔案的形成1.公司各部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，應(yīng)明確業(yè)務(wù)檔案的形成責(zé)任，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地形成檔案。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和檔案管理要求，規(guī)范填寫、制作各類業(yè)務(wù)文件，確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。（二）業(yè)務(wù)檔案的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集工作，定期對(duì)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.在業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束或階段性工作完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)業(yè)務(wù)文件材料移交至本部門檔案收集責(zé)任人，檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，辦理交接手續(xù)。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同做好檔案收集工作，明確各部門在檔案收集過程中的職責(zé)分工，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。三、業(yè)務(wù)檔案的整理與分類（一）整理要求1.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行整理，保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)拆除文件上的金屬物，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的整潔和完好。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的存儲(chǔ)和管理有序。（二）分類方法1.公司業(yè)務(wù)檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。年度分類：按照業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生的年度進(jìn)行分類，不同年度的業(yè)務(wù)檔案分別存放。機(jī)構(gòu)分類：按照公司內(nèi)部的部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，同一部門或機(jī)構(gòu)形成的業(yè)務(wù)檔案歸為一類。保管期限分類：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將業(yè)務(wù)檔案劃分為永久、定期（[X]年、[X]年等）兩種保管期限。2.具體分類細(xì)則如下：合同協(xié)議類：包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購(gòu)合同等，按照合同性質(zhì)和簽訂時(shí)間進(jìn)行分類。項(xiàng)目文檔類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等，按照項(xiàng)目名稱和階段進(jìn)行分類?？蛻糍Y料類：包括客戶基本信息、客戶往來函件、客戶投訴處理記錄等，按照客戶名稱進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)報(bào)表類：包括各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、銷售報(bào)表等，按照?qǐng)?bào)表類型和時(shí)間進(jìn)行分類。技術(shù)文件類：包括技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)總結(jié)等，按照技術(shù)領(lǐng)域和文件類型進(jìn)行分類。四、業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)與編目（一）編號(hào)規(guī)則1.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式為：年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)。年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“20XX”。機(jī)構(gòu)代碼：按照公司內(nèi)部部門或機(jī)構(gòu)的代碼編制，由三位數(shù)字組成，如“001”表示公司總部。保管期限代碼：永久檔案代碼為“Y”，定期檔案代碼為“D”，后面緊跟保管期限的年份數(shù)字，如“D10”表示保管期限為10年的定期檔案。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。（二）編目要求1.業(yè)務(wù)檔案編目應(yīng)包括檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.檔案目錄：應(yīng)包含檔案編號(hào)、檔案名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止日期、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容，按照檔案編號(hào)順序排列。3.卷內(nèi)文件目錄：應(yīng)包含文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容，按照文件在卷內(nèi)的排列順序填寫。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查閱和利用。五、業(yè)務(wù)檔案的裝訂與裝盒（一）裝訂要求1.紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。（二）裝盒要求1.裝訂后的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)符合檔案管理要求，具有一定的強(qiáng)度和耐久性。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、檔案名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。3.每個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案數(shù)量應(yīng)適中，避免檔案過厚或過薄，影響檔案的保管和利用。六、業(yè)務(wù)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲藥品、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)狀態(tài)正常。（三）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況確定。2.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定定期保管期限，如[X]年、[X]年等。4.保管期限屆滿的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時(shí)效性和有效性。七、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立業(yè)務(wù)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。2.對(duì)于仍具有查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值或法律憑證作用的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保管；對(duì)于已失去保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定工作應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的業(yè)務(wù)檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等詳細(xì)信息，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.審批通過后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將銷毀清單歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、業(yè)務(wù)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.公司業(yè)務(wù)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于公司的經(jīng)營(yíng)管理、決策支持、業(yè)務(wù)拓展等工作需要，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。（二）利用方式1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，查閱、借閱業(yè)務(wù)檔案。2.查閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，檔案利用人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱檔案的編號(hào)、名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。3.借閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，檔案利用人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱期限、借閱用途等信息。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用人員的申請(qǐng)，及時(shí)提供相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案，并做好借閱登記和跟蹤管理工作，確保檔案按時(shí)歸還。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感內(nèi)容的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供或泄露。2.檔案利用人員應(yīng)妥善保管借閱的業(yè)務(wù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案，如因特殊原因需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)印用途。3.借閱期限屆滿后，檔案利用人員應(yīng)及時(shí)歸還借閱的業(yè)務(wù)檔案，如因工作需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。九、業(yè)務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的安全保密管理，確保檔案信息的安全性和完整性。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.數(shù)據(jù)錄入：將業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)、名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、內(nèi)容摘要等信息錄入業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檢索利用：檔案利用人員可通過業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案編號(hào)、名稱、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索查詢，獲取所需的業(yè)務(wù)檔案信息。4.系統(tǒng)維護(hù)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立完善的用戶權(quán)限管理制度，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的系