訴訟檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司訴訟檔案的管理，規(guī)范訴訟檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保訴訟檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在各類訴訟活動中形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司訴訟檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則訴訟檔案應如實反映訴訟活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保訴訟檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮公司各部門對訴訟檔案利用的需求，提供便捷的利用服務。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司訴訟檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門訴訟檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責集中統(tǒng)一保管公司訴訟檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.按照檔案整理規(guī)范，對訴訟檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。5.負責訴訟檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.定期對訴訟檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。7.積極為公司各部門提供訴訟檔案查閱、借閱等利用服務，嚴格履行檔案利用審批手續(xù)，做好利用登記工作。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門訴訟活動中檔案資料的收集、整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的訴訟檔案移交檔案管理部門歸檔。3.在檔案利用過程中，配合檔案管理部門做好相關工作，如實提供檔案利用情況反饋。（三）訴訟承辦人職責1.負責具體訴訟案件檔案資料的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的原始性和完整性。2.在訴訟活動結束后，及時將案件檔案資料移交本部門負責人審核，審核通過后移交檔案管理部門歸檔。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失訴訟檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.與訴訟案件相關的各類法律文書，包括起訴狀、答辯狀、上訴狀、裁定書、判決書、調(diào)解書等。2.訴訟過程中形成的證據(jù)材料，如書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等。3.案件受理通知書、繳費憑證、傳票、送達回證等程序性文件。4.與案件相關的會議記錄、討論紀要、請示報告等內(nèi)部文件。5.其他與訴訟案件有關的資料。（二）收集要求1.訴訟承辦人應在訴訟活動進行過程中及時收集相關檔案資料，確保資料的真實性和完整性。2.對于重要的檔案資料，應進行原件收集；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件保存處。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。4.檔案資料應按照形成時間順序進行收集，不得遺漏或顛倒順序。（三）收集流程1.訴訟承辦人在訴訟活動開始后，按照收集范圍和要求，及時收集相關檔案資料，并進行初步整理。2.在訴訟活動過程中，如發(fā)現(xiàn)新的檔案資料，訴訟承辦人應及時補充收集。3.訴訟案件結束后，訴訟承辦人將收集整理好的檔案資料移交本部門負責人審核。4.部門負責人對檔案資料進行審核，確認資料齊全、完整后，簽署審核意見，并將檔案資料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循訴訟檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和檢索利用。（二）整理方法1.分類訴訟檔案按照案件性質(zhì)、保管期限等進行分類。具體分類如下：民事案件檔案合同糾紛侵權糾紛婚姻家庭糾紛勞動爭議糾紛其他民事糾紛刑事案件檔案經(jīng)濟犯罪案件職務犯罪案件其他刑事案件行政案件檔案行政處罰糾紛行政許可糾紛其他行政糾紛保管期限分類永久保管定期保管（[X]年）2.編號對每一類訴訟檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[案件類別代碼][年份][流水號]。例如：MS2023001，表示2023年的第1號民事案件檔案。3.編目編制訴訟檔案目錄，目錄應包括檔案編號、案件名稱、當事人信息（原告/被告/第三人等）、案由、立案時間、結案時間、保管期限、檔案內(nèi)容簡介等信息。4.裝訂將整理好的訴訟檔案資料按照順序進行裝訂，采用左側裝訂方式，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（三）整理流程1.檔案管理部門接收業(yè)務部門移交的訴訟檔案資料后，按照整理原則和方法進行分類、編號、編目等整理工作。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題，應及時與業(yè)務部門溝通，要求補充或更正。3.整理完成后，將訴訟檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、案件名稱、保管期限等信息。4.將整理好的訴訟檔案按照類別和保管期限進行上架存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所公司設立專門的訴訟檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）保管要求1.根據(jù)檔案的保管期限，對訴訟檔案進行分類存放，永久保管的檔案應單獨存放，定期保管的檔案應按照保管期限順序排列存放。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的收進、移出、保管位置、保管期限等信息，做到賬物相符。3.定期對訴訟檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，采取相應措施進行處理，并向上級報告。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應保持在[X]%[X]%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱訴訟檔案。2.公司外單位因與案件相關的合法事由，經(jīng)公司批準后查閱訴訟檔案。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱訴訟檔案的，應填寫《訴訟檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專人在指定地點提供查閱服務，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復制，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.借閱公司外單位因與案件相關的合法事由，經(jīng)公司批準后借閱訴訟檔案的，應填寫《訴訟檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司分管領導簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，收取一定的押金，并要求借閱人出具借條。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、丟失、損毀檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。（三）利用流程1.申請利用人填寫《訴訟檔案查閱申請表》或《訴訟檔案借閱申請表》，并提交相關證明材料。2.審核檔案管理部門對利用申請進行審核，審核內(nèi)容包括利用目的、利用范圍、利用方式等是否符合規(guī)定，申請材料是否齊全、真實有效等。3.批準經(jīng)審核通過的利用申請，按照規(guī)定的審批權限進行批準。查閱申請由檔案管理部門負責人批準；借閱申請由公司分管領導批準。4.利用檔案管理部門根據(jù)批準的利用申請，安排專人提供查閱或借閱服務，并做好利用登記工作。利用人應在規(guī)定的時間和地點進行查閱或借閱，遵守檔案利用相關規(guī)定。5.歸還借閱人應在借閱期限屆滿后及時歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應按照規(guī)定追究借閱人的責任。查閱人查閱結束后，應將查閱的檔案資料歸還原位。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則訴訟檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴謹?shù)脑瓌t，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立訴訟檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、法務人員等組成。鑒定小組負責對訴訟檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和是否具有保存價值。（三）鑒定方法1.對訴訟檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、法律事務等方面的作用和價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，綜合判斷檔案的保管期限。3.對于涉及公司重大權益、具有重要歷史意義或可能對公司未來發(fā)展產(chǎn)生影響的檔案，應適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.鑒定小組對訴訟檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《訴訟檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、案件