校團(tuán)委檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校團(tuán)委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校共青團(tuán)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校團(tuán)委各部門及下屬各級團(tuán)組織在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指校團(tuán)委在組織開展各項活動、履行工作職責(zé)過程中直接形成的，對學(xué)校共青團(tuán)事業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則校團(tuán)委檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映校團(tuán)委的工作實際，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集校團(tuán)委工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及黨和國家機(jī)密以及學(xué)校、校團(tuán)委敏感信息的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立校團(tuán)委檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由校團(tuán)委書記擔(dān)任組長，副書記擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校團(tuán)委檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善校團(tuán)委檔案管理制度，并組織實施。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。對破損或褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。5.積極開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要，及時、準(zhǔn)確地為校團(tuán)委各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計和上報，定期向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計報表，及時反映檔案管理工作情況。8.加強(qiáng)與學(xué)校檔案管理部門及其他相關(guān)單位的溝通與協(xié)作，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高校團(tuán)委檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團(tuán)組織及學(xué)校黨委、行政下發(fā)的與校團(tuán)委工作相關(guān)的文件、通知、指示、決議等。2.校團(tuán)委工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、紀(jì)要、簡報等。3.校團(tuán)委組織開展的各類活動方案、策劃書、活動總結(jié)、活動照片、視頻、音頻等資料。4.校團(tuán)委團(tuán)員發(fā)展、推優(yōu)入黨、團(tuán)費收繳、團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等工作中形成的各類文件、表格、記錄等。5.校團(tuán)委干部選拔任用、培訓(xùn)、考核等工作中形成的相關(guān)材料。6.校團(tuán)委與其他單位或組織開展合作交流活動中形成的協(xié)議、合同、往來信函等。7.校團(tuán)委獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的照片及相關(guān)說明材料。8.其他與校團(tuán)委工作有關(guān)且具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門在工作中形成的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時整理、歸檔，并定期移交檔案管理人員。移交時，需填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案管理人員應(yīng)主動收集檔案，對重要活動、重要事件等應(yīng)提前介入，及時跟蹤收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性。3.對于零散的文件材料，檔案管理人員應(yīng)及時進(jìn)行收集整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放，避免文件材料的丟失和損壞。（三）整理方法1.分類校團(tuán)委檔案按照年度類別保管期限進(jìn)行分類。年度按照檔案形成的自然年度劃分；類別根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)分為黨群工作類、團(tuán)務(wù)工作類、活動類、社會實踐類、宣傳教育類、組織建設(shè)類、志愿服務(wù)類等；保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字，按照一定的順序進(jìn)行編排，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修整和裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。4.編目編制檔案目錄時，應(yīng)按照分類順序依次填寫檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆、潮濕等區(qū)域，防止檔案受到損壞。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序排列上架，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的賬實相符。清查盤點每年至少進(jìn)行一次，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，便于長期保存和利用。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時，應(yīng)注意關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備，確保庫房安全。5.對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），防止檔案因溫濕度不適而損壞。6.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期清掃地面、擦拭檔案柜，保持檔案整潔。對檔案庫房內(nèi)的灰塵、雜物等應(yīng)及時清理，防止灰塵對檔案造成污染。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞校團(tuán)委的中心工作，為學(xué)校共青團(tuán)事業(yè)發(fā)展提供有力支持和保障。3.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供的信息，及時準(zhǔn)確地查找所需檔案，并在查閱現(xiàn)場提供必要的協(xié)助。查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)校團(tuán)委書記簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，將檔案借給利用者，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如有特殊情況需要延長借閱期限的，利用者應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。利用者借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，利用者應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，對檔案進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“校團(tuán)委檔案復(fù)制件”印章。復(fù)制檔案的費用由利用者承擔(dān)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)等信息。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值，確保既不丟失有價值的檔案，又不保留已失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立校團(tuán)委檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對校團(tuán)委檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對反映校團(tuán)委主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校共青團(tuán)事業(yè)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管期限分為30年、10年。3.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。失去保存價值的檔案主要包括：已過保管期限且確無利用價值的檔案；重復(fù)、內(nèi)容空洞無實際意義的文件材料；與校團(tuán)委工作無關(guān)的文件材料等。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步清理，提出初步存毀意見，并填寫檔案鑒定登記表，注明檔案名稱、形成時間、保管期限、初步存毀意見等信息。2.檔案鑒定小組對檔案管理人員提交的檔案鑒定登記表進(jìn)行審核，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。對確定銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定登記表上注明銷毀原因，并簽字確認(rèn)。3.檔案鑒定小組將審核通過的檔案鑒定登記表報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小