檔案實(shí)體保護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案實(shí)體保護(hù)，確保檔案的完整與安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案實(shí)體管理過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案實(shí)體應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案實(shí)體的齊全、完整，不遺漏重要信息和環(huán)節(jié)。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案實(shí)體的物理安全，防止檔案受損、丟失或泄露。4.便利性原則：檔案實(shí)體的管理應(yīng)便于查找、調(diào)閱和使用，提高工作效率。二、檔案實(shí)體管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案實(shí)體保護(hù)制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門(mén)檔案實(shí)體管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體的安全存放。5.定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案實(shí)體的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案實(shí)體的日常管理，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案實(shí)體的清查、盤(pán)點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案實(shí)體保護(hù)制度，在工作中妥善保管好屬于個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料。2.及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得私自留存或銷(xiāo)毀。3.在檔案利用過(guò)程中，遵守相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案實(shí)體，不得隨意涂改、污損、抽取、撤換檔案。三、檔案實(shí)體收集與整理（一）收集范圍1.反映公司行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)審計(jì)等各項(xiàng)活動(dòng)的文件材料。2.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、章程等文件。3.公司重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.公司員工的人事檔案、工資檔案等。5.公司資產(chǎn)、設(shè)備等方面的檔案材料，如產(chǎn)權(quán)證書(shū)、設(shè)備清單、維護(hù)記錄等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種載體的檔案。3.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽署完備。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值進(jìn)行整理。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名、存儲(chǔ)，建立科學(xué)合理的目錄結(jié)構(gòu)。4.整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、褪色、字跡模糊等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案實(shí)體保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具1.選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)更換或修復(fù)。（三）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)順序依次存放檔案，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好備份。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，短期保管的檔案保管期限一般為15年以下。3.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少一次。2.清查盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案賬實(shí)相符。3.清查盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。五、檔案實(shí)體利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等提供支持。3.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可根據(jù)實(shí)際情況向外部單位或個(gè)人提供檔案利用服務(wù)。（二）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門(mén)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要利用公司檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理利用手續(xù)。（三）利用審批1.檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查利用目的、范圍、方式等是否符合規(guī)定，確保檔案利用安全。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，必要時(shí)需經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（四）利用方式1.檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行復(fù)制。2.利用檔案時(shí)，利用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案實(shí)體，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。（五）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用申請(qǐng)人、利用時(shí)間、利用檔案名稱、數(shù)量、利用方式等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案實(shí)體鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案專業(yè)人員等組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀建議。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的內(nèi)容是否涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史事件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等，以及是否對(duì)公司未來(lái)發(fā)展具有參考作用。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，將擬鑒定的檔案清單提交鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。3.對(duì)于確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，形成《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等，記錄由檔案管理部門(mén)保存。（五）監(jiān)銷(xiāo)1.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀情況。七、檔案實(shí)體信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案實(shí)體信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司整體信息化發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，充分考慮檔案管理業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)。（二）數(shù)字化加工1.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。2.數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，圖像清晰可讀，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、版本控制、元數(shù)據(jù)管理、安全審計(jì)等功能，確保電子檔案的安全可靠。（四）數(shù)據(jù)備份與存儲(chǔ)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，如磁帶庫(kù)、磁盤(pán)陣列等，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性。（五）信息安全保障1.加強(qiáng)電子檔案信息安全管理，采取身份認(rèn)證、加密傳輸、訪問(wèn)控制等技術(shù)手