檔案協(xié)調(diào)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全和有效利用，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本檔案協(xié)調(diào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的協(xié)調(diào)與配合。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實(shí)行公司/組織統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案管理體制，明確各部門在檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限。3.協(xié)調(diào)配合原則：各部門之間應(yīng)密切協(xié)作，相互支持，共同做好檔案管理工作，避免出現(xiàn)推諉、扯皮現(xiàn)象。4.高效利用原則：以提高檔案利用效率為目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理流程，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.對公司/組織各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織提供決策參考和歷史借鑒。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理和初步保管工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理的兼職人員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門開展工作，確保本部門檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.在開展業(yè)務(wù)工作過程中，及時(shí)將涉及檔案管理的相關(guān)信息反饋給檔案管理部門，配合檔案管理部門做好檔案的利用和處置工作。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺維護(hù)檔案的安全和完整。2.在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得私自留存或銷毀。3.按照規(guī)定的程序和要求，正確利用檔案信息，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。三、檔案收集與移交（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。3.公司/組織內(nèi)部的會議記錄、紀(jì)要文件材料。4.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等各類專門檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行收集，如現(xiàn)場收集與電子數(shù)據(jù)收集相結(jié)合等，確保檔案信息的全面獲取。（三）檔案移交程序1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案進(jìn)行整理、分類，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等詳細(xì)信息。3.各部門將編制好的檔案移交清單一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案一并移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門在收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。5.核對無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將其中一份返還給移交部門作為移交憑證。四、檔案整理與分類（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（二）檔案分類方法1.年度分類法：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案進(jìn)一步細(xì)分。（三）檔案整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。2.編頁號：按照檔案的順序依次編寫頁碼，便于查閱和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織歷史沿革、重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為[具體年限]，主要是涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支等方面的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為[具體年限]，主要是一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案受損、霉變、蟲蛀等問題。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[適宜溫度范圍]，濕度保持在[適宜濕度范圍]。4.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)等。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定是否予以銷毀。3.對經(jīng)過鑒定擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）檔案銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同參與，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案利用與查詢（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，開展檔案利用工作。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要查閱、借閱檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要查閱、借閱檔案，應(yīng)依法予以配合。（三）檔案查詢程序1.公司/組織內(nèi)部員工如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.檔案利用申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對檔案利用申請表進(jìn)行審核，如符合規(guī)定，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.公司/組織外部單位如需查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱申請函等相關(guān)文件，并按照規(guī)定繳納查閱、借閱費(fèi)用。5.檔案管理部門對外部單位的查閱、借閱申請進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱、復(fù)制、傳播。2.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的查閱、借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.檔案利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息服務(wù)水平。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）檔案信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的目錄信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檔案信息系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.檔案信息安全管理：采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，保障檔案信息的安全。（三）檔案信息化利用1.員工可通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢、借閱電子檔案，提高檔案利用效率。2.檔案管理部門可利用檔案信息管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、編研開發(fā)等工作，為公司/組織提供決策參考。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間可通過檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理工作的合規(guī)性和有效性。（二）考核評價(jià)1