行政辦公文檔歸檔與管理制度表應(yīng)用指南一、制度適用場景與目標(biāo)本制度表適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機(jī)關(guān)等組織在日常行政辦公活動(dòng)中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文檔的規(guī)范化管理，旨在解決文檔分散存儲(chǔ)、查找困難、版本混亂、泄密風(fēng)險(xiǎn)等問題。通過統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理流程，實(shí)現(xiàn)文檔的有序存儲(chǔ)、高效利用、安全保密及合規(guī)追溯，支撐行政決策與業(yè)務(wù)運(yùn)作，同時(shí)滿足審計(jì)、監(jiān)管等外部合規(guī)要求。具體適用場景包括：年度工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證（非涉密）、內(nèi)部通知、制度文件、項(xiàng)目資料等行政類文檔的全生命周期管理。二、文檔歸檔管理全流程操作步驟步驟1：文件收集與初步整理操作內(nèi)容：各部門指定專人（如部門文秘*某某）作為文檔收集責(zé)任人，于每月最后一個(gè)工作日收集本月本部門產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文檔，保證文件完整（如會(huì)議紀(jì)要需包含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、決議事項(xiàng)；合同需包含雙方蓋章頁、附件等）。對(duì)收集的文檔進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)件、草稿件（除需留存重要修改痕跡外）、無關(guān)信息，并檢查文件是否清晰、無破損（紙質(zhì)文件）或可正常打開（電子文件）。按文件類型（如“綜合類”“人事類”“財(cái)務(wù)類”“項(xiàng)目類”）進(jìn)行臨時(shí)分類，標(biāo)注“待歸檔”標(biāo)識(shí)。責(zé)任人：各部門文檔收集人、行政部*某某（統(tǒng)籌協(xié)調(diào)）。步驟2：文檔分類與編號(hào)規(guī)則制定操作內(nèi)容：分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-部門-文件類型-子類”四級(jí)分類法，例如：“2024-行政部-綜合類-會(huì)議紀(jì)要”“2024-人事部-人事類-員工檔案”。編號(hào)規(guī)則：統(tǒng)一格式為“部門代碼（2位）-年份（4位）-文件類型代碼（2位）-流水號(hào)（3位）”，例如：“XA-2024-ZH-001”（XA=行政部，2024=年份，ZH=綜合類，001=流水號(hào)）。部門代碼及文件類型代碼由行政部統(tǒng)一制定并發(fā)布（詳見附件1《分類與代碼對(duì)照表》）。電子文檔需在文件名中完整體現(xiàn)編號(hào)及名稱，如“XA-2024-ZH-001_2024年度第一次行政辦公會(huì)紀(jì)要.docx”；紙質(zhì)文檔需在右上角用鉛筆標(biāo)注編號(hào)。責(zé)任人：行政部*某某（制定規(guī)則）、各部門文檔收集人（執(zhí)行分類編號(hào)）。步驟3：歸檔登記與信息錄入操作內(nèi)容：紙質(zhì)文檔：使用《行政辦公文檔歸檔登記表》（見模板表格）逐項(xiàng)登記，內(nèi)容包括文檔名稱、編號(hào)、分類、頁數(shù)、形成日期、歸檔日期、責(zé)任人、存放位置（如“檔案柜-3層-5號(hào)”）、密級(jí)（普通/內(nèi)部/秘密）。電子文檔：在組織內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)中錄入相同信息，并電子文件，同時(shí)標(biāo)注“電子檔案”屬性，關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案編號(hào)（如有）。登記完成后，由行政部*某某（檔案管理員）核對(duì)信息準(zhǔn)確性，保證“賬實(shí)相符”（紙質(zhì)與電子檔案信息一致）。責(zé)任人：各部門文檔收集人（登記）、行政部檔案管理員*某某（審核）。步驟4：檔案存放與安全保管操作內(nèi)容：紙質(zhì)檔案：按編號(hào)順序存放于專用檔案柜，標(biāo)注清晰分類標(biāo)簽（如“2024年行政部-綜合類”）；涉密秘密級(jí)檔案存放于帶鎖鐵皮柜，由專人保管；環(huán)境要求為通風(fēng)、干燥、避光（溫度14-24℃，濕度45%-60%），定期檢查（每季度一次）防潮、防蟲情況。電子檔案：存儲(chǔ)于內(nèi)部服務(wù)器加密文件夾，定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤）與服務(wù)器分地存放；設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看/編輯，操作日志留存不少于6個(gè)月。責(zé)任人：行政部檔案管理員某某（存放管理）、IT部某某（電子檔案備份）。步驟5：借閱與使用管理操作內(nèi)容：借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見附件2），說明借閱原因、用途、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人某某審批（秘密級(jí)及以上需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)某某審批）。檔案管理員核對(duì)審批同意后，辦理借閱登記：紙質(zhì)檔案借閱期限不超過5個(gè)工作日（特殊情況可續(xù)借，續(xù)期不超過3天），借閱人當(dāng)場檢查文件完整性，簽字確認(rèn)；電子檔案通過系統(tǒng)在線借閱，自動(dòng)記錄訪問時(shí)間、人員、操作內(nèi)容。借閱期間，文件不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（復(fù)制需額外審批），涉密文件嚴(yán)禁帶離辦公區(qū)域；歸還時(shí)，檔案管理員檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。責(zé)任人：借閱人（申請(qǐng)）、審批人（部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)）、檔案管理員*某某（登記與歸還檢查）。步驟6：定期檢查與動(dòng)態(tài)更新操作內(nèi)容：行政部每半年組織一次檔案全面檢查，內(nèi)容包括：存放是否有序、標(biāo)簽是否清晰、文件是否缺失、電子檔案是否可正常訪問等，形成《檔案檢查記錄表》，對(duì)問題及時(shí)整改（如補(bǔ)充缺失文件、修復(fù)損壞文件）。部門職能調(diào)整或文件類型新增時(shí)，行政部及時(shí)更新《分類與代碼對(duì)照表》，并通知各部門執(zhí)行；年度末統(tǒng)計(jì)本年度歸檔情況（歸檔數(shù)量、分類占比、借閱頻次等），形成《年度檔案管理報(bào)告》提交領(lǐng)導(dǎo)審閱。責(zé)任人：行政部檔案管理員*某某（檢查）、各部門（配合更新）。步驟7：到期處置與銷毀管理操作內(nèi)容：根據(jù)檔案保管期限表（如“年度工作計(jì)劃保管10年”“會(huì)議紀(jì)要保管5年”“員工檔案永久保管”），行政部提前3個(gè)月對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值后，編制《檔案銷毀清單》，列明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期?！稒n案銷毀清單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)某某審批后，由行政部檔案管理員某某、監(jiān)銷人（如紀(jì)檢部*某某）共同監(jiān)督銷毀：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（低級(jí)格式化），并在《檔案銷毀記錄表》簽字確認(rèn)；銷毀記錄永久保存。責(zé)任人：行政部檔案管理員*某某（編制清單、組織銷毀）、監(jiān)銷人（監(jiān)督簽字）。三、行政辦公文檔歸檔管理表示例文檔編號(hào)文檔名稱分類頁數(shù)/大小形成日期歸檔日期責(zé)任人存放位置密級(jí)當(dāng)前狀態(tài)借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）XA-2024-ZH-0012024年度第一次行政辦公會(huì)紀(jì)要綜合-會(huì)議紀(jì)要8頁2024-01-152024-01-20*某某檔案柜-3層-5號(hào)普通在庫-RL-2024-RL-015張*員工入職檔案人事-員工檔案25頁2024-02-102024-02-15*某某檔案柜-2層-3號(hào)內(nèi)部在庫李*/2024-03-01/2024-03-05XA-2024-HT-008辦公設(shè)備采購合同行政-合同12頁2024-03-052024-03-10*某某檔案柜-3層-8號(hào)內(nèi)部借出王*/2024-03-20/未歸還四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)責(zé)任到人，避免推諉：各部門需明確文檔收集責(zé)任人，行政部指定專職檔案管理員，保證每個(gè)環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)，避免“多人管等于無人管”的情況。分類編號(hào)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格按照“年度-部門-類型-子類”分類及編號(hào)規(guī)則執(zhí)行，不得隨意更改，保證文檔有序排列，便于檢索。及時(shí)歸檔，避免積壓：文檔形成后應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，每月底集中歸檔，防止文件丟失或信息滯后。安全保密，嚴(yán)格管控：涉密文件單獨(dú)存放，借閱需嚴(yán)格審批，