學(xué)校綜合辦公室文件保管規(guī)定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，確保文件安全、完整、高效流轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。文件保管工作應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、安全保密的原則，服務(wù)于學(xué)校日常行政工作。

二、文件分類與編號

（一）文件分類

1.日常行政文件：包括會議紀要、部門通知、工作計劃等。

2.人事檔案文件：如員工入職登記、考核記錄等。

3.財務(wù)文件：預(yù)算報表、報銷憑證等。

4.項目檔案文件：專項工作報告、進度記錄等。

（二）文件編號規(guī)則

1.采用“年份+部門代碼+序號”格式，如“2023-Admin-001”。

2.日常行政文件編號需按月連續(xù)，如“2023-Admin-2023-01-001”。

三、文件保管流程

（一）文件接收與登記

1.接收文件時，需核對文件完整性，檢查是否缺頁或破損。

2.在《文件登記簿》中記錄文件名稱、編號、接收日期、送達人等信息。

（二）文件分類歸檔

1.根據(jù)文件類別，將文件放入對應(yīng)檔案盒，并貼上標簽。

2.重大文件需單獨建檔，如年度工作報告、重要會議決議等。

（三）文件借閱與歸還

1.借閱人需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后辦理借閱手續(xù)。

2.借閱文件需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，逾期需說明原因并續(xù)借。

四、文件保管要求

（一）保管環(huán)境

1.文件存放區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防塵，溫度控制在15-25℃之間。

2.涉密文件需存放于帶鎖的檔案柜中，并限制存取權(quán)限。

（二）保管期限

1.日常行政文件保存期限為3年，財務(wù)文件保存期限為5年，人事檔案長期保存。

2.達到保存期限的文件需按流程銷毀，銷毀前需經(jīng)部門負責(zé)人審批。

（三）電子文件管理

1.重要的紙質(zhì)文件需同步錄入電子管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)備份。

2.電子文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，并定期進行數(shù)據(jù)校驗。

五、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室指定專人負責(zé)文件保管工作，并定期培訓(xùn)相關(guān)技能。

2.各部門需指定聯(lián)絡(luò)人，協(xié)助文件流轉(zhuǎn)與歸檔。

（二）監(jiān)督機制

1.每季度對文件保管情況進行抽查，確保符合規(guī)定。

2.發(fā)現(xiàn)文件遺失、損壞等問題，需立即上報并追責(zé)。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責(zé)解釋與修訂。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，確保文件安全、完整、高效流轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。文件保管工作應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、安全保密的原則，服務(wù)于學(xué)校日常行政工作。本規(guī)定旨在明確文件從接收、分類、歸檔、借閱到銷毀的全流程管理要求，提升工作效率，減少資源浪費。

二、文件分類與編號

（一）文件分類

1.**日常行政文件**：包括但不限于會議紀要、部門通知、工作計劃、簡報、值班記錄等。此類文件涉及學(xué)校日常運營的即時信息傳達和工作安排。

2.**人事檔案文件**：如員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)證書、離職證明等。此類文件需嚴格保密，僅限授權(quán)人員接觸。

3.**財務(wù)文件**：包括預(yù)算報表、經(jīng)費申請表、報銷憑證、采購合同、資產(chǎn)登記表等。此類文件需與財務(wù)部門協(xié)同管理，確保數(shù)據(jù)準確。

4.**項目檔案文件**：如專項工作報告、項目進度表、實驗記錄、成果總結(jié)等。此類文件需按項目周期系統(tǒng)性歸檔，便于后續(xù)查閱。

（二）文件編號規(guī)則

1.采用“年份+部門代碼+序號”格式，如“2023-Admin-001”。年份統(tǒng)一使用四位數(shù)字，部門代碼參照《部門編碼表》（見附件1），序號按順序遞增，不足三位補零。

2.日常行政文件編號需按月連續(xù)，如“2023-Admin-2023-01-001”。月份需明確標注，確?？缒甓葏^(qū)分。

3.人事檔案文件編號前加“HR”，財務(wù)文件加“FIN”，項目檔案文件加“PRJ”，如“2023-HR-005”。

三、文件保管流程

（一）文件接收與登記

1.**接收環(huán)節(jié)**：

(1)文件送達后，由綜合辦公室指定人員當面核對文件份數(shù)、頁碼是否完整，檢查有無破損或污漬。

(2)對于涉密文件，需在登記簿中標注“涉密”字樣，并記錄密級（如“內(nèi)部”“秘密”）。

2.**登記操作**：

(1)在《文件登記簿》（電子或紙質(zhì)版）中逐項記錄：文件名稱、編號、發(fā)文單位、接收日期、頁數(shù)、送達人、備注等。

(2)電子文件需同步錄入管理系統(tǒng)的“待歸檔”模塊，生成唯一流水號。

（二）文件分類歸檔

1.**分類轉(zhuǎn)移**：

(1)日常行政文件按月集中整理，紙質(zhì)文件按編號順序排列，電子文件按創(chuàng)建時間排序。

(2)人事檔案文件需單獨存放，避免與其它類別混淆，柜內(nèi)需貼“人事檔案—XX部門”標簽。

2.**歸檔操作**：

(1)紙質(zhì)文件放入無酸檔案盒，盒內(nèi)文件按編號升序排列，盒外標簽標注“編號+年份+文件類型”。

(2)電子文件需刻錄至光盤或存儲在加密云盤，并生成歸檔索引表（包含文件名、路徑、上傳人、上傳日期）。

（三）文件借閱與歸還

1.**借閱申請**：

(1)借閱人需填寫《文件借閱申請單》，注明文件用途、預(yù)計借用時長，經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字。

(2)涉密文件借閱需額外獲得保管人書面同意，并登記借閱人身份信息。

2.**借閱執(zhí)行**：

(1)保管人在文件首頁夾入《借閱登記卡》，記錄借閱人、日期、歸還期限。

(2)電子文件借閱需通過系統(tǒng)授權(quán)，借閱人僅獲得臨時查看權(quán)限。

3.**歸還處理**：

(1)借閱期滿后，保管人檢查文件完整性，核對《借閱登記卡》信息無誤后簽字確認。

(2)發(fā)現(xiàn)文件損毀或缺失，需追究借閱人責(zé)任并按價賠償（賠償標準見附件2）。

四、文件保管要求

（一）保管環(huán)境

1.**物理環(huán)境**：

(1)文件存放區(qū)域需遠離潮濕地面，避免陽光直射，相對濕度控制在45%-60%。

(2)重要檔案柜需放置在消防通道附近，配備滅火器，并定期檢查其有效性。

2.**安全措施**：

(1)檔案柜需上鎖，鑰匙由至少兩名保管人共同保管，實行“雙人雙鎖”制度。

(2)電子文件存儲需設(shè)置訪問密碼，定期更換（建議每季度一次），并啟用登錄日志記錄。

（二）保管期限

1.**分類期限表**：

|文件類型|保管期限|備注|

|----------------|----------|------------------------------|

|日常行政文件|3年|重大活動文件可延長至5年|

|人事檔案文件|長期|含離職后1年過渡期|

|財務(wù)文件|5年|含審計所需期間|

|項目檔案文件|永久|研究類項目需完整保存|

2.**到期處理**：

(1)達到保存期限的紙質(zhì)文件需編制《文件銷毀清冊》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。

(2)銷毀方式僅限碎紙機粉碎，確保無法復(fù)原，并由兩名以上人員監(jiān)督。

（三）電子文件管理

1.**備份機制**：

(1)關(guān)鍵電子文件需每日增量備份至本地服務(wù)器，每周全量備份至異地存儲設(shè)備。

(2)備份文件需標注備份日期，并封存于安全位置，嚴禁隨意刪除。

2.**數(shù)據(jù)恢復(fù)**：

(1)每半年進行一次數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，驗證備份有效性，并將測試結(jié)果存檔。

(2)發(fā)現(xiàn)備份損壞，需立即聯(lián)系技術(shù)部門修復(fù)，同時啟動應(yīng)急預(yù)案。

五、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分工

1.**綜合辦公室**：

(1)指定“文件管理員”崗位（至少2人輪崗），負責(zé)全流程管理，并持有《檔案管理員培訓(xùn)合格證》（需每年復(fù)審）。

(2)建立文件交接制度，每月編制《文件流轉(zhuǎn)統(tǒng)計表》上報行政主管。

2.**各部門聯(lián)絡(luò)員**：

(1)每月5日前提交上月文件借閱情況匯總表，并協(xié)助處理部門內(nèi)部文件歸檔。

(2)參與季度檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進建議。

（二）監(jiān)督機制

1.**內(nèi)部審計**：

(1)每季度由行政主管牽頭，抽查10%的文件檔案，重點檢查編號連續(xù)性和保管環(huán)境。

(2)審計不合格的部門需提交整改報告，逾期未改進的通報批評。

2.**問題追溯**：

(1)若發(fā)生文件遺失，需立即啟動《文件丟失應(yīng)急預(yù)案》：

(1)步驟1：封鎖相關(guān)區(qū)域，排查責(zé)任人。

(2)步驟2：若系電子文件，立即隔離受影響系統(tǒng)。

(3)步驟3：按損失程度提交《事件分析報告》。

(2)持續(xù)記錄所有異常事件，存檔至“問題庫”以供培訓(xùn)參考。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起30日后生效，綜合辦公室負責(zé)根據(jù)實際需求修訂。附件包括：

附件1：《部門編碼表》

附件2：《文件損壞賠償標準》

附件3：《文件銷毀清冊模板》

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，確保文件安全、完整、高效流轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。文件保管工作應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、安全保密的原則，服務(wù)于學(xué)校日常行政工作。

二、文件分類與編號

（一）文件分類

1.日常行政文件：包括會議紀要、部門通知、工作計劃等。

2.人事檔案文件：如員工入職登記、考核記錄等。

3.財務(wù)文件：預(yù)算報表、報銷憑證等。

4.項目檔案文件：專項工作報告、進度記錄等。

（二）文件編號規(guī)則

1.采用“年份+部門代碼+序號”格式，如“2023-Admin-001”。

2.日常行政文件編號需按月連續(xù)，如“2023-Admin-2023-01-001”。

三、文件保管流程

（一）文件接收與登記

1.接收文件時，需核對文件完整性，檢查是否缺頁或破損。

2.在《文件登記簿》中記錄文件名稱、編號、接收日期、送達人等信息。

（二）文件分類歸檔

1.根據(jù)文件類別，將文件放入對應(yīng)檔案盒，并貼上標簽。

2.重大文件需單獨建檔，如年度工作報告、重要會議決議等。

（三）文件借閱與歸還

1.借閱人需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后辦理借閱手續(xù)。

2.借閱文件需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，逾期需說明原因并續(xù)借。

四、文件保管要求

（一）保管環(huán)境

1.文件存放區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防塵，溫度控制在15-25℃之間。

2.涉密文件需存放于帶鎖的檔案柜中，并限制存取權(quán)限。

（二）保管期限

1.日常行政文件保存期限為3年，財務(wù)文件保存期限為5年，人事檔案長期保存。

2.達到保存期限的文件需按流程銷毀，銷毀前需經(jīng)部門負責(zé)人審批。

（三）電子文件管理

1.重要的紙質(zhì)文件需同步錄入電子管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)備份。

2.電子文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，并定期進行數(shù)據(jù)校驗。

五、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室指定專人負責(zé)文件保管工作，并定期培訓(xùn)相關(guān)技能。

2.各部門需指定聯(lián)絡(luò)人，協(xié)助文件流轉(zhuǎn)與歸檔。

（二）監(jiān)督機制

1.每季度對文件保管情況進行抽查，確保符合規(guī)定。

2.發(fā)現(xiàn)文件遺失、損壞等問題，需立即上報并追責(zé)。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責(zé)解釋與修訂。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，確保文件安全、完整、高效流轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。文件保管工作應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、安全保密的原則，服務(wù)于學(xué)校日常行政工作。本規(guī)定旨在明確文件從接收、分類、歸檔、借閱到銷毀的全流程管理要求，提升工作效率，減少資源浪費。

二、文件分類與編號

（一）文件分類

1.**日常行政文件**：包括但不限于會議紀要、部門通知、工作計劃、簡報、值班記錄等。此類文件涉及學(xué)校日常運營的即時信息傳達和工作安排。

2.**人事檔案文件**：如員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)證書、離職證明等。此類文件需嚴格保密，僅限授權(quán)人員接觸。

3.**財務(wù)文件**：包括預(yù)算報表、經(jīng)費申請表、報銷憑證、采購合同、資產(chǎn)登記表等。此類文件需與財務(wù)部門協(xié)同管理，確保數(shù)據(jù)準確。

4.**項目檔案文件**：如專項工作報告、項目進度表、實驗記錄、成果總結(jié)等。此類文件需按項目周期系統(tǒng)性歸檔，便于后續(xù)查閱。

（二）文件編號規(guī)則

1.采用“年份+部門代碼+序號”格式，如“2023-Admin-001”。年份統(tǒng)一使用四位數(shù)字，部門代碼參照《部門編碼表》（見附件1），序號按順序遞增，不足三位補零。

2.日常行政文件編號需按月連續(xù)，如“2023-Admin-2023-01-001”。月份需明確標注，確?？缒甓葏^(qū)分。

3.人事檔案文件編號前加“HR”，財務(wù)文件加“FIN”，項目檔案文件加“PRJ”，如“2023-HR-005”。

三、文件保管流程

（一）文件接收與登記

1.**接收環(huán)節(jié)**：

(1)文件送達后，由綜合辦公室指定人員當面核對文件份數(shù)、頁碼是否完整，檢查有無破損或污漬。

(2)對于涉密文件，需在登記簿中標注“涉密”字樣，并記錄密級（如“內(nèi)部”“秘密”）。

2.**登記操作**：

(1)在《文件登記簿》（電子或紙質(zhì)版）中逐項記錄：文件名稱、編號、發(fā)文單位、接收日期、頁數(shù)、送達人、備注等。

(2)電子文件需同步錄入管理系統(tǒng)的“待歸檔”模塊，生成唯一流水號。

（二）文件分類歸檔

1.**分類轉(zhuǎn)移**：

(1)日常行政文件按月集中整理，紙質(zhì)文件按編號順序排列，電子文件按創(chuàng)建時間排序。

(2)人事檔案文件需單獨存放，避免與其它類別混淆，柜內(nèi)需貼“人事檔案—XX部門”標簽。

2.**歸檔操作**：

(1)紙質(zhì)文件放入無酸檔案盒，盒內(nèi)文件按編號升序排列，盒外標簽標注“編號+年份+文件類型”。

(2)電子文件需刻錄至光盤或存儲在加密云盤，并生成歸檔索引表（包含文件名、路徑、上傳人、上傳日期）。

（三）文件借閱與歸還

1.**借閱申請**：

(1)借閱人需填寫《文件借閱申請單》，注明文件用途、預(yù)計借用時長，經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字。

(2)涉密文件借閱需額外獲得保管人書面同意，并登記借閱人身份信息。

2.**借閱執(zhí)行**：

(1)保管人在文件首頁夾入《借閱登記卡》，記錄借閱人、日期、歸還期限。

(2)電子文件借閱需通過系統(tǒng)授權(quán)，借閱人僅獲得臨時查看權(quán)限。

3.**歸還處理**：

(1)借閱期滿后，保管人檢查文件完整性，核對《借閱登記卡》信息無誤后簽字確認。

(2)發(fā)現(xiàn)文件損毀或缺失，需追究借閱人責(zé)任并按價賠償（賠償標準見附件2）。

四、文件保管要求

（一）保管環(huán)境

1.**物理環(huán)境**：

(1)文件存放區(qū)域需遠離潮濕地面，避免陽光直射，相對濕度控制在45%-60%。

(2)重要檔案柜需放置在消防通道附近，配備滅火器，并定期檢查其有效性。

2.**安全措施**：

(1)檔案柜需上鎖，鑰匙由至少兩名保管人共同保管，實行“雙人雙鎖”制度。

(2)電子文件存儲需設(shè)置訪問密碼，定期更換（建議每季度一次），并啟用登錄日志記錄。

（二）保管期限

1.**分類期限表**：

|文件類型|保管期限|備注|

|----------------|----------|------------------------------|

|日常行政文件|3年|重大活動文件可延長至5年|

|人事檔案文件|長期|含離職后1年過渡期|

|財務(wù)文件|5年|含審計所需期間|

|項目檔案文件|永久|研究類項目需完整保存|

2.**到期處理**：

(1)達到保存期限的紙質(zhì)文件需編制《文件銷毀清冊》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。

(2)銷毀方式僅限碎紙機粉碎，確保無