學校綜合辦公室文件管理規(guī)定一、總則

學校綜合辦公室文件管理規(guī)定旨在規(guī)范文件的制作、流轉、存儲、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文件管理的科學化、制度化、規(guī)范化，提高工作效率，保障學校各項工作順利開展。

（一）適用范圍

本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有文件的管理，包括但不限于行政文件、教學文件、科研文件、后勤文件等。

（二）基本原則

1.**統(tǒng)一管理原則**：文件由綜合辦公室統(tǒng)一歸口管理，確保文件流轉有序。

2.**分級負責原則**：根據(jù)文件性質和密級，明確責任人和管理權限。

3.**安全保密原則**：嚴格遵守保密要求，防止文件遺失、泄密或被不當使用。

4.**及時歸檔原則**：文件處理完畢后應及時歸檔，確?？勺匪菪?。

二、文件的制作與流轉

文件的制作和流轉應遵循以下流程：

（一）文件制作

1.**需求提出**：各部門根據(jù)工作需要提出文件制作申請，說明文件類型、用途和密級。

2.**審核批準**：綜合辦公室對申請進行審核，經相關負責人批準后方可制作。

3.**格式規(guī)范**：文件格式應符合學校統(tǒng)一要求，包括標題、正文、落款、日期等要素。

4.**電子與紙質同步**：重要文件需同時制作電子版和紙質版，并做好編號管理。

（二）文件流轉

1.**內部流轉**：文件在部門間流轉時，需填寫流轉單，注明流轉時間、接收人和處理意見。

2.**跨部門流轉**：涉及多個部門的文件，由綜合辦公室統(tǒng)籌協(xié)調，確保流轉高效。

3.**時限要求**：文件處理時限應根據(jù)緊急程度確定，一般文件不超過3個工作日，緊急文件需即時處理。

三、文件的存儲與保管

文件的存儲與保管應遵循以下要求：

（一）存儲要求

1.**紙質文件**：紙質文件需存放在檔案柜中，做到分類清晰、編號有序。

2.**電子文件**：電子文件需存儲在專用服務器或云存儲系統(tǒng)中，設置訪問權限。

3.**環(huán)境要求**：存儲區(qū)域應保持干燥、防潮、防火、防蟲，避免陽光直射。

（二）保管責任

1.**專人負責**：指定專人負責文件保管，定期檢查文件狀態(tài)。

2.**借閱登記**：文件借閱需填寫借閱登記表，注明借閱人、時間及歸還情況。

3.**密級管理**：密級文件需設置物理隔離或電子加密措施，嚴禁非授權人員接觸。

四、文件的銷毀

文件銷毀需嚴格按以下流程執(zhí)行：

（一）銷毀條件

1.**到期文件**：超過保管期限的文件需按規(guī)定銷毀。

2.**無保存價值的文件**：經審核確認無保存價值的文件可銷毀。

3.**涉密文件**：密級文件如需銷毀，需經審批后進行。

（二）銷毀流程

1.**申請審批**：銷毀申請需填寫審批表，經相關負責人簽字同意。

2.**指定銷毀**：由綜合辦公室指定專人監(jiān)督銷毀過程，確保文件被徹底銷毀。

3.**記錄存檔**：銷毀過程需做好記錄，并存檔備查。

五、監(jiān)督與考核

綜合辦公室定期對文件管理情況進行檢查，內容包括：

（一）檢查內容

1.**文件制作規(guī)范性**：檢查文件格式、內容是否符合要求。

2.**流轉效率**：評估文件流轉是否及時、順暢。

3.**存儲安全**：檢查存儲環(huán)境及保管措施是否到位。

4.**銷毀合規(guī)性**：核對銷毀記錄，確保銷毀過程合規(guī)。

（二）考核辦法

1.**定期考核**：每季度進行一次全面考核，考核結果納入部門績效。

2.**問題整改**：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，需限期整改并復查。

3.**培訓提升**：定期組織文件管理培訓，提高工作人員的業(yè)務能力。

六、附則

本規(guī)定由綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如有調整，將另行通知。

**一、總則**

學校綜合辦公室文件管理規(guī)定旨在規(guī)范文件的制作、流轉、存儲、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文件管理的科學化、制度化、規(guī)范化，提高工作效率，保障學校各項工作順利開展。

（一）適用范圍

本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有文件的管理，包括但不限于行政文件（如通知、公告、會議紀要）、教學文件（如課程計劃、教學大綱、學生成績單）、科研文件（如項目申請書、研究報告）、后勤文件（如采購單、維修記錄）等。所有部門和工作人員均需遵守本規(guī)定。

（二）基本原則

1.**統(tǒng)一管理原則**：文件由綜合辦公室統(tǒng)一歸口管理，設立專職或兼職文件管理員，確保文件流轉有序，避免交叉管理和信息遺漏。

2.**分級負責原則**：根據(jù)文件性質和密級，明確責任人和管理權限。例如，普通文件由部門負責人初步審核，重要文件需經綜合辦公室主管領導審批。

3.**安全保密原則**：嚴格遵守保密要求，防止文件遺失、泄密或被不當使用。特別是涉及個人信息、財務數(shù)據(jù)、教學評估等敏感內容的文件，必須采取嚴格的保密措施。

4.**及時歸檔原則**：文件處理完畢后應及時歸檔，確?？勺匪菪浴w檔文件需按照分類編號進行系統(tǒng)存放，便于后續(xù)查閱。

5.**可追溯原則**：所有文件的操作過程，包括制作、流轉、存儲、借閱、銷毀等，均需有詳細記錄，確保每份文件的去向清晰可查。

**二、文件的制作與流轉**

文件的制作和流轉應遵循以下流程：

（一）文件制作

1.**需求提出**：各部門根據(jù)工作需要提出文件制作申請，說明文件類型（如通知、報告、合同）、用途、密級（如普通、內部、秘密）、預期讀者范圍及數(shù)量。申請需經部門負責人簽字確認。

2.**審核批準**：綜合辦公室對申請進行審核，重點檢查文件內容的合規(guī)性、必要性及密級設置是否合理。經綜合辦公室主管領導或指定負責人批準后方可制作。重要文件（如涉及財務審批、人事變動等）需報請更高級別領導審批。

3.**格式規(guī)范**：文件格式應符合學校統(tǒng)一要求，包括：

(1)**標題**：清晰、簡潔，概括文件核心內容，例如“關于開展XX活動通知”。

(2)**正文**：結構完整，邏輯清晰，語言準確，無錯別字。涉及具體規(guī)定的，需標明生效日期。

(3)**落款**：注明發(fā)文單位全稱、發(fā)文日期（格式為YYYY年MM月DD日），并加蓋單位公章或電子印章（如適用）。

(4)**附件**：如有附件，需在正文末尾注明附件名稱和份數(shù)。

4.**電子與紙質同步**：重要文件需同時制作電子版和紙質版。電子版需存儲在指定共享服務器或云存儲系統(tǒng)中，并做好備份；紙質版需按流程流轉和歸檔。文件編號應保持一致，便于關聯(lián)管理。

5.**簽發(fā)流程**：

(1)初稿完成后，提交部門內部審核。

(2)部門負責人修改確認后，提交綜合辦公室。

(3)綜合辦公室進行格式、內容復核，提出修改意見（如有）。

(4)修改完善后，按審批權限進行最終簽發(fā)。

（二）文件流轉

1.**內部流轉**：文件在部門間流轉時，需填寫《文件流轉單》，注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、接收單位、流轉日期、接收人簽字及處理意見。流轉單需隨文件一同流轉或單獨存檔。

2.**跨部門流轉**：涉及多個部門的文件，由綜合辦公室統(tǒng)籌協(xié)調，明確主辦單位、協(xié)辦單位和抄送單位，確保流轉高效。例如，涉及財務和采購的文件，需先經財務部門審核，再轉交采購部門執(zhí)行。

3.**時限要求**：文件處理時限應根據(jù)緊急程度確定：

(1)**一般文件**：處理時限不超過3個工作日。

(2)**緊急文件**：需即時處理，并在1個工作日內完成初步響應。

(3)**法定文件**：涉及上級部門或外部單位的法定文件（如年報、許可證申請等），需嚴格按照法定時限要求處理。

4.**簽收與登記**：文件接收時，需由指定人員簽收，并在《文件簽收登記簿》中記錄文件名稱、編號、接收日期、簽收人等信息。電子文件接收需記錄發(fā)送人、接收時間及IP地址（如有）。

**三、文件的存儲與保管**

文件的存儲與保管應遵循以下要求：

（一）存儲要求

1.**紙質文件**：

(1)**分類存放**：按文件年度、部門或類別進行分類，同一類文件內按編號順序排列。

(2)**檔案柜管理**：存放在檔案柜中，做到分類清晰、編號有序。檔案柜應標注存放內容，便于查找。

(3)**環(huán)境要求**：存儲區(qū)域應保持干燥、防潮、防火、防蟲，避免陽光直射。溫度應控制在15-25℃，濕度應控制在45%-60%。

2.**電子文件**：

(1)**存儲系統(tǒng)**：電子文件需存儲在專用服務器或云存儲系統(tǒng)中，設置訪問權限，確保數(shù)據(jù)安全。

(2)**備份機制**：建立定期備份機制，至少保留兩份副本，其中一份異地存放（如有條件）。備份頻率建議：重要文件每日備份，一般文件每周備份。

(3)**命名規(guī)范**：電子文件命名需規(guī)范，統(tǒng)一采用“發(fā)文單位_年份_流水號_文件類型”的格式，例如“綜合辦_2023_001_通知.docx”。

（二）保管責任

1.**專人負責**：指定專人負責文件保管，定期檢查文件狀態(tài)（紙質和電子），確保完整、安全。

2.**借閱登記**：文件借閱需填寫《文件借閱登記表》，注明借閱人、部門、借閱時間、歸還時間、借閱目的及批準人。文件歸還時需核對無誤后簽字。涉密文件原則上不允許外借，確有需要需經主管領導批準并加強監(jiān)管。

3.**密級管理**：密級文件需設置物理隔離或電子加密措施，嚴禁非授權人員接觸。例如，設置專用文件柜、密碼保護電子文件、限制訪客訪問權限等。密級文件的管理人員需經過保密培訓。

4.**定期盤點**：每季度對存檔文件進行一次全面盤點，核對文件數(shù)量、編號、存放位置，確保賬實相符。電子文件需檢查存儲完整性及備份有效性。

**四、文件的銷毀**

文件銷毀需嚴格按以下流程執(zhí)行：

（一）銷毀條件

1.**到期文件**：超過學校規(guī)定的保管期限（一般文件3年，重要文件5-10年，涉密文件按密級要求）的文件可銷毀。保管期限屆滿前，需進行一次復核，確認無保存價值的方可銷毀。

2.**無保存價值的文件**：經審核確認無保存價值的文件可銷毀。例如，內容重復、已完成使命的臨時性文件。

3.**涉密文件**：密級文件如需銷毀，需經審批后進行。

（二）銷毀流程

1.**申請審批**：銷毀申請需填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因，并附上《文件清單》。申請表需經部門負責人、綜合辦公室主管領導簽字同意。

2.**指定銷毀**：由綜合辦公室指定專人監(jiān)督銷毀過程，確保文件被徹底銷毀。紙質文件建議使用碎紙機粉碎或焚燒，確保無法復原；電子文件需徹底刪除并格式化存儲介質。

3.**記錄存檔**：銷毀過程需做好詳細記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、參與人員、監(jiān)督人員及《文件銷毀清單》附件。銷毀記錄需由監(jiān)督人員和經辦人簽字，并存檔備查，保存期限不少于2年。

4.**特殊情況處理**：如文件涉及訴訟或審計，需暫緩銷毀，待相關程序結束后按規(guī)定處理。

**五、監(jiān)督與考核**

綜合辦公室定期對文件管理情況進行檢查，內容包括：

（一）檢查內容

1.**文件制作規(guī)范性**：檢查文件格式、內容是否符合要求，是否存在錯漏或不規(guī)范現(xiàn)象。

2.**流轉效率**：評估文件流轉是否及時、順暢，是否存在積壓或延誤現(xiàn)象。可通過抽查流轉單和簽收記錄進行評估。

3.**存儲安全**：檢查存儲環(huán)境及保管措施是否到位，包括物理安全（防盜、防火、防潮）和電子安全（訪問權限、備份機制）。

4.**銷毀合規(guī)性**：核對銷毀記錄，確保銷毀過程合規(guī)，文件被徹底銷毀。

5.**制度執(zhí)行情況**：檢查各部門及工作人員是否遵守文件管理規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。

（二）考核辦法

1.**定期考核**：每季度進行一次全面考核，考核結果納入部門績效。考核內容包括文件管理制度的落實情況、文件流轉效率、文件存儲安全等。

2.**問題整改**：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，需限期整改并復查。整改情況需記錄在案。

3.**培訓提升**：定期組織文件管理培訓，內容包括文件管理制度、操作流程、保密知識等，提高工作人員的業(yè)務能力和責任意識。培訓后需進行考核，確保培訓效果。

**六、附則**

本規(guī)定由綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如有調整，將另行通知。

一、總則

學校綜合辦公室文件管理規(guī)定旨在規(guī)范文件的制作、流轉、存儲、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文件管理的科學化、制度化、規(guī)范化，提高工作效率，保障學校各項工作順利開展。

（一）適用范圍

本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有文件的管理，包括但不限于行政文件、教學文件、科研文件、后勤文件等。

（二）基本原則

1.**統(tǒng)一管理原則**：文件由綜合辦公室統(tǒng)一歸口管理，確保文件流轉有序。

2.**分級負責原則**：根據(jù)文件性質和密級，明確責任人和管理權限。

3.**安全保密原則**：嚴格遵守保密要求，防止文件遺失、泄密或被不當使用。

4.**及時歸檔原則**：文件處理完畢后應及時歸檔，確?？勺匪菪?。

二、文件的制作與流轉

文件的制作和流轉應遵循以下流程：

（一）文件制作

1.**需求提出**：各部門根據(jù)工作需要提出文件制作申請，說明文件類型、用途和密級。

2.**審核批準**：綜合辦公室對申請進行審核，經相關負責人批準后方可制作。

3.**格式規(guī)范**：文件格式應符合學校統(tǒng)一要求，包括標題、正文、落款、日期等要素。

4.**電子與紙質同步**：重要文件需同時制作電子版和紙質版，并做好編號管理。

（二）文件流轉

1.**內部流轉**：文件在部門間流轉時，需填寫流轉單，注明流轉時間、接收人和處理意見。

2.**跨部門流轉**：涉及多個部門的文件，由綜合辦公室統(tǒng)籌協(xié)調，確保流轉高效。

3.**時限要求**：文件處理時限應根據(jù)緊急程度確定，一般文件不超過3個工作日，緊急文件需即時處理。

三、文件的存儲與保管

文件的存儲與保管應遵循以下要求：

（一）存儲要求

1.**紙質文件**：紙質文件需存放在檔案柜中，做到分類清晰、編號有序。

2.**電子文件**：電子文件需存儲在專用服務器或云存儲系統(tǒng)中，設置訪問權限。

3.**環(huán)境要求**：存儲區(qū)域應保持干燥、防潮、防火、防蟲，避免陽光直射。

（二）保管責任

1.**專人負責**：指定專人負責文件保管，定期檢查文件狀態(tài)。

2.**借閱登記**：文件借閱需填寫借閱登記表，注明借閱人、時間及歸還情況。

3.**密級管理**：密級文件需設置物理隔離或電子加密措施，嚴禁非授權人員接觸。

四、文件的銷毀

文件銷毀需嚴格按以下流程執(zhí)行：

（一）銷毀條件

1.**到期文件**：超過保管期限的文件需按規(guī)定銷毀。

2.**無保存價值的文件**：經審核確認無保存價值的文件可銷毀。

3.**涉密文件**：密級文件如需銷毀，需經審批后進行。

（二）銷毀流程

1.**申請審批**：銷毀申請需填寫審批表，經相關負責人簽字同意。

2.**指定銷毀**：由綜合辦公室指定專人監(jiān)督銷毀過程，確保文件被徹底銷毀。

3.**記錄存檔**：銷毀過程需做好記錄，并存檔備查。

五、監(jiān)督與考核

綜合辦公室定期對文件管理情況進行檢查，內容包括：

（一）檢查內容

1.**文件制作規(guī)范性**：檢查文件格式、內容是否符合要求。

2.**流轉效率**：評估文件流轉是否及時、順暢。

3.**存儲安全**：檢查存儲環(huán)境及保管措施是否到位。

4.**銷毀合規(guī)性**：核對銷毀記錄，確保銷毀過程合規(guī)。

（二）考核辦法

1.**定期考核**：每季度進行一次全面考核，考核結果納入部門績效。

2.**問題整改**：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，需限期整改并復查。

3.**培訓提升**：定期組織文件管理培訓，提高工作人員的業(yè)務能力。

六、附則

本規(guī)定由綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如有調整，將另行通知。

**一、總則**

學校綜合辦公室文件管理規(guī)定旨在規(guī)范文件的制作、流轉、存儲、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文件管理的科學化、制度化、規(guī)范化，提高工作效率，保障學校各項工作順利開展。

（一）適用范圍

本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有文件的管理，包括但不限于行政文件（如通知、公告、會議紀要）、教學文件（如課程計劃、教學大綱、學生成績單）、科研文件（如項目申請書、研究報告）、后勤文件（如采購單、維修記錄）等。所有部門和工作人員均需遵守本規(guī)定。

（二）基本原則

1.**統(tǒng)一管理原則**：文件由綜合辦公室統(tǒng)一歸口管理，設立專職或兼職文件管理員，確保文件流轉有序，避免交叉管理和信息遺漏。

2.**分級負責原則**：根據(jù)文件性質和密級，明確責任人和管理權限。例如，普通文件由部門負責人初步審核，重要文件需經綜合辦公室主管領導審批。

3.**安全保密原則**：嚴格遵守保密要求，防止文件遺失、泄密或被不當使用。特別是涉及個人信息、財務數(shù)據(jù)、教學評估等敏感內容的文件，必須采取嚴格的保密措施。

4.**及時歸檔原則**：文件處理完畢后應及時歸檔，確?？勺匪菪?。歸檔文件需按照分類編號進行系統(tǒng)存放，便于后續(xù)查閱。

5.**可追溯原則**：所有文件的操作過程，包括制作、流轉、存儲、借閱、銷毀等，均需有詳細記錄，確保每份文件的去向清晰可查。

**二、文件的制作與流轉**

文件的制作和流轉應遵循以下流程：

（一）文件制作

1.**需求提出**：各部門根據(jù)工作需要提出文件制作申請，說明文件類型（如通知、報告、合同）、用途、密級（如普通、內部、秘密）、預期讀者范圍及數(shù)量。申請需經部門負責人簽字確認。

2.**審核批準**：綜合辦公室對申請進行審核，重點檢查文件內容的合規(guī)性、必要性及密級設置是否合理。經綜合辦公室主管領導或指定負責人批準后方可制作。重要文件（如涉及財務審批、人事變動等）需報請更高級別領導審批。

3.**格式規(guī)范**：文件格式應符合學校統(tǒng)一要求，包括：

(1)**標題**：清晰、簡潔，概括文件核心內容，例如“關于開展XX活動通知”。

(2)**正文**：結構完整，邏輯清晰，語言準確，無錯別字。涉及具體規(guī)定的，需標明生效日期。

(3)**落款**：注明發(fā)文單位全稱、發(fā)文日期（格式為YYYY年MM月DD日），并加蓋單位公章或電子印章（如適用）。

(4)**附件**：如有附件，需在正文末尾注明附件名稱和份數(shù)。

4.**電子與紙質同步**：重要文件需同時制作電子版和紙質版。電子版需存儲在指定共享服務器或云存儲系統(tǒng)中，并做好備份；紙質版需按流程流轉和歸檔。文件編號應保持一致，便于關聯(lián)管理。

5.**簽發(fā)流程**：

(1)初稿完成后，提交部門內部審核。

(2)部門負責人修改確認后，提交綜合辦公室。

(3)綜合辦公室進行格式、內容復核，提出修改意見（如有）。

(4)修改完善后，按審批權限進行最終簽發(fā)。

（二）文件流轉

1.**內部流轉**：文件在部門間流轉時，需填寫《文件流轉單》，注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、接收單位、流轉日期、接收人簽字及處理意見。流轉單需隨文件一同流轉或單獨存檔。

2.**跨部門流轉**：涉及多個部門的文件，由綜合辦公室統(tǒng)籌協(xié)調，明確主辦單位、協(xié)辦單位和抄送單位，確保流轉高效。例如，涉及財務和采購的文件，需先經財務部門審核，再轉交采購部門執(zhí)行。

3.**時限要求**：文件處理時限應根據(jù)緊急程度確定：

(1)**一般文件**：處理時限不超過3個工作日。

(2)**緊急文件**：需即時處理，并在1個工作日內完成初步響應。

(3)**法定文件**：涉及上級部門或外部單位的法定文件（如年報、許可證申請等），需嚴格按照法定時限要求處理。

4.**簽收與登記**：文件接收時，需由指定人員簽收，并在《文件簽收登記簿》中記錄文件名稱、編號、接收日期、簽收人等信息。電子文件接收需記錄發(fā)送人、接收時間及IP地址（如有）。

**三、文件的存儲與保管**

文件的存儲與保管應遵循以下要求：

（一）存儲要求

1.**紙質文件**：

(1)**分類存放**：按文件年度、部門或類別進行分類，同一類文件內按編號順序排列。

(2)**檔案柜管理**：存放在檔案柜中，做到分類清晰、編號有序。檔案柜應標注存放內容，便于查找。

(3)**環(huán)境要求**：存儲區(qū)域應保持干燥、防潮、防火、防蟲，避免陽光直射。溫度應控制在15-25℃，濕度應控制在45%-60%。

2.**電子文件**：

(1)**存儲系統(tǒng)**：電子文件需存儲在專用服務器或云存儲系統(tǒng)中，設置訪問權限，確保數(shù)據(jù)安全。

(2)**備份機制**：建立定期備份機制，至少保留兩份副本，其中一份異地存放（如有條件）。備份頻率建議：重要文件每日備份，一般文件每周備份。

(3)**命名規(guī)范**：電子文件命名需規(guī)范，統(tǒng)一采用“發(fā)文單位_年份_流水號_文件類型”的格式，例如“綜合辦_2023_001_通知.docx”。

（二）保管責任

1.**專人負責**：指定專人負責文件保管，定期檢查文件狀態(tài)（紙質和電子），確保完整、安全。

2.**借閱登記**：文件借閱需填寫《文件借閱登記表》，注明借閱人、部門、借閱時間、歸還時間、借閱目的及批準人。文件歸還時需核對無誤后簽字。涉密文件原則上不允許外借，確有需要需經主管領導批準并加強監(jiān)管。

3.**密級管理**：密級文件需設置物理隔離或電子加密措施，嚴禁非授權人員接觸。例如，設置專用文件柜、密碼保護電子文件、限制訪客訪問權限等。密級文件的管理人員需經過保密培訓。

4.**定期盤點**：每季度對存檔文件進行一次全面盤點，核對文件數(shù)量、編號、存放位置，確保賬實相符。電子文件需檢查存儲完整性及備份有效性。

**四、文件的銷毀**

文件銷毀需嚴格按以下流程執(zhí)行：

（一）銷毀條件

1.**到期文件**：超過學校規(guī)定的保管期限（一般文件3年，重要文件5-10