PAGE生育保險檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生育保險檔案管理，確保生育保險相關(guān)信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障員工合法權(quán)益，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工生育保險檔案的管理，包括參保登記、費(fèi)用申報、待遇審核、支付等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于生育保險的法律法規(guī)及政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映生育保險業(yè)務(wù)辦理過程和實(shí)際情況，保證信息準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對涉及員工個人隱私的信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司決策、員工查詢及相關(guān)業(yè)務(wù)辦理提供便利。二、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)組織員工參加生育保險，辦理參保登記、變更、注銷等手續(xù)。2.收集、整理員工生育保險相關(guān)資料，如身份證復(fù)印件、勞動合同等，并及時移交檔案管理部門。3.負(fù)責(zé)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，辦理生育保險待遇申報、審核等工作。4.對檔案管理部門的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案管理符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)按照規(guī)定及時足額繳納生育保險費(fèi)用，確保公司參保狀態(tài)正常。2.配合人力資源部門做好生育保險待遇支付工作，審核支付金額，確保資金安全。3.對生育保險費(fèi)用的收支情況進(jìn)行核算和統(tǒng)計，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)生育保險檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.接收、整理、保管人力資源部門移交的生育保險檔案，進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。3.按照檔案保管期限要求，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的完整性和安全性。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度。5.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。三、檔案分類與編號（一）檔案分類生育保險檔案分為以下幾類：1.參保登記檔案：包括員工參保登記表、參保人員增減變動表、參保繳費(fèi)證明等。2.費(fèi)用申報檔案：涵蓋生育保險費(fèi)用申報表、工資發(fā)放明細(xì)表、醫(yī)療費(fèi)用發(fā)票及清單等。3.待遇審核檔案：包含待遇審核申請表、醫(yī)療診斷證明、生育服務(wù)證等相關(guān)證明材料。4.待遇支付檔案：有待遇支付審批表、支付憑證、收款收據(jù)等。5.其他檔案：如與生育保險相關(guān)的政策文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，參保登記檔案用“CB”表示，費(fèi)用申報檔案用“FS”表示，待遇審核檔案用“SH”表示，待遇支付檔案用“ZF”表示，其他檔案用“QT”表示。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始，如某參保登記檔案編號為“2023CB001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門應(yīng)在辦理生育保險業(yè)務(wù)過程中，及時收集相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于員工提交的資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，不符合要求的及時通知員工補(bǔ)充或更正。3.財務(wù)部門應(yīng)定期將生育保險費(fèi)用繳納憑證、收支明細(xì)等資料移交檔案管理部門。（二）整理方法1.檔案管理部門收到移交的檔案后，按照檔案分類進(jìn)行整理分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并在檔案首頁右上角加蓋編號章。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對紙張進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.按照檔案內(nèi)容的邏輯順序進(jìn)行排列，如參保登記檔案按照員工姓名、參保時間先后順序排列，費(fèi)用申報檔案按照申報時間、申報項(xiàng)目順序排列等。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息，以便于查閱和檢索。五、檔案保管（一）保管期限生育保險檔案保管期限分為短期、中期和長期，具體如下：1.短期檔案：保管期限為5年，包括參保人員增減變動表、工資發(fā)放明細(xì)表等。2.中期檔案：保管期限為10年，如參保登記檔案、費(fèi)用申報檔案等。3.長期檔案：保管期限為30年，涵蓋待遇審核檔案、待遇支付檔案等重要檔案。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性，并建立電子檔案借閱、使用登記制度。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.每月進(jìn)行一次日常檢查，重點(diǎn)檢查檔案是否有損壞、丟失等情況；每季度進(jìn)行一次全面檢查，對檔案的保管環(huán)境、保管設(shè)備等進(jìn)行檢查；每年進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查，對到期檔案進(jìn)行鑒定和清理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如對損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對丟失的檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充等，并做好檢查記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生育保險檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱生育保險檔案的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等信息，確保檔案按時歸還。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容，如因借閱人員原因造成檔案丟失、損壞或泄密的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。七、檔案復(fù)印與證明出具（一）復(fù)印規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印生育保險檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，復(fù)印完畢后應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)印日期。3.復(fù)印費(fèi)用由申請復(fù)印的部門或個人承擔(dān)，檔案管理部門應(yīng)做好復(fù)印費(fèi)用的登記和核算工作。（二）證明出具1.員工或其他單位需要公司出具生育保險相關(guān)證明的，應(yīng)向人力資源部門提出申請，填寫《證明出具申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等。2.人力資源部門應(yīng)根據(jù)檔案資料進(jìn)行核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)出具證明，并加蓋公司公章。3.證明內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、規(guī)范，不得出具虛假證明，如因出具虛假證明給公司或他人造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門相關(guān)人員、財務(wù)部門相關(guān)人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)一式兩份，一份由