PAGE企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)機(jī)關(guān)檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映企業(yè)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集和整理企業(yè)機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，為企業(yè)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門企業(yè)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理企業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)機(jī)關(guān)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與企業(yè)機(jī)關(guān)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門檔案管理人員企業(yè)機(jī)關(guān)各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進(jìn)行分類整理，編制目錄清單。3.妥善保管本部門的檔案，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍企業(yè)機(jī)關(guān)檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：企業(yè)機(jī)關(guān)的各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：企業(yè)機(jī)關(guān)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目策劃書、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。3.黨群工作類：企業(yè)機(jī)關(guān)黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等組織開展活動(dòng)形成的文件材料，如黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄等。4.聲像檔案類：企業(yè)機(jī)關(guān)在重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案類：企業(yè)機(jī)關(guān)在信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.聲像檔案應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于管理和查閱。3.同一類檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。4.編制清晰、準(zhǔn)確的檔案目錄，便于檢索和查找。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”的分類方法。每份文件應(yīng)編制頁號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并填寫卷皮。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，按照項(xiàng)目、類別等進(jìn)行分類整理。對于項(xiàng)目檔案，應(yīng)按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等階段進(jìn)行整理，確保項(xiàng)目檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并將聲像資料與文字說明材料一同歸檔保存。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的真實(shí)、完整和可用。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案的數(shù)字化管理為提高檔案管理效率和利用水平，企業(yè)機(jī)關(guān)應(yīng)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、保持文件之間的歷史聯(lián)系等原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保存意義。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和企業(yè)機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案鑒定銷毀清冊，經(jīng)鑒定工作小組審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序及要求1.檔案銷毀前，應(yīng)再次對銷毀檔案進(jìn)行核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于電子檔案，應(yīng)采用技術(shù)手段進(jìn)行徹底刪除。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案鑒定銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案鑒定銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱企業(yè)機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)企業(yè)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)保密制度執(zhí)行，經(jīng)企業(yè)保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過規(guī)定期限。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員對所查閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得擅自向無關(guān)人員泄露。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為企業(yè)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。對于重要項(xiàng)目或緊急工作需要利用檔案的，應(yīng)優(yōu)先安排，確保工作順利進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送企業(yè)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門，確保檔案管理工作數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息及時(shí)。（二）移交工作1.企業(yè)機(jī)關(guān)所屬單位應(yīng)按照規(guī)定定期向企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理部門移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對移交的檔案，對