PAGE檔案歸檔保管借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、歸檔、保管、借閱等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是指本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、確保安全、方便利用的原則。二、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、決議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)研發(fā)資料等。3.項(xiàng)目管理類：涉及項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。4.其他類：如對(duì)外交往文件、榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明等具有保存價(jià)值的資料。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.歸檔材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案整理的規(guī)范要求。3.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理。4.歸檔材料應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。（三）歸檔流程1.各部門(mén)檔案收集人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.按照分類方案對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，編制檔案目錄。3.將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，雙方辦理交接手續(xù)。三、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（三）檔案整理與編目1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照規(guī)范的方法進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等工作。2.編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄、人名索引等，方便檔案的查找和利用。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲(chóng)藥品等。3.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行總結(jié)，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。四、檔案借閱（一）借閱范圍本公司/組織員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位查閱檔案，須經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱申請(qǐng)1.本公司/組織員工借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、歸還日期等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。（三）借閱審批1.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限和利用價(jià)值等因素，決定是否批準(zhǔn)借閱及借閱期限。2.對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（五）借閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數(shù)量等信息。（六）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，如有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（七）借閱限制1.借閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，如需在檔案管理部門(mén)以外的地點(diǎn)查閱檔案，須經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。2.借閱人不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽撤、更換檔案材料。3.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，借閱人不得自行復(fù)制檔案。五、檔案利用（一）利用方式檔案的利用方式包括查閱、借閱、出具檔案證明等。（二）利用申請(qǐng)1.本公司/組織員工利用檔案，應(yīng)按照借閱申請(qǐng)的程序辦理手續(xù)。2.外單位利用檔案，須提交單位介紹信、利用者有效身份證件，并填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用檔案的名稱和范圍等。（三）利用審批1.檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、利用目的等因素，決定是否批準(zhǔn)利用及利用方式。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可利用。（四）檔案證明出具1.本公司/組織員工因工作需要出具檔案證明，應(yīng)填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明事項(xiàng)、證明用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案記載的內(nèi)容出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的數(shù)量、名稱等，確保銷毀工作的徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化培訓(xùn)組織檔案管理人員