PAGE學(xué)?；锓繖n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校伙房管理，規(guī)范伙房檔案工作，確保伙房各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可查，提高伙房管理水平和服務(wù)質(zhì)量，保障師生飲食安全與健康，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)?；锓康臋n案管理工作，包括伙房的食材采購(gòu)、加工制作、食品安全管理、人員管理、財(cái)務(wù)管理等方面形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映伙房工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理伙房工作中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，做到規(guī)范有序。5.保密性原則：對(duì)涉及伙房機(jī)密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)伙房檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。（二）伙房負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員按照檔案管理制度的要求，及時(shí)形成各類檔案資料，并確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保符合歸檔要求后移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，根據(jù)工作需要提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度，做好伙房檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)制定伙房檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則等，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理。3.及時(shí)收集、整理伙房工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，對(duì)不符合要求的檔案資料進(jìn)行督促整改，確保檔案質(zhì)量。4.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.按照規(guī)定的程序和要求，為學(xué)校各部門(mén)及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.食材采購(gòu)檔案：包括食材供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、食材檢驗(yàn)報(bào)告、索證索票記錄等。2.加工制作檔案：食譜制定、加工過(guò)程記錄、食品留樣記錄、餐具消毒記錄等。3.食品安全管理檔案：食品安全自查記錄、食品添加劑使用記錄、食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。4.人員管理檔案：伙房工作人員健康證明、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、考核評(píng)價(jià)記錄等。5.財(cái)務(wù)管理檔案：伙房經(jīng)費(fèi)預(yù)算、收支賬目、采購(gòu)發(fā)票、成本核算記錄等。6.其他檔案：與伙房工作相關(guān)的其他文件、資料、記錄等，如上級(jí)部門(mén)檢查文件、整改通知等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份用四位數(shù)字表示，類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，流水號(hào)為該類檔案的順序號(hào)。例如：2023SC001，表示2023年食材采購(gòu)類的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)及相關(guān)人員應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)將工作中形成的各類檔案資料移交檔案管理部門(mén)。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料按時(shí)、完整收集。3.對(duì)于零散的文件資料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）整理方法1.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期（形成時(shí)間）、保管期限等信息，以便于查閱和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行裁剪或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名規(guī)范，確保電子檔案的便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案整理情況，及時(shí)將整理好的檔案進(jìn)行歸檔。歸檔后的檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，按照類別和編號(hào)順序排列。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并建立專門(mén)的索引或目錄，以便于快速查找和利用。3.歸檔后的檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.伙房檔案的保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括伙房的重要規(guī)章制度、食品安全事故應(yīng)急預(yù)案、涉及伙房重大決策的文件等；定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行檢查和鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。3.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、熱源等，防止數(shù)據(jù)損壞。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校各部門(mén)及相關(guān)人員因工作需要查閱伙房檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料，確保檔案完整無(wú)損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱伙房檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案借閱登記表上記錄借閱時(shí)間、借閱人員、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間應(yīng)確保檔案安全，不得丟失、損壞、泄密等。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員、伙房負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、存毀意見(jiàn)等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀