PAGE電力企業(yè)檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、所屬各單位及全體員工在辦理涉及檔案查閱、借閱、復(fù)制等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分滿(mǎn)足公司內(nèi)部各部門(mén)及員工對(duì)檔案的合理利用需求，提高工作效率。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類(lèi)型1.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等資料，如電力工程項(xiàng)目規(guī)劃文件、設(shè)備采購(gòu)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.企業(yè)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等檔案。3.與企業(yè)技術(shù)研發(fā)相關(guān)的技術(shù)資料、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，如電力新技術(shù)研究報(bào)告、電網(wǎng)建設(shè)圖紙等。4.其他經(jīng)檔案管理部門(mén)認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類(lèi)型1.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等具有保密性質(zhì)的檔案，如尚未公開(kāi)的電力市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)策略文件、特定客戶(hù)信息等。2.正在進(jìn)行重要項(xiàng)目且可能影響項(xiàng)目進(jìn)展的關(guān)鍵檔案，需經(jīng)特定審批流程方可借閱。3.法律法規(guī)規(guī)定限制公開(kāi)或借閱的檔案。三、借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)借閱事項(xiàng)的必要性和真實(shí)性。（二）審批1.一般檔案借閱申請(qǐng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或批量借閱檔案的申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于可能影響公司重大決策或項(xiàng)目實(shí)施的檔案借閱申請(qǐng)，應(yīng)提交公司總經(jīng)理審批。（三）借閱登記1.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱人、借閱檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等。2.為每一份被借閱的檔案建立借閱記錄檔案，記錄其借閱流轉(zhuǎn)情況。（四）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表上的要求，將檔案交付給借閱人，并與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等。2.借閱人需在檔案交付清單上簽字確認(rèn)收到檔案。四、借閱期限（一）常規(guī)借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于短期使用的檔案，如臨時(shí)性項(xiàng)目參考資料等，借閱期限可根據(jù)實(shí)際需求設(shè)定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]天。（二）特殊情況借閱期限1.因重大項(xiàng)目研究、重要決策制定等特殊原因需要長(zhǎng)期借閱檔案的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱期限可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。2.在借閱期限屆滿(mǎn)前，借閱人如仍需繼續(xù)使用檔案，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可續(xù)借。五、借閱要求（一）借閱人職責(zé)1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、損毀檔案。2.嚴(yán)格遵守檔案的保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.在檔案使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理人員進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。（二）檔案使用環(huán)境要求1.借閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的安全、整潔、適宜的場(chǎng)所使用檔案，不得在不利于檔案保管的環(huán)境中閱讀、摘抄、復(fù)印檔案。2.禁止在借閱的檔案上使用涂改液、鉛筆等進(jìn)行標(biāo)記或書(shū)寫(xiě)，如需摘錄、復(fù)制相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)使用規(guī)范的工具和方法。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前將檔案歸還檔案管理部門(mén)，如有特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得有缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。3.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并查明原因。六、檔案復(fù)制（一）復(fù)制申請(qǐng)1.借閱人因工作需要復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》中明確注明復(fù)制的內(nèi)容、用途及份數(shù)等信息，并按照借閱流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.對(duì)于涉及機(jī)密檔案的復(fù)制申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格審查，確保復(fù)制用途的合法性和必要性。（二）復(fù)制審批1.一般檔案的復(fù)制申請(qǐng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案的復(fù)制申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于可能影響公司重大利益或涉及敏感信息的檔案復(fù)制申請(qǐng)，應(yīng)提交公司總經(jīng)理審批。（三）復(fù)制操作1.檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的復(fù)制申請(qǐng)，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案復(fù)制操作。2.復(fù)制過(guò)程中應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)復(fù)制件進(jìn)行編號(hào)、登記，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）復(fù)制件管理與使用1.復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等的法律效力和保密要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.借閱人使用復(fù)制件時(shí)應(yīng)遵守與原件相同的使用規(guī)定和保密要求，不得擅自擴(kuò)大復(fù)制件的使用范圍。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的內(nèi)容、借閱情況等嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。2.借閱人在借閱檔案期間應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給第三方。3.對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等特殊保密措施。（二）安全保障1.檔案管理部門(mén)應(yīng)確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。3.在檔案借閱過(guò)程中，要嚴(yán)格監(jiān)督借閱人的行為，確保檔案的安全使用。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密與安全規(guī)定的借閱人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理，并依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)因檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案安全事故或泄密事件發(fā)生的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)代表組成，定期對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案借閱業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)督，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.借閱期限是否符合規(guī)定，有無(wú)超期未還或未辦理續(xù)借手續(xù)的情況。3.檔案的保管和使用是否安全、保密，有無(wú)違反保密規(guī)定或損壞檔案的行為。4.檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批、操作等環(huán)節(jié)是否符合要求。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)或個(gè)人限期整改。2.責(zé)任部門(mén)或個(gè)人應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案