PAGE個(gè)人檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織個(gè)人檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工個(gè)人檔案的歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工在工作、學(xué)習(xí)、生活等方面形成的各類有保存價(jià)值的材料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于管理和查閱。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工入職登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件。3.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。4.專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書復(fù)印件。（二）工作經(jīng)歷1.勞動合同、崗位變動記錄、工作調(diào)動文件等。2.年度考核表、績效考核記錄。3.培訓(xùn)記錄，包括參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)材料。4.獎(jiǎng)懲記錄，如獎(jiǎng)勵(lì)證書、處罰決定書等。（三）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配表。2.社保、公積金繳納記錄。3.福利享受情況，如住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、帶薪年假等相關(guān)材料。（四）職業(yè)發(fā)展1.職業(yè)規(guī)劃書。2.晉升申請及審批材料。3.崗位競聘材料。（五）其他材料1.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告。2.參加公司/組織活動的相關(guān)照片、榮譽(yù)證書等。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的有保存價(jià)值的材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集工作，確保材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.員工應(yīng)主動配合檔案收集工作，及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料。3.對于新入職員工，人力資源部門應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)完成檔案材料的收集工作。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料分別裝訂成冊或裝入檔案盒。2.每份材料應(yīng)在右上角加蓋騎縫章，確保材料的完整性。3.材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.檔案應(yīng)按照一定順序排列，如個(gè)人基本信息在前，工作經(jīng)歷、薪酬福利等依次排列。四、檔案編號與存儲管理（一）編號規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號方式，如“部門代碼員工工號檔案類別代碼”。2.部門代碼由公司/組織統(tǒng)一規(guī)定，員工工號為員工個(gè)人唯一標(biāo)識，檔案類別代碼根據(jù)檔案內(nèi)容分類確定。（二）存儲方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、密集架等。2.檔案應(yīng)按照編號順序存放，便于查找和管理。3.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）存儲安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記并在專人陪同下進(jìn)行操作。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容僅限于與工作相關(guān)的部分，且不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出指定場所。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.員工因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人、借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。（二）銷毀程序1.對于已過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督下進(jìn)行，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，保存期限為[X]年。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立公司/組織個(gè)人檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案內(nèi)容錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對個(gè)人檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案管理工作符合制度要求。（二）考核評價(jià)1.將個(gè)人檔案歸檔制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給