PAGE組織建設(shè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)組織建設(shè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)組織歷史真實(shí)面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本組織內(nèi)部各部門在組織建設(shè)活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織建設(shè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是組織建設(shè)活動(dòng)中形成的原始材料，如實(shí)反映組織建設(shè)的過(guò)程和成果。3.完整性原則：全面收集組織建設(shè)各方面的檔案資料，保證檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。5.保密性原則：對(duì)涉及組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。二、歸檔范圍（一）組織架構(gòu)與人員信息1.組織架構(gòu)圖及變更記錄，包括各部門設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制等情況。2.員工基本信息檔案，涵蓋個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職記錄、崗位變動(dòng)情況等。（二）會(huì)議與決策文件1.組織各類會(huì)議的通知、議程、會(huì)議記錄、決議等文件。2.重要決策過(guò)程中形成的調(diào)研報(bào)告、可行性分析報(bào)告、專家意見(jiàn)等相關(guān)資料。（三）規(guī)章制度建設(shè)1.組織制定、修訂的各項(xiàng)規(guī)章制度文本，包括管理制度、工作流程、考核辦法等。2.規(guī)章制度的起草說(shuō)明、征求意見(jiàn)記錄、審核批準(zhǔn)文件等。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等資料。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。（五）團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)1.團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等資料。2.團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告、員工反饋意見(jiàn)等。（六）文化建設(shè)資料1.組織文化理念、價(jià)值觀、企業(yè)精神等相關(guān)文件。2.文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)總結(jié)、文化宣傳資料等。（七）對(duì)外合作與交流1.與外部機(jī)構(gòu)合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料、合作成果報(bào)告等。2.參加外部會(huì)議、培訓(xùn)、考察等活動(dòng)的相關(guān)文件、記錄等。（八）組織變革與發(fā)展1.組織變革方案、實(shí)施計(jì)劃、變革過(guò)程中的各類文件和記錄。2.組織發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門組織建設(shè)檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)符合歸檔范圍要求，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻等各種載體形式。（二）文件材料的整理1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保文件順序清晰、整齊。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)和文件夾中，確保文件的可讀性和可檢索性。3.照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明，并按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行整理。4.視頻應(yīng)進(jìn)行剪輯、標(biāo)注說(shuō)明，并存儲(chǔ)在合適的格式和存儲(chǔ)位置。（三）文件材料的質(zhì)量要求1.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.照片和視頻應(yīng)圖像清晰、主題明確，能夠真實(shí)反映組織建設(shè)活動(dòng)的情況。四、歸檔流程（一）部門整理各部門在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照歸檔要求分類、編號(hào)、裝訂，并填寫(xiě)《組織建設(shè)檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份交檔案管理部門。（二）檔案管理部門接收檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（三）檔案入庫(kù)經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行上架入庫(kù)，并建立檔案目錄索引，便于檔案的查閱和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。（二）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：反映組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（三）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)組織保密部門批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便查閱人員查閱檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后，報(bào)組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同