PAGE檔案管理軟件系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司管理水平和工作效率，特制定本檔案管理軟件系統(tǒng)制度（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理軟件系統(tǒng)中的操作與管理。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，包括系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限分配、數(shù)據(jù)備份等。指導(dǎo)各部門正確使用檔案管理軟件系統(tǒng)，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核與監(jiān)督。定期對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理與歸檔，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、分類，并及時(shí)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。按照檔案管理軟件系統(tǒng)的操作規(guī)范，正確使用系統(tǒng)功能，確保本部門檔案信息的安全與保密。配合檔案管理部門做好檔案管理軟件系統(tǒng)的相關(guān)工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督與檢查。3.員工個(gè)人嚴(yán)格遵守檔案管理軟件系統(tǒng)的操作流程和安全規(guī)定，妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼。及時(shí)將個(gè)人工作中產(chǎn)生的檔案資料錄入系統(tǒng)，并保證錄入信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。二、檔案管理軟件系統(tǒng)操作規(guī)范（一）系統(tǒng)登錄1.員工使用個(gè)人賬號(hào)和密碼登錄檔案管理軟件系統(tǒng)。賬號(hào)為員工工號(hào)，初始密碼由檔案管理部門統(tǒng)一設(shè)置并通知員工。員工首次登錄系統(tǒng)后應(yīng)及時(shí)修改密碼，確保密碼的安全性。2.登錄系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意檢查系統(tǒng)界面是否正常，如有異常情況應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（二）檔案錄入1.各部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理和分類。檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，便于檔案的檢索和利用。2.在檔案管理軟件系統(tǒng)中錄入檔案信息時(shí)，應(yīng)確保錄入內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。錄入的信息應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限、密級(jí)等基本要素，以及詳細(xì)的檔案內(nèi)容描述。3.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，錄入時(shí)應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行操作，確保信息安全。（三）檔案檢索1.員工可根據(jù)檔案名稱、編號(hào)、日期等關(guān)鍵詞在檔案管理軟件系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，快速查找所需檔案信息。2.系統(tǒng)提供多種檢索方式，如簡(jiǎn)單檢索、高級(jí)檢索等，員工可根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的檢索方式。3.在檢索結(jié)果中，應(yīng)顯示檔案的基本信息，如檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限、密級(jí)等，員工可根據(jù)這些信息進(jìn)一步了解檔案詳情。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）檔案歸還1.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)將借閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞或丟失情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人作出書面說明。如因借閱人責(zé)任造成的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。（六）檔案刪除1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，對(duì)于已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行刪除操作。2.在刪除檔案前，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保刪除的檔案符合相關(guān)規(guī)定和要求。審核通過后，方可進(jìn)行刪除操作，并做好相應(yīng)的記錄。3.檔案刪除操作應(yīng)謹(jǐn)慎進(jìn)行，一旦刪除將無法恢復(fù)。因此，在刪除檔案前應(yīng)備份相關(guān)數(shù)據(jù)，以防萬一。三、檔案安全管理（一）系統(tǒng)安全1.檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.定期對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。對(duì)于系統(tǒng)升級(jí)和更新，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)安全。3.檔案管理軟件系統(tǒng)的管理員賬號(hào)和密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，由專人負(fù)責(zé)管理。管理員應(yīng)定期更換密碼，并做好密碼保管記錄。（二）數(shù)據(jù)安全1.檔案管理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般為每周或每月備份一次。2.對(duì)備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。3.嚴(yán)格控制檔案管理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，設(shè)置不同的訪問級(jí)別。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)安全。（三）人員安全1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)使用人員的安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)安全知識(shí)、數(shù)據(jù)保護(hù)意識(shí)、操作規(guī)范等方面。2.要求員工妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)和密碼泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于離職員工，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)注銷其在檔案管理軟件系統(tǒng)中的賬號(hào)，并收回相關(guān)權(quán)限，確保系統(tǒng)安全。四、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、技術(shù)管理類等五大類。2.行政管理類檔案包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照資質(zhì)等。3.人事管理類檔案包括員工檔案、招聘與培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利檔案等。4.財(cái)務(wù)管理類檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)管理類檔案包括市場(chǎng)調(diào)研資料、銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目文檔等。6.技術(shù)管理類檔案包括技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年份+流水號(hào)”的格式，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每一類檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，如行政管理類為“XZ”，人事管理類為“RS”，財(cái)務(wù)管理類為“CW”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”，技術(shù)管理類為“JS”。3.年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制流水號(hào)，從0001開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號(hào)為“XZ230001”。五、檔案保管期限與密級(jí)劃分（一）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，包括重要的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，包括一般性的文件資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（二）檔案密級(jí)劃分1.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。2.絕密級(jí)檔案是指涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露將對(duì)公司造成重大損失的檔案，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、技術(shù)訣竅等。3.機(jī)密級(jí)檔案是指涉及公司重要機(jī)密，泄