PAGE公路系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公路系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公路系統(tǒng)各級(jí)管理部門、直屬單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公路系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公路工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公路系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢與利用。4.開(kāi)展檔案鑒定工作，定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。5.組織檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等工作提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流。（三）各部門及人員職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.檔案形成人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公路建設(shè)項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.公路養(yǎng)護(hù)檔案：養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)工程記錄、路況檢測(cè)報(bào)告、養(yǎng)護(hù)設(shè)備檔案等。3.路政管理檔案：路政許可文件、路政處罰記錄、路產(chǎn)檔案、巡查記錄等。4.行政管理檔案：公文、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。5.科技檔案：科研項(xiàng)目文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)革新成果等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：各類電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等應(yīng)進(jìn)行全程跟蹤收集，確保相關(guān)檔案的齊全。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書(shū)檔案、科技檔案、聲像檔案等。在每一類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，如文書(shū)檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：為便于管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用流水號(hào)或分類編號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目，以便清晰反映檔案的基本信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。（二）檔案裝具應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。（三）保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案是對(duì)公路事業(yè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管期限一般為10年至50年；短期保管期限一般為5年以下。（四）檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等。建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、賬實(shí)相符。（五）檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施的安全管理。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份、加密等措施，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為公路系統(tǒng)內(nèi)部的日常工作、決策、研究等提供檔案信息支持。2.為公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等項(xiàng)目的招投標(biāo)、驗(yàn)收等提供相關(guān)檔案資料。3.依法為社會(huì)公眾提供檔案查閱服務(wù)，如涉及公路建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)等信息公開(kāi)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱內(nèi)容、目的等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等。借閱者應(yīng)對(duì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件或電子數(shù)據(jù)拷貝，但應(yīng)注明出處，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱、借閱檔案，由利用部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公路工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好記錄。銷毀過(guò)程應(yīng)指定專人監(jiān)督，確保檔案信息徹底消除。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公路系統(tǒng)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，確保圖像清晰、完整。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范整理，按照檔案分類體系進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入、批量導(dǎo)入，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢，方便快捷獲取檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，設(shè)置借閱提醒，確保檔案按時(shí)歸還。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：采取數(shù)據(jù)加密、用戶權(quán)限管理等措施，保障檔案信息安全。