PAGE確權檔案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司確權檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產經營、產權維護等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在確權工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：確權檔案由公司檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映確權工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、產權信息等敏感內容的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案的整理、保管和檢索應便于公司內部各部門及相關人員查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善確權檔案管理的具體辦法和流程。2.負責收集、整理、保管公司確權工作中形成的各類檔案資料，建立健全檔案臺賬。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。（二）確權工作部門職責1.負責本部門確權工作中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.在檔案利用過程中，按照規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。4.對本部門形成的檔案資料的真實性、完整性負責，不得擅自銷毀或涂改檔案。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱登記等。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時報告并采取相應措施。4.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務能力和水平。5.保守檔案機密，不得擅自向無關人員泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地確權文件，包括土地出讓合同、土地使用證、土地勘測定界報告等。2.房屋確權文件，如房屋買賣合同、房產證、房屋測繪報告等。3.知識產權確權文件資料，如專利證書、商標注冊證、著作權登記證書等。4.其他與公司資產、權益相關的確權文件，如股權確權文件、債權確權文件等。（二）收集要求及流程1.確權工作部門在工作開展過程中，應及時收集本部門形成的各類檔案資料，并進行初步整理。2.對于重要的檔案資料，應在形成后[X]個工作日內移交檔案管理部門。3.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應進行認真核對，確保資料的完整性和準確性。4.對不符合要求的檔案資料，檔案管理部門應及時通知確權工作部門進行補充或修正。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質、來源、時間等因素進行分類，如分為土地確權檔案、房屋確權檔案、知識產權確權檔案等大類，每大類下再細分若干小類。2.編號：對每一份檔案編制唯一編號，編號應體現檔案的類別、年份和順序號等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內容，確保檔案信息的清晰和準確。4.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。2.紙質檔案應按照分類、編號順序存放于檔案柜中，檔案柜應定期進行檢查和維護。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。4.建立電子檔案索引目錄，便于快速查找和利用。（三）保管期限1.根據檔案的重要程度、性質和使用價值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司核心資產、重大權益、重要歷史事件等方面的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要包括公司一般性資產確權、重要業(yè)務合同等檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要包括一般性文件、臨時性資料等檔案。（四）檔案的檢查與維護1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等。2.對發(fā)現的問題應及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對受潮檔案進行干燥處理等。3.每年應對檔案進行一次全面盤點清查，并做好記錄。4.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內部各部門及相關人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字批準后，方可借閱。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失檔案。5.查閱和借閱檔案時，不得在檔案上進行標記、批注等操作。（二）復制與摘錄1.如需復制檔案資料的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、用途等信息，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。2.復制的檔案資料應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。3.如需摘錄檔案內容的，應填寫《檔案摘錄申請表》，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員協助摘錄，并做好記錄。（三）利用登記與統計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱、復制、摘錄等利用情況進行詳細記錄。2.定期對檔案利用情況進行統計分析，為公司檔案管理工作的改進提供依據。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人、公司