PAGE終身檔案保存制度取消總則目的為適應(yīng)公司/組織發(fā)展需求，規(guī)范檔案管理工作，確保檔案信息的安全與有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工涉及的各類檔案管理工作?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)及員工工作情況，保證信息準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司/組織及員工的合法權(quán)益。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織決策及員工工作提供有力支持。檔案管理職責(zé)分工檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期開展檔案檢查和評(píng)估。4.根據(jù)檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等操作，確保檔案整齊有序。5.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實(shí)體安全。7.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.積極配合檔案管理部門開展檔案檢查、評(píng)估等工作，及時(shí)整改存在的問題。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門查閱、借閱檔案，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。員工職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，及時(shí)移交本部門檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.在工作中需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。檔案分類與編號(hào)檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的識(shí)別和管理。2.文書檔案編號(hào)格式為：年度+類別代碼+流水號(hào)，例如：2023WS001。3.人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工編號(hào)+檔案類別代碼，例如：001RS。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：年度+會(huì)計(jì)期間+檔案類別代碼+流水號(hào)，例如：2023Q1CW001。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)另行制定，但應(yīng)確保編號(hào)的規(guī)范性和可識(shí)別性。6.其他檔案編號(hào)根據(jù)檔案性質(zhì)參照上述原則進(jìn)行編制。檔案收集與整理檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和責(zé)任人，定期收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)跟蹤檔案形成過程，及時(shí)督促相關(guān)部門和人員按時(shí)移交檔案。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行全過程跟蹤收集，確保檔案資料的完整性。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的與工作相關(guān)的檔案資料全部移交公司/組織檔案管理部門。檔案整理1.檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。5.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。檔案保管與保護(hù)檔案保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議等。3.定期保管的檔案根據(jù)不同類別和性質(zhì)確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。4.檔案保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止檔案信息泄露。4.對(duì)檔案庫房及設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。檔案利用與借閱檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可利用檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的幫助和支持。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用時(shí)間、利用人等信息。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好利用記錄。檔案借閱1.外單位人員因特殊原因需要借閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，明確借閱期限、歸還日期、保密要求等。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀